Denne artikkelen gir en oversikt over Iteras og måten systemet fungerer på. Vi anbefaler alle nye kunder å lese hele denne artikkelen for å forstå systemets grunnleggende funksjonsmåte. Trenger du å friske opp regnskapsbegrepene dine? Les vår lettfattelige artikkel om regnskapsbegreper.
Automatikk betyr automatikk
Iteras automatiserer bl.a. fakturering, innlesing av innbetalinger og utsendelse av purringer. Det betyr at fakturaer normalt sendes uten at du skal gjøre noe – overhodet. Det samme med purringer. Du skal ikke bekrefte noe før det skjer (med mindre manuell bekreftelse er slått på for fakturaen), og du får ikke beskjed når det har skjedd. Det bare skjer. Du kan likevel følge med på hva som faktureres i omsetnings- og debitorrapportene (unntaket er fakturaer som er satt til manuell utsendelse – disse sendes ikke automatisk av systemet).
Det sendes også automatisk ny faktura på restbeløpet hvis abonnenten/medlemmet betaler for lite. Betales det for mye, brukes det overskytende beløpet automatisk på neste faktura.
Når faktureres det?
Som utgangspunkt faktureres det når en abonnent/et medlem starter opp, og når abonnements-/medlemsperioden skal fornyes. Men det er mange detaljer og innstillingsmuligheter – så mange at vi har samlet dem i en egen artikkel om fakturering.
Når og hvordan purres det?
Purreprosedyren setter du opp selv, og deretter går den automatisk. Du kan selvfølgelig også velge å ikke sende purringer i det hele tatt.
Du kan velge mellom 1, 2 eller 3 purringer med individuelt purregebyr. Abonnentene/medlemskapene kan suspenderes ved 1., 2. eller 3. purring – de blir automatisk aktivert igjen når betalingen kommer inn.
Purringene sendes når betalingsfristen + evt. ekstra dager du har lagt inn, er utløpt.
Utgivelser eller tid
Iteras kan telle på to måter. Den ene er at en abonnent/et medlem kjøper et antall utgivelser/numre. Den andre er at abonnenten/medlemmet kjøper en tidsperiode.
For nummerbaserte abonnementer må utgivelsesplan legges inn i systemet. Ellers vet ikke systemet hva som skal stå på fakturaene, og når numre skal trekkes. Det skal angis en leveringsdato, som er datoen abonnenten/medlemmet mottar bladet i postkassen sin. Og en tildelingsdato, som er datoen adresselisten skal trekkes. Tildeling/kjøringene skjer ved midnatt, dvs. kl. 00:00 og varer i et par minutter.
Tildelingsdatoen er den viktigste datoen i Iteras hvis man har nummerbaserte kampanjer. Mye av systemets automatikk settes i verk ut fra tildelingsdatoene og deres effekt:
Det markeres hvilke abonnenter/medlemmer som er aktive på tildelingsdatoen. Man kan tenke på det som at det på hver aktiv abonnent/medlem settes et kryss med det nummeret som kjøres. Adresselisten trekkes på bakgrunn av disse kryssene, så selv om du legger til en abonnent/et medlem dagen etter tildeling, men før du trekker adresselisten, kommer ikke abonnenten/medlemmet med på listen – for de har ikke noe kryss. De var ikke aktive på tildelingsdatoen.
Det trekkes et nummer fra de aktive abonnentenes/medlemmenes tilgodehavende. Hvis de før tildeling har 1 nummer til gode, treffer de 0, og dermed eksekveres kampanjens fortsettelsesinstruks. Det fører til opprettelsen av neste abonnements-/medlemsperiode og utsendelse av faktura. Helt automatisk!
Abonnementer/medlemskap som er sagt opp til utløp, avsluttes.
Nye abonnenter/medlemmer
Nye abonnenter/medlemmer kan komme inn via et påmeldingsskjema, typisk på deres hjemmeside. De kan også opprettes manuelt, og til slutt kan vi importere dem for dere. Første og siste måte er stort sett automatisk (bortsett fra godkjenningen av de abonnenter/medlemmer som melder seg på via hjemmesiden).
Ved manuell opprettelse oppstår spørsmålet (hvis man har utgivelser, ellers ikke) om hvilken startdato man skal velge for at abonnenten/medlemmet skal få hhv. gjeldende eller neste nummer som det første. Det avhenger av om man bruker dagslister eller ikke.
Som utgangspunkt får en ny abonnent/medlem neste nummer som de rekker å komme med på tildeling til. Det vil si at man ser fram til neste tildelingsdato og ser hvilket nummer den tildelingen hører til.
Hvis man slår på dagslister, går systemet derimot ut fra at gjeldende nummer sendes helt fram til tildelingsdatoen på neste nummer (kl. 00.01 på datoen). Det innebærer derfor at man manuelt må sende dette nummeret til den nye abonnenten/medlemmet. Etter tildeling er det tildelte nummeret det nye gjeldende. Hvis dette nummeret ikke er mottatt fra trykkeriet, venter man med å sende til nytilkomne abonnenter mellom tildelingsdatoen og mottakelsen.
Det er viktig at man er konsekvent. Hvis dagslister er slått på, SKAL man sende gjeldende nummer manuelt, siden systemet da skriver dette på første faktura. Hvis man ikke ønsker dette, skal dagslister slås av, og da skal man IKKE sende første nummer til noen – overhodet.
Stopp av abonnementer/medlemskap
Stopp-funksjonen i Iteras er kompleks. Den tar høyde for en lang rekke situasjoner. Har abonnenten/medlemmet fått blader levert eller ikke? Har abonnenten/medlemmet betalt, eller delvis betalt? Er det purregebyrer? Ønsker man at abonnenten/medlemmet skal betale, eller skal det innkrevede beløpet krediteres? Er det allerede krediteringer på fakturaen? Er det andre abonnementer/medlemskap på fakturaen?
Dette bare for å si at vi har tenkt på det meste – så det er som regel bare å bruke funksjonen, og så viser systemet resultatet.
Noen ganger resulterer stoppet i at en del av fakturaen krediteres og sendes på nytt. Andre ganger kan det oppstå et tilgodehavende. Tilgodehavender kan evt. tilbakeføres til abonnenten/medlemmet ved manuell kontooverføring. I motsatt fall står de på Tilgodehavender-listen og brukes automatisk neste gang abonnenten/medlemmet får en faktura – hvis det noensinne skjer. Husk derfor å markere tilbakeførte beløp som behandlet.
Merk at du generelt ikke skal kreditere fakturaer – det sørger stoppfunksjonen for. Kreditering brukes generelt primært til å rette opp feilbetjening.
Adressering
Iteras kan spytte ut adresseringsliste i Post Danmarks to formater Udgiver 2 og Udgiver 3. Vi har også et lettlest format, “Iteras1”, som kan brukes hvis dere ikke får vasket adresser hos Post Danmark eller Bladkompagniet.
Adresseringslister for et gitt nummer kan først bestilles etter at tildeling har skjedd (dvs. etter at “kryssene” er satt ved de aktive abonnentene/medlemmene, klokken litt over 12 på tildelingsdagen – “litt over”, idet tildeling tar noen minutter, eller når man har gjort tildelingen manuelt).
Det er mulig å trekke en adresseringsliste over aktive abonnenter/medlemmer pr. dags dato, hvis senere registrerte abonnenter/medlemmer skal med. Men det er viktig å forstå at senere registrerte abonnenter/medlemmer ikke er markert som aktive på tildelingstidspunktet, og derfor vet ikke systemet at disse abonnentene/medlemmene har fått nummeret! Det vil stå feil startnummer på disse abonnentenes/medlemmenes faktura, og de vil ikke få trukket et nummer automatisk fra antallet sitt. Det er derfor best å kontakte oss hvis du får dette behovet.
Hva må jeg huske?
Med all denne automatikken kan man lett glemme de få tingene man faktisk må huske i Iteras. Disse er:
Godkjenne nye abonnenter/medlemmer, hvis du har valgt manuell godkjenning. Ellers skjer det automatisk.
Holde utgivelsesplanen oppdatert, hvis du har nummerbaserte kampanjer.
Ta stilling til abonnenter/medlemmer på inkassolisten. Der havner man når man ikke har betalt etter endt purring. Enten skal man sendes til inkasso, eller krediteres, slik at mva kan komme tilbake. Å ignorere dem er ikke bra for forretningen.
Hvis dere bruker dagslister, må dere løpende sende ut det gjeldende nummeret til nye abonnenter/medlemmer.