Purring

Purringsprosedyren i Iteras kjører fullautomatisk og kan stilles inn etter utgiverens ønsker. Innstillingsmulighetene finnes under forretningspolitikk-oppsettet, bla ned til seksjonen “Ubetalte forfalte fakturaer”.

Det første man må ta stilling til, er om man i det hele tatt vil reagere på manglende betaling. Dette slås overordnet av og på øverst.

Å reagere betyr å sende en purring eller en påminnelse. I praksis skiller ikke Iteras mellom disse typene – man kan velge å se på purringene som tre brev/e-poster/elektroniske påminnelser som sendes, og hvor man i stor grad selv bestemmer ordlyden. Noen utgivere velger å formulere purringen slik at den er en oppfordring om å tegne neste abonnementsperiode, i stedet for en purring for manglende betaling. Det er helt opp til utgiveren. Det som imidlertid ligger fast er at purringen er en faktura som kan ha noe ekstra purringstekst.

Deretter må man ta stilling til hvor lang tid det skal gå mellom hver purring (minimum er ifølge dansk lovgivning 10 dager). Dette styres dels av betalingsfristen, som jo angir hvor lenge man har til å betale en faktura eller purring. Men i tillegg har Iteras et felt som heter “Ekstra frist fra forfallsdato”, som er et ekstra antall dager utover forfallsdatoen, som må gå før systemet sender en purring. Hvis betalingsfristen er 8 dager, og ekstra frist er 5 dager, vil det gå 8+5=13 dager mellom faktura og første purring, samt mellom hver purring. Den ekstra fristen er først og fremst til for å sikre at alle betalinger som er gjort med et FI-innbetalingskort er registrert før det purres – det går nemlig et par dager fra betalingen kommer inn i banken og til den er registrert automatisk i Iteras, rett og slett fordi banken først må gi Betalingsservice beskjed, og deretter må Betalingsservice gi Iteras beskjed. Sekundært kan den ekstra fristen brukes hvis man ønsker å være litt mindre pågående med purringen, slik at man f.eks. venter 5–10 dager ekstra i forhold til den angitte betalingsfristen før man sender en purring.

Utgiveren styrer også selv hvor mange purringer som sendes (dog maksimalt 3), og hvilket gebyr som skal på hver purring (gebyret kan også settes til 0 kr.). Det er også mulig å opprette egne tekster til purring 1, 2 og 3, slik at man f.eks. kan stramme mer og mer til.

Hvis en abonnent ikke betaler regningen sin, minker utgiverens lyst til å levere blader eller gi tilgang til elektroniske utgivelser. Det er derfor mulig å suspendere abonnenten automatisk, og man kan i Iteras velge når denne suspenderingen skal skje. Den ene enden av skalaen er å suspendere når abonnenten har nådd slutten av purringsprosedyren og ikke har betalt. De får da status som “Inkasso” (selv om det ikke betyr at de automatisk sendes til inkasso!). Den andre enden av skalaen er at abonnenten suspenderes allerede ved første purring.

Noen utgivere ønsker ikke å purre abonnentene for små beløp. Derfor er det mulig å sette en kreditgrense i Iteras. Kreditgrensen betyr at purringsprosedyren først aktiveres når kreditgrensen er nådd. Til gjengjeld purres det da samlet for alle forfalte, ubetalte fakturaer. Dette er spesielt nyttig hvis man f.eks. fakturerer abonnentene for ett blad om gangen. Hvis man ikke setter en kreditgrense, kan man ende opp med å ha mange parallelle purringsforløp gående (ett for hver faktura som ikke er betalt), og da kan abonnenten oppleve å bli oversvømt med purringer for forskjellige fakturaer. Settes i stedet en kreditgrense, vil de enkelte fakturaene som nevnt purres samlet når kreditgrensen nås.

I eksempelet ovenfor kan en abonnent godt tenkes å glemme en enkelt liten faktura, men ellers betale sine fakturaer løpende. Abonnenten har altså en gjeld som aldri når kreditgrensen. Derfor kan man også sette en tidsgrense for kredit, slik at man f.eks. ikke kan ha gjeld som er eldre enn 6 måneder. Hvis dette skjer, igangsettes purring, selv om kreditgrensen ikke er nådd.

Det er også nødvendig å definere helt presist når kreditgrensen nås. Et eksempel: Hvis kreditgrensen er 250 kr., og en abonnent skylder 225 kr., og så tilskrives et blad på 50 kr., slik at gjelden øker til 275 kr. – får man da bladet som er årsaken til at kreditgrensen overskrides? Ja, det gjør man, men heretter igangsettes purringsprosedyren, og hvis suspendering er satt til 1. purring, får man ikke flere blader.

Utsendelsen av purringer skjer som hovedregel på samme måte som utsendelsen av fakturaen.

Men hvis man fakturerer via e-post, er det kun første purring som sendes via e-post. De to siste sendes som utskrevne fakturaer, slik at man også når abonnenter som bare ikke har sett e-posten sin, eller hvor den har havnet i spamfilteret.

Den andre unntaket er “print selv”, hvor purringer skrives ut og sendes som BS FI-innbetalingskort.