Håndtering av ikke-betalende kunder

Når en abonnent ikke betaler fakturaen sin, vil man typisk ønske å sende påminnelser/purringer samt suspendere leveringen av produktet det abonneres på – enten det dreier seg om f.eks. en trykt avis eller et magasin, eller tilgangen til en digital tjeneste.

Iteras har avanserte mekanismer for håndtering av kunder som ikke betaler fakturaene sine. Disse gjennomgås nedenfor.

Iteras kan settes opp til å sende opptil ti purringer med individuelt purregebyr. Purreprosedyren settes opp og aktiveres i oppsettet for forretningsenheten. Les mer om dette i artikkelen om purrerutinen.

For å endre standardprosedyrene for suspendering og kreditering må du gå til forretningspolitikken.

Åpne Konto-menyen øverst i høyre hjørne > klikk på Grunninnstillinger > åpne den relevante forretningspolitikk, og rull ned til seksjonen Ubetalte forfalte fakturaer, som kommer etter at purrerutinen er konfigurert.

Her kan du sette regler for:

I avsnittet nedenfor forklarer vi mer presist hva de enkelte innstillingene omfatter, samt hvilke muligheter som finnes.

Automatisk suspendering av abonnementet (dvs. stopp i leveringen) settes som hovedregel opp i en overordnet politikk for forretningsenheten. Ved behov kan det også settes opp avvikende retningslinjer for kampanjer eller abonnementer dersom man ønsker en annen innstilling i særskilte tilfeller.

Suspenderingen kan settes opp til å skje på ulike stadier av purreprosedyren.

Hvis et suspendert abonnement betales, gjenaktiveres det automatisk. Hvis en abonnent opplyser at pengene er på vei, men de ennå ikke er mottatt hos utgiver, kan man velge å stole på abonnenten og endre betalingsfristen på fakturaen, hvorved suspenderingen opphører med det samme. Hvis abonnenten ikke snakker sant, risikerer man å gi enda noen dagers gratis levering. Alternativt kan man støtte seg på den automatiske gjenaktiveringen så snart betalingen er registrert i Iteras.

Det skjer ingen automatisk varsling til abonnenten om suspenderingen.

Et abonnement som er suspendert, videreføres ikke automatisk. Skjer det en senere betaling, vil videreføringen skje på dette tidspunktet.

Når en abonnent har vært suspendert i en periode, går abonnenten glipp av denne periodens leveringer/tilgang til tjenester. Hvis abonnenten senere betaler regningen sin, får abonnenten ikke full verdi for pengene. Det kan man som utgiver velge å mene er abonnentens problem, men Iteras har også mulighet for automatisk håndtering i form av forlengelse av abonnementet med den suspenderte perioden, eller kreditering av den forholdsmessige verdien av den suspenderte perioden.
​

På et tidspunkt må en utgiver anse et abonnement som ikke er betalt, for et abonnement som heller ikke blir betalt. På dette tidspunktet gir det mening å stoppe abonnementet helt.

Det automatiske stoppet kan settes opp i en forretningspolitikk til å skje et valgfritt antall dager etter suspendering pga. manglende betaling.

Stoppet berører ikke eventuelle andre av en abonnents abonnementer som måtte være betalt.

Ved stoppet krediteres restperioden (regnet fra tidspunktet for stopp), og fakturaen sendes på nytt som betalingsanvisning der krediteringen er trukket fra.

Suspenderingsperioden behandles i den forbindelse etter oppsettet under kompensasjon for suspendering. Hvis det ikke er valgt en kompensasjon, krediteres den ikke. Hvis det er valgt kreditering eller forlengelse, krediteres i begge tilfeller.

Etter dette vil det igjen gå normal purreprosedyre på den utsendte betalingsanvisningen dersom heller ikke den betales. Fakturaene som ikke betales, ender med status “I restanse”, noe som skiller dem fra fakturaene som hører til et abonnement som bare er suspendert. Herfra er det opp til utgiveren å iverksette evt. inkasso.

Når dere har kommet dit at inkasso er den eneste løsningen, gjør vi det enkelt å komme videre. Dere kan eksportere lister over kundene som skal sendes til inndrivelse, slik at saken kan håndteres korrekt og med nødvendig dokumentasjon.

Dette gjør dere ved å åpne menypunktet Økonomi i menyen til venstre > klikke på undermenypunktet Faktura.

I innstillingen Vis velges “Ubetalte fakturaer i restans”. Velg ønsket forretningsenhet samt perioden der fakturaene ble utstedt. Vær oppmerksom på at oppgjørsdatoen skal være satt til dags dato; denne innstillingen er viktig for å sikre at de riktige sakene blir sendt til inkasso. Klikk på knappen Vis rapport; deretter kan dere eksportere en liste i det formatet inkassooppsettet deres krever.