När en prenumerant inte betalar sin faktura vill man typiskt skicka påminnelser/kravbrev samt suspendera leveransen av den produkt som prenumereras på – oavsett om det handlar om t.ex. en tryckt tidning eller ett magasin, eller tillgången till en digital tjänst.
Iteras har avancerade mekanismer för hantering av kunder som inte betalar sina fakturor. Dessa gås igenom nedan.
Påminnelser
Iteras kan ställas in att skicka upp till tio påminnelser med individuella påminnelseavgifter. Påminnelseproceduren ställs in och aktiveras i konfigurationen av affärsenheten. Läs mer om detta i artikeln om påminnelseproceduren.
Inställningar
För att ändra standardprocedurerna för suspendering och kreditering ska du gå till affärspolicyn.
Öppna Konto-menyn uppe i högra hörnet > klicka på Grundinställningar > öppna den relevanta affärspolicyn, och scrolla ner till sektionen Obetalda förfallna fakturor som kommer efter inställningen av påminnelseproceduren.
Här kan du ställa in regler för:
Suspendera automatiskt prenumerationer när
Stoppa automatiskt prenumerationer när
Kreditera förfallna fakturor automatiskt om en prenumerant är inaktiv i
I avsnittet nedan förklarar vi mer exakt vad de enskilda inställningarna omfattar samt vilka möjligheter som finns.
Automatisk suspendering
Automatisk suspendering av abonnemanget (dvs. stopp för leverans) ställs som utgångspunkt in i en övergripande policy för affärsenheten. Vid behov kan även avvikande policyer ställas in för kampanjer eller abonnemang, om man önskar en annan inställning i särskilda fall.
Suspenderingen kan ställas in att ske på olika skeden av påminnelseproceduren.
Om ett suspenderat abonnemang betalas aktiveras det automatiskt igen. Om en prenumerant meddelar att pengarna är på väg men ännu inte mottagits av utgivaren, kan man välja att lita på prenumeranten och ändra betalningsfristen på fakturan, varpå suspenderingen upphör omedelbart. Om prenumeranten inte talar sanning riskerar man att ge ytterligare några dagars gratis leverans. Alternativt kan man förlita sig på den automatiska återaktiveringen så snart betalningen registrerats i Iteras.
Det sker ingen automatisk avisering till prenumeranten om suspenderingen.
Ett abonnemang som är suspenderat förlängs inte automatiskt. Sker en senare betalning kommer förlängningen att ske vid den tidpunkten.
Kreditering / Kompensation för suspenderad period
När en prenumerant har varit suspenderad under en period går prenumeranten miste om denna periods leveranser/tillgång till tjänster. Om prenumeranten senare betalar sin räkning får prenumeranten inte full valuta för pengarna. Det kan man som utgivare välja att anse är prenumerantens problem, men Iteras har också möjlighet till automatisk hantering i form av förlängning av abonnemanget med den suspenderade perioden, eller kreditering av det proportionella värdet av den suspenderade perioden.
Automatiskt stopp av abonnemang
Vid en viss tidpunkt måste en utgivare betrakta ett abonnemang som inte betalats som ett abonnemang som inte heller kommer att betalas. Då är det rimligt att stoppa abonnemanget helt.
Det automatiska stoppet kan i en affärspolicy ställas in att ske ett valfritt antal dagar efter suspendering p.g.a. utebliven betalning.
Stoppet påverkar inte eventuella andra av en prenumerants abonnemang som är betalda.
Vid stopp krediteras restperioden (räknat från stopptidpunkten), och fakturan skickas på nytt som betalningsanvisning där krediteringen är avdragen.
Suspenderingsperioden hanteras i detta sammanhang enligt inställningen under kompensation för suspendering. Om ingen kompensation har valts krediteras den inte. Om kreditering eller förlängning har valts krediteras i båda fallen.
Efter detta kommer normal påminnelseprocedur återigen att köras på den återsända betalningsanvisningen, om inte heller den betalas. De fakturor som inte betalas får status “I restance”, vilket skiljer dem från de fakturor som hör till ett abonnemang som endast är suspenderat. Härifrån är det upp till utgivaren att initiera ev. inkasso.
Inkasso
När ni har kommit så långt att inkasso är den enda lösningen gör vi det enkelt att komma vidare. Ni kan exportera listor över de kunder som ska skickas till indrivning, så att ärendet kan hanteras korrekt och med den nödvändiga dokumentationen.
OBS: Om ni väljer att använda inkasso är det viktigt att ni i affärspolicyn inte har ställt in att fakturor automatiskt krediteras. Inställningen ska vara “Aldrig – kreditera inte automatiskt”.
Detta gör ni genom att öppna menypunkten Ekonomi i menyn till vänster > klicka på undermenypunkten Fakturor.
I inställningen Visa väljs “Obetalda restfakturor”. Välj önskad affärsenhet och den period under vilken fakturorna utfärdades. Observera att redovisningsdatum ska vara satt till dagens datum; denna inställning är viktig för att säkerställa att rätt ärenden skickas till inkasso. Klicka på knappen ‘Visa rapport’; därefter kan ni exportera en lista i det format som er inkassoinställning kräver.
