Rykning
Rykkerproceduren körs automatiskt och kan anpassas efter utgivarens önskemål.
Iteras hanterar inte inkasso. Om en betalning uteblir efter rykkerproceduren och ska skickas till inkasso kan Iteras komplettera med en lista över fakturor som är i restans, men själva inkassoförloppet måste hanteras utanför Iteras.
Rykkerproceduren kan ändras under alla affärspolicyer. Den övergripande affärspolicyn finns under kontomenyn > Grundinställningar > klicka på den önskade affärspolicy > scrolla ner till sektionen ”Obetalda förfallna fakturor”.
Obetalda förfallna fakturor
Extra frist från förfallodatum: Här kan man välja hur många dagar efter den ursprungliga betalningsfristen kunderna har på sig att betala sin faktura innan rykkerproceduren eller avstängning påbörjas.
Reagera på utebliven betalning: Här kan man ställa in om man vill reagera på utebliven betalning eller inte. OBS: Om inställningen är satt till ”Stäng av hantering av uppsägning” aktiveras inga ytterligare inställningar i denna sektion.
Tillåten kreditgräns: Här kan man sätta en bagatellgräns för när man vill reagera på utebliven betalning. Sätts den exempelvis till 100 SEK. påbörjas proceduren först när kunden är skyldig 101 SEK. eller mer.
Påminnelseprocess
Väljer man inställningen ”Skicka påminnelser” har man möjlighet att ställa in systemet för att skicka upp till 10 påminnelser.
Man kan radera påminnelser genom att använda papperskorgsikonen till höger. Vill man lägga till en påminnelse finns knappen ”Lägg till påminnelse” efter den sista påminnelsen.
För varje påminnelse har man följande inställningsmöjligheter:
Föredragen faktureringsmetod: Som utgångspunkt är denna inställd på ”Samma som används för fakturering”. Detta är en bra utgångspunkt, men om kunden till exempel inte reagerar efter 1. påminnelsen kan det vara en fördel att välja något av de andra alternativen, såsom BS inbetalningskort eller Pingen (dvs. pappersfakturering), för att fånga kundernas uppmärksamhet, eftersom e-post oftare ignoreras eller hamnar i spamfiltret.
Betalningsfrist i dagar: Anger hur lång tid man har på sig att betala påminnelsen och fakturan. Enligt dansk lagstiftning måste det gå minst 10 dagar mellan varje påminnelse om det tas ut en avgift på påminnelsen.
Extra frist från förfallodatum: Här kan man välja hur många dagar efter den ursprungliga betalningsfristen kunderna har på sig att betala innan nästa påminnelse skickas, eller eventuellt stopp eller avstängning av abonnemanget sker.
Den extra fristen är särskilt till för att säkerställa att FI-inbetalningar hinner registreras i Iteras innan en påminnelse skickas. Det kan ta ett par dagar från att betalningen syns i banken tills den registreras automatiskt (banken → Betalningsservice → Iteras).
Man kan till exempel sätta betalningsfristen till 8 dagar och extra frist till 5 dagar, så att det totalt går 13 dagar mellan varje påminnelse.
Förfallodatum visas: Välj vad som visas på påminnelsen.
Påminnelseavgift: Vid utskick av en påminnelse kan en påminnelseavgift tas ut, som läggs ovanpå det skuldiga beloppet och framgår av påminnelsen. Det är också möjligt att sätta påminnelseavgiften till 0 SEK. Som utgivare kan man till exempel välja att de första påminnelserna är på 0 SEK. och först vid 3. påminnelsen sätta ett belopp.
Rubrik och text: Man kan anpassa rubriken och texten på påminnelsen så att den passar er ton och process. Det går att skapa separata texter för varje påminnelse, så att budskapet skärps gradvis – från en vänlig påminnelse till en tydligare uppmaning till betalning.
Om en faktura betalas utan påminnelseavgift kan du slå på automatisk kreditering av påminnelseavgifter. Då tas avgiften bort automatiskt och kunden står inte som gäldenär.
Om inställningen inte används kommer kunden fortfarande att framgå som om en betalning saknas, och det kan leda till att en extra påminnelse skickas.
Auto-avstängning
Om en prenumerant inte betalar sin räkning kan du välja att stänga av prenumerationen automatiskt. I Iteras kan du själv ställa in när avstängningen ska börja gälla.
Du kan till exempel välja att stänga av efter:
Påminnelse 1 inte är betald och påminnelse 2 utfärdas
Fakturan inte är betald och påminnelseprocessen avslutas
Aldrig – stäng inte av automatiskt
Man kan dessutom ställa in om eller när prenumerationen stoppas, samt välja om fakturor i restans automatiskt ska krediteras.