Affärspolicyer

Affärspolicyer är den plats i systemet där inställningar för fakturering, avstängning och självbetjäning samlas.

Syftet med affärspolicyer är att ge möjlighet att definiera olika betalningsvillkor och behörigheter på produkt-, kampanj- eller abonnemangs­nivå. Till exempel kan stora kunder få en längre betalningsfrist, introduktionskampanjer kan ha strikta betalningsregler och privatkunder kan få tillgång till självbetjäning.

Den övergripande (standard) affärspolicyn är kopplad till affärsenheten (Kontomeny → Grundinställningar). Denna policy gäller för alla abonnemang/medlemskap under affärsenheten, om den inte ersätts av en annan affärspolicy på produkt-, kampanj- eller abonnemangs­nivå.

Ytterligare affärspolicyer skapas och hanteras via Försäljning → Affärspolicyer i vänstermenyn.

Hierarkin för affärspolicyer fungerar så att en affärspolicy på abonnemangs­nivå åsidosätter en eventuell affärspolicy på kampanjnivå, som i sin tur åsidosätter en affärspolicy på produktnivå, vilken åsidosätter den övergripande affärspolicyn på affärsenheten.

Hierarkin kan illustreras enligt följande:

Abonnemang > Kampanj > Produkt > Standard­affärspolicy

Det är inte nödvändigt att fylla i alla fält i de extra affärspolicyerna. Om ett fält inte är ifyllt används den inställning som anges i motsvarande fält i en affärspolicy en nivå upp.

Om en kampanj innehåller flera produkter med olika affärspolicyer kan en konflikt uppstå — det vill säga att det inte går att avgöra vilken produktpolicy som ska ha företräde.

En möjlig lösning är att skapa en extra affärspolicy för sådana kampanjer, där man uttryckligen definierar de önskade inställningarna.

En annan lösning är att bedöma om alla produkter verkligen behöver en specifik policy. Oftast har man en fysisk och en digital produkt. Man kan till exempel ange inställningarna för den digitala produkten i standardpolicyn i stället för i en separat produktpolicy. På så sätt, när de två produkterna ingår i samma kampanj, kommer den fysiska produktens policy att ha företräde framför den digitalas (Produkt > Standard­affärspolicy).

Vissa av våra kunder kan hitta ett antal maskinskapade affärspolicyer med namn som ”Ferie”, ”Ferie 2” osv., som är kopplade till olika produkter. Dessa policyer innehåller inget annat än olika inställningar för semesterhantering.

Baserat på inställningarna i dessa policyer rekommenderar vi att ändra namnen till något mer beskrivande, till exempel ”Online – får inte ha semester” eller ”Print – kan skickas till en annan adress”.

I detta fält anger man den e-postadress som används när Iteras skickar fakturor till kunder.

E-postadressen kontrolleras för att säkerställa att den uppfyller kraven för DNS-inställningar. Läs mer om e-postinställningar här.

Föredragen faktureringsmetod: Anger vilken faktureringsform som används som standard (vi rekommenderar e-post).

Fakturarader: Som utgångspunkt finns det inga fakturarader i standardpolicyn, eftersom beloppet som kunderna betalar definieras i kampanjerna. Fakturarader används vanligtvis i en extra affärspolicy som är kopplad till ett abonnemang, om man vill åsidosätta kampanjens fakturarad för just detta abonnemang.

I det här avsnittet kan man definiera vilken information som ska visas på fakturorna.

Fakturatitel: Vanligtvis ”Faktura”, men kan också vara till exempel ”Medlemsavgift” – beroende på typen av abonnemangsverksamhet.

Moms på fakturarader: Anger om priset på fakturaraderna ska visas inklusive eller exklusive moms. Läs också artikeln om moms.

Meddelande till mottagare på faktura: Den inledande text som visas före fakturaraderna. Till exempel ”Vi skickar härmed faktura för ditt abonnemang.”

Ytterligare meddelande på utländska fakturor: Här kan man ange information som IBAN och SWIFT, så att kunder som inte kan använda svenska betalningsmetoder kan göra en direkt banköverföring

Denna text visas endast på fakturor som skickas till utlandet.

Kontaktuppgifter på faktura/påminnelse: Denna text visas längst ned på fakturan. Här kan det vara praktiskt att ange e-postadress och telefonnummer till kundservice samt en länk till självbetjäningen.

I det här avsnittet kan man ställa in när abonnemangsperioder ska faktureras. Oftast väljs ”Vid periodstart” eller ”Så betalningsfristen är vid periodstart”.

Här ställer man in hur lång betalningsfristen ska vara som standard i denna affärspolicy. Det är också denna frist som visas på fakturorna.

I det här avsnittet anger man hur systemet ska reagera när betalningsfristen har passerat och fakturan inte har betalats.

Läs vägledningen för inställning av påminnelseprocedurer.

Läs också om hantering av obetalda fakturor.

I det här avsnittet ställer man in de standardmässiga uppsägningsreglerna.

Bindningstid: Här kan man definiera hur länge man måste ha varit abonnent innan abonnemanget kan sägas upp. Som standard är fältet tomt.

Tidsfrist för uppsägning: Anger hur långt i förväg kunden kan säga upp. Vi rekommenderar att detta fält ställs in på ”Efter senast påbörjad eller betald period”, eftersom det medför minst antal krediteringar och återbetalningar.

Betalning vid stopp mitt i en period: Denna inställning gäller endast vid uppsägning via utgivargränssnittet, om man inte har gett möjlighet till omedelbar uppsägning via självbetjäningen. ”Betala för tills stoppad” är i de flesta fall det vanligaste valet.

Här ställer man in vilka semester­möjligheter som är tillåtna för abonnemang under denna affärspolicy — det vill säga om man får göra uppehåll i sitt abonnemang och hur det hanteras.

I det här avsnittet anger man vad abonnenterna kan göra via självbetjäningen och vilken information som visas för kunden.

Tidpunkt för kampanjändring: anger om ett kampanjbyte ska ske omedelbart eller först vid slutet av den aktuella perioden. Som standard sker kampanjbyten omedelbart, men i vissa fall är det mer lämpligt att låta bytet ske vid periodens slut — till exempel när ett gåvoabonnemang ska fortsätta eller om abonnemanget är kostnadsfritt.

Tillåt avslut av prenumeration i självbetjäningen: Här kan man ställa in om kunderna har tillåtelse att säga upp sitt abonnemang via självbetjäningen. Om inställningen sätts till ”Tillåt uppsägning” får man också möjlighet att definiera hur systemet försöker behålla abonnenten — till exempel genom att erbjuda en paus eller ett byte till en annan kampanj.

Tillåt omstart av prenumerationer i självbetjäningen: Läs mer i artikeln om omstart.

Som standard visas betalningslänken på fakturorna. Den kan dock tas bort om man föredrar att kunderna betalar via giro – och därmed undviker avgifter hos kortinlösaren.

Denna funktion kan användas om man vill att alla abonnemang ska starta och förnyas vid samma tidpunkt — till exempel den 1 januari eller varje kvartal.

Inkludera redan betalt belopp på fakturor: Som standard är denna inställning aktiverad, men för EAN/GLN-kunder är det ofta bättre att ta emot fakturor utan det redan betalda beloppet. Läs mer här.

Manuell godkännande av fakturering och manuell uppföljning av förfallna fakturor: som standard hanterar Iteras både fakturering och påminnelser för obetalda fakturor automatiskt. Här kan man dock välja att göra processen manuell.

Detta kan vara praktiskt under övergångsperioder till Iteras, när man vill försäkra sig om att faktureringen sker korrekt – eller i situationer där priser förhandlas individuellt och man därför vill skjuta upp faktureringen tills priset har avtalats.

Om man använder ett externt kundserviceföretag för att hantera kundernas ärenden kan man aktivera godkännande av utbetalningar för att uppnå ökad säkerhet.

Här kan man ställa in om betalningsavtal automatiskt ska annulleras för inaktiva abonnenter.

Detta är ett internt fält där man kan skriva en förklarande kommentar om hur policyn ska fungera och när den ska användas.