Forretningspolitikker

Forretningspolitikker er stedet i systemet der innstillinger for fakturering, suspendering og selvbetjening er samlet.

Formålet med forretningspolitikker er å gi mulighet til å definere ulike betalingsbetingelser og tillatelser på produkt-, kampanje- eller abonnementsnivå. For eksempel kan store kunder få lengre betalingsfrist, introduksjonskampanjer kan ha strenge betalingsregler, og private kunder kan få tilgang til selvbetjening.

Den overordnede (standard) forretningspolitikken er tilknyttet forretningsenheten (Kontomeny → Grunninnstillinger). Denne politikken gjelder for alle abonnementer/medlemskap under forretningsenheten, med mindre den blir overstyrt av en annen forretningspolitikk på produkt-, kampanje- eller abonnementsnivå.

Ekstra forretningspolitikker opprettes og administreres via Salg → Forretningspolitikker i venstremenyen.

Hierarkiet for forretningspolitikker fungerer slik at en forretningspolitikk på abonnementsnivå overstyrer en eventuell forretningspolitikk på kampanjenivå, som igjen overstyrer en forretningspolitikk på produktnivå, som overstyrer den overordnede forretningspolitikken på forretningsenheten.

Hierarkiet kan illustreres slik:

Abonnement > Kampanje > Produkt > Standard forretningspolitikk

Det er ikke nødvendig å fylle ut alle feltene i de ekstra forretningspolitikkene. Hvis et felt ikke er fylt ut, brukes innstillingen som er angitt i det tilsvarende feltet i en forretningspolitikk ett nivå høyere opp.

Hvis en kampanje inneholder flere produkter med forskjellige forretningspolitikker, kan det oppstå en konflikt – det vil si at det ikke vil være mulig å avgjøre hvilken produktpolitikk som skal ha forrang.

En mulig løsning er å opprette en ekstra forretningspolitikk for slike kampanjer, der man eksplisitt definerer de ønskede innstillingene.

En anden løsning er at vurdere, om alle produkter har behov for en specifik politik. Oftest har man ét fysisk og ét digitalt produkt. Man kan for eksempel angive indstillinger for det digitale produkt i standardpolitikken frem for i en separat produkt-politik. På den måde, når de to produkter indgår i samme kampagne, vil det fysiske produkts politik have forrang frem for det digitales (Produkt > Standard forretningspolitik).

Som følge av flyttingen av innstillingene fra kampanjene til forretningspolitikkene, kan de fleste av våre kunder finne en rekke maskin­genererte forretningspolitikker med kryptiske navn under Salg → Forretningspolitikker. Disse forretningspolitikkene samler noen av innstillingene som brukes av spesifikke kampanjer.

Ut fra innstillingene og hvilke kampanjer eller abonnementer disse forretningspolitikkene er knyttet til, anbefaler vi å gi dem navn som er lette for mennesker å lese. For eksempel “Start alltid den 1/1” eller “Fakturering utsettes med en uke.”

Det kan også vise seg at man heller vil bruke standardpolitikken for alle kampanjer – i så fall kan disse politikkene deaktiveres.

Noen av våre kunder vil også kunne finne politikk­er med navn som “Ferie”, “Ferie 2” osv., som er knyttet til ulike produkter. Disse politikkene inneholder ikke annet enn forskjellige innstillinger for ferieavvikling.

Basert på innstillingene i disse politikkene anbefaler vi å endre navnene til noe mer beskrivende, for eksempel “Online – kan ikke ha ferie” eller “Print – kan sende til en annen adresse.”

I dette feltet angir man den e-postadressen som brukes når Iteras sender fakturaer til kunder.

E-postadressen blir sjekket for om den oppfyller kravene til DNS-innstillinger. Les mer om e-postinnstillinger her.

Foretrukket faktureringsmetode: Angir hvilken faktureringsform som brukes som standard (vi anbefaler e-post).

Fakturalinjer: Som utgangspunkt er det ingen fakturalinjer i standardpolitikken, ettersom beløpet kundene betaler defineres i kampanjene. Fakturalinjer brukes vanligvis i en ekstra forretningspolitikk som er knyttet til et abonnement, dersom man ønsker å overstyre kampanjens fakturalinje for akkurat dette abonnementet.

I denne delen kan man definere hvilke opplysninger som skal vises på fakturaene.

Tittel på faktura: Vanligvis “Faktura”, men kan også være for eksempel “Medlemsoppkreving” – avhengig av typen abonnementsvirksomhet.

MVA på fakturalinjer: Angir om prisen på fakturalinjer skal vises inklusiv eller eksklusiv MVA. Les også artikkelen om MVA.

Melding til mottaker på faktura: Den innledende teksten som vises før fakturalinjene. For eksempel “Vi sender herved faktura for ditt abonnement.”

Ekstra notat på utenlandske fakturaer: Her kan man angi opplysninger som IBAN og SWIFT, slik at kunder som ikke kan benytte norske betalingsformer, kan foreta en direkte bankoverføring.

Denne teksten vises kun på fakturaer som sendes til utlandet.

Kontaktinformasjon på faktura/purring: Denne teksten vises nederst på fakturaen. Her kan det være praktisk å angi e-postadresse og telefonnummer til kundeservice, samt en lenke til selvbetjeningen.

I denne delen kan man stille inn når abonnementsperioder skal faktureres. Oftest velges "Ved periodestart" eller "Slik at betalingsfristen er ved periodestart".

Her definerer du standard betalingsbetingelse for denne forretningspolitikken – det vil si hvor mange dager kunden har til å betale fakturaen før den forfaller. Antallet dager avgjør betalingsfristen som vises på fakturaene.

I denne delen angir man hvordan systemet skal reagere når betalingsfristen er overskredet og fakturaen ikke er betalt.

Les veiledningen for oppsett av purreprosedyrer.

Les også om håndtering av ubetalte fakturaer.

I denne delen stiller man inn de standardmessige oppsigelsesreglene.

Bindingsperiode: Her kan man definere hvor lenge man må ha vært abonnent før abonnementet kan sies opp. Som standard er feltet tomt.

Oppsigelsesfrist: Angir hvor langt frem i tid kunden kan si opp. Vi anbefaler at dette feltet settes til “Etter senest startet eller betalt periode”, da det medfører færrest krediteringer og tilbakebetalinger.

Betaling ved stopp midt i en periode: Denne innstillingen gjelder kun ved oppsigelse via utgivergrensesnittet, med mindre man har gitt mulighet for umiddelbar oppsigelse via selvbetjeningen. “Betal for frem til stoppet” vil i de fleste tilfeller være det mest vanlige valget.

Her stiller man inn hvilke feriemuligheter som er tillatt for abonnementer under denne forretningspolitikken – det vil si om man kan ta pause i abonnementet, og hvordan det håndteres.

I denne delen angir man hva abonnentene kan gjøre via selvbetjeningen, og hvilke opplysninger som vises til kunden.

Tidspunkt for bytte av kampanje: Angir om et kampanjebytte skal skje umiddelbart eller først ved slutten av den nåværende perioden. Som standard skjer kampanjebytte med én gang, men i noen tilfeller gir det mer mening å la byttet skje ved periodens utløp – for eksempel når et gaveabonnement skal forlenges, eller hvis abonnementet er gratis.

Tillat stopp av abonnement i selvbetjeningen: Her kan man stille inn om kundene har tillatelse til å si opp abonnementet sitt via selvbetjeningen. Hvis innstillingen settes til “Tillat oppsigelse”, får man også mulighet til å definere hvordan systemet forsøker å beholde abonnenten – for eksempel ved å tilby en pause eller et bytte til en annen kampanje.

Tillat omstart av abonnementer i selvbetjeningen: Les mer i artikkelen om omstart.

Som standard vises betalingslenken på fakturaene. Den kan imidlertid fjernes dersom man foretrekker at kundene betaler via giro – og dermed unngår gebyrer hos kortinnløseren.

Denne funksjonen kan brukes hvis man ønsker at alle abonnementer skal starte og fornyes på samme tidspunkt – for eksempel 1. januar eller hvert kvartal.

Inkluder allerede betalt beløp på fakturaer: Som standard er denne innstillingen aktivert, men for EAN/GLN-kunder er det ofte bedre å motta fakturaer uten det allerede betalte beløpet. Les mer her.

Manuell godkjenning av fakturering og manuell oppfølging av forfalte fakturaer: Som utgangspunkt håndterer Iteras både fakturering og purring av ubetalte fakturaer automatisk. Her kan man imidlertid velge å gjøre prosessen manuell.

Dette kan være praktisk i overgangsperioder til Iteras, der man ønsker å sikre at faktureringen skjer korrekt – eller i tilfeller der priser forhandles individuelt, og man derfor vil utsette faktureringen til prisen er avtalt.

Hvis man benytter et eksternt kundeserviceselskap til å håndtere kundenes henvendelser, kan man aktivere godkjenning av utbetalinger for å oppnå økt sikkerhet.

Her kan man stille inn om betalingsavtaler automatisk skal annulleres for inaktive abonnenter.

Dette er et internt felt der man kan skrive en utfyllende kommentar om hvordan politikken skal fungere, og når den skal brukes.