Påminnelseprocessen i Iteras körs helt automatiskt och kan ställas in efter utgivarens önskemål. Inställningsmöjligheterna finns under affärspolicy-inställningen, scrolla ner till sektionen "Obetalda förfallna fakturor".
Det första man behöver ta ställning till är om man över huvud taget vill reagera på utebliven betalning. Detta slås övergripande på och av längst upp.
Att reagera betyder att skicka en påminnelse. I praktiken skiljer inte Iteras mellan dessa typer – man kan välja att se på påminnelserna som tre brev/e-post/elektroniska påminnelser som skickas, där man i stor utsträckning själv bestämmer ordalydelsen. Vissa utgivare väljer att formulera påminnelsen som en uppmaning att teckna nästa prenumerationsperiod i stället för en påminnelse om utebliven betalning. Det är helt upp till utgivaren. Det som dock ligger fast är att påminnelsen är en faktura som kan ha extra påminnelsetext.
Tidsfrister och antal påminnelser
Därefter ska man ta ställning till hur lång tid det ska gå mellan varje påminnelse (minimum är enligt dansk lagstiftning 10 dagar). Detta styrs dels av betalningsfristen, som anger hur länge man har på sig att betala en faktura eller påminnelse. Därutöver har Iteras ett fält som heter "Extra frist från förfallodatum", vilket är ett extra antal dagar utöver förfallodatum som ska gå innan systemet skickar en påminnelse. Om betalningsfristen är 8 dagar och extra frist är 5 dagar kommer det att gå 8+5=13 dagar mellan faktura och första påminnelse samt mellan varje påminnelse. Den extra fristen är i första hand till för att säkerställa att alla betalningar som är gjorda med ett FI-inbetalningskort har registrerats innan man påminner – det går nämligen ett par dagar från att betalningen kommer in i banken tills den registreras automatiskt i Iteras, helt enkelt eftersom banken först ska meddela Betalingsservice och därefter ska Betalingsservice meddela Iteras. I andra hand kan den extra fristen användas om man vill vara lite mindre nitisk med påminnelserna, så att man t.ex. väntar 5–10 dagar extra i förhållande till den angivna betalningsfristen innan man skickar en påminnelse.
Utgivaren styr också själv hur många påminnelser som skickas (dock högst 3) och vilken avgift som ska läggas på varje påminnelse (avgiften kan också sättas till 0 kr). Det finns dessutom möjlighet att skapa särskilda texter för påminnelse 1, 2 och 3, så att man t.ex. kan skruva åt tonen mer och mer.
Automatisk suspendering
Om en prenumerant inte betalar sin räkning minskar utgivarens lust att leverera prenumeranten tidningar eller tillgång till elektroniska utgåvor. Det är därför möjligt att suspendra prenumeranten automatiskt, och i Iteras kan man välja när denna suspendering ska ske. Den ena ytterligheten är att suspendra när prenumeranten har nått slutet av påminnelseprocessen och inte har betalat. De får här status "Inkasso" (även om det inte betyder att de automatiskt skickas till inkasso!). Den andra ytterligheten är att prenumeranten suspenderas redan vid första påminnelsen.
Kreditgräns och tidsgräns för kredit
Vissa utgivare vill inte påminna prenumeranter om mindre belopp. Därför är det möjligt att sätta en kreditgräns i Iteras. Kreditgränsen betyder att påminnelseprocessen först aktiveras när kreditgränsen har uppnåtts. I gengäld påminns då samlat för alla förfallna obetalda fakturor. Detta är särskilt användbart om man t.ex. fakturerar prenumeranterna för ett nummer i taget. Om man inte sätter en kreditgräns kan man sluta med att ha många parallella påminnelseförlopp igång (ett för varje obetald faktura), och då kan prenumeranten uppleva att bli bombarderad med påminnelser för olika fakturor. Sätts i stället en kreditgräns kommer de enskilda fakturorna, som nämnts, att påminnas samlat när kreditgränsen nås.
I exemplet ovan kan det mycket väl hända att en prenumerant glömmer en enda liten faktura men i övrigt betalar sina fakturor löpande. Prenumeranten har alltså en skuld som aldrig når kreditgränsen. Därför kan man också sätta en tidsgräns för kredit, så att man t.ex. inte får ha skuld som är äldre än 6 månader. Om detta inträffar startas påminnelseförfarandet även om kreditgränsen inte har nåtts.
Det är också nödvändigt att definiera helt precist när kreditgränsen nås. Ett exempel: Om kreditgränsen är 250 kr och en prenumerant är skyldig 225 kr och så bokförs ett nummer på 50 kr, varvid skulden stiger till 275 kr – får man då det nummer som gör att kreditgränsen överskrids? Ja, det får man, men därefter påbörjas påminnelseprocessen, och om suspendering är satt till första påminnelsen får man inga fler nummer.
Hur skickas påminnelser?
Utskick av påminnelser sker som huvudregel på samma sätt som utskick av fakturan.
Dock är det så att om man fakturerar via e-post är det bara den första påminnelsen som skickas via e-post. De två sista skickas som utskrivna fakturor, vilket gör att man även når prenumeranter som helt enkelt inte har sett sin e-post eller där den hamnat i skräppostfiltret.
Det andra undantaget är print-själv, där påminnelser skrivs ut och skickas som BS FI-inbetalningskort.