Purringsprosedyren kjører automatisk og kan tilpasses utgiverens ønsker.
Iteras håndterer ikke inkasso. Hvis en betaling uteblir etter puringsprosedyren og skal sendes til inkasso, kan Iteras supplere med en liste over fakturaer som er i restanse, men selve inkassoforløpet må håndteres utenom Iteras.
Purringsprosedyren kan endres under alle forretningspolitikker. Den overordnede forretningspolitikken finnes under kontomenyen > Grunninnstillinger > klikk på den ønskede forretningspolitikk > scroll ned til seksjonen “Ubetalte forfalte fakturaer”.
Ubetalte forfalte fakturaer
Ekstra frist for forfallsdato: Her kan man velge hvor mange dager etter den opprinnelige betalingsfristen kundene har til å betale fakturaen sin, før rykkerprosedyren eller suspendering settes i gang.
Reager på manglende betaling: Her kan man stille inn om man ønsker å reagere på manglende betaling eller ikke. OBS: Hvis innstillingen er satt til “Slå forfallshåndtering av”, blir ingen ytterligere innstillinger i denne seksjonen aktivert.
Tillatt kreditgrense: Her kan man sette en bagatellgrense for når man ønsker å reagere på manglende betaling. Settes den for eksempel til 100 NOK, settes prosedyren først i gang når kunden skylder 101 NOK eller mer.
Purreprosess
Velger man innstillingen “Send purringer”, har man mulighet til å stille inn systemet til å sende opptil 10 purringer.
Man kan slette purringer ved å bruke søppelbøtteikonet til høyre. Ønsker man å legge til en purring, finnes knappen “Legg til purring” etter den siste purringen.
For hver purring har man følgende innstillingsmuligheter:
Foretrukket faktureringsform: Som utgangspunkt er denne stilt inn til “Samme som brukes til fakturering”. Dette er et godt utgangspunkt, men hvis kunden for eksempel ikke reagerer etter 1. purring, kan det være en fordel å velge en av de andre mulighetene, som BS innbetalingskort eller Pingen (dvs. fakturering på papir), for å fange kundens oppmerksomhet, siden e-poster oftere blir ignorert eller havner i spamfilter.
Betalingsfrist i dager: Angir hvor lenge man har til å betale purringen og fakturaen. Ifølge dansk lovgivning må det gå minst 10 dager mellom hver purring dersom det kreves et gebyr på purringen.
Ekstra frist fra forfallsdato: Her kan man velge hvor mange dager etter den opprinnelige betalingsfristen kundene har til å betale, før neste purring sendes, eller eventuelt stopp eller suspendering av abonnementet skjer.
Den ekstra fristen er særlig for å sikre at FI-innbetalinger rekker å bli registrert i Iteras før det sendes en purring. Det kan gå et par dager fra betalingen vises i banken til den automatisk registreres (banken → Betalingsservice → Iteras).
Man kan for eksempel sette betalingsfristen til 8 dager og ekstra frist til 5 dager, slik at det totalt går 13 dager mellom hver purring.
Forfallsdato vises: Velg hva som vises på purringen.
Purregebyr: Ved utsendelse av en purring kan det pålegges et purregebyr, som legges oppå det skyldige beløpet og fremgår av purringen. Det er også mulig å sette purregebyret til 0 NOK. For eksempel kan man som utgiver velge at de første purringene er på 0 NOK og først ved 3. purring sette et beløp på.
Overskrift og tekst: Man kan tilpasse overskriften og teksten på purringen slik at den passer til deres tone og prosess. Det kan opprettes separate tekster til hver purring, slik at budskapet skjerpes gradvis – fra en vennlig påminnelse til en tydeligere oppfordring til betaling.
Hvis en faktura betales uten purregebyr, kan du slå på automatisk kreditering av purregebyrer. Da fjernes gebyret automatisk, og kunden står ikke som skyldner.
Hvis innstillingen ikke brukes, vil kunden fortsatt fremgå som om det mangler betaling, og det kan medføre at det sendes en ekstra purring.
Auto-suspendering
Hvis en abonnent ikke betaler regningen sin, kan du velge å suspendere abonnementet automatisk. I Iteras kan du selv stille inn når suspenderingen skal tre i kraft.
Du kan for eksempel velge å suspendere etter:
Purring 1 ikke er betalt og purring 2 utstedes
Fakturaen ikke er betalt og purreprosessen avsluttes
Aldri - ikke suspender automatisk
Man kan i tillegg stille inn om eller når abonnementet stoppes, samt velge om fakturaer i restanse automatisk skal krediteres.