For nummerbaserte abonnementer må det legges inn en utgivelsesplan i systemet. Det gjør man for at systemet skal vite hva som skal stå på fakturaene, og når numre skal trekkes.
Hvordan oppretter man en utgivelsesplan
For alle nye utgivelser må man ha kontroll på følgende informasjon:
Navn. Det navnet som utgiver kaller bladet sitt, f.eks. Sommer 2026
Kundetilpasset navn. Det navnet som kunden ser, f.eks. Sommer
Nummer. F.eks- 6-2026 (merk at nummeret helst skal være unikt)
Tildeles på dato og Tildel på time: er den datoen og det tidspunktet hvor adresselisten skal trekkes. Merk at ‘Tildel på time’ / ikke trenger å være fylt ut.
Tildelingsdatoen er den viktigste datoen i Iteras, hvis man har nummerbaserte kampanjer. Mye av systemets automatikk settes i verk ut fra tildelingsdatoene og deres effekt:Det markeres hvilke abonnenter/medlemmer som er aktive på tildelingsdatoen. Man kan tenke på det som at det på hver aktiv abonnent/medlem settes et kryss med det nummeret som kjøres. Adresselisten trekkes på bakgrunn av disse kryssene, så selv om du legger til en abonnent/medlem dagen etter tildeling, men før du trekker adresselisten, kommer abonnenten/medlemmet ikke med på listen – for de har ikke noe kryss. De var ikke aktive på tildelingsdatoen.
Det trekkes et nummer fra de aktive abonnentenes/medlemmenes tilgodehavende. Hvis de før tildeling har 1 nummer til gode, havner de på 0, og dermed eksekveres kampanjens fortsettelsesinstruks. Det fører til opprettelsen av neste abonnements-/medlemskapsperiode, og utsendelse av faktura. Helt automatisk!
Abonnementer/medlemskaper som er oppsagt til utløp, avsluttes.
Omtrentlig dato for mottak/publikasjonsdato. brukes i forbindelse med fakturering, hvis timing av fakturering er innstilt til; ‘ved første nummer i perioden’.
Ekstern ID. Relevant hvis dere har integrasjon til andre systemer.
Har du ikke en presis dato for kommende utgivelser ennå, kan du godt opprette dem uten tildelings- eller publikasjonsdato i UI. Du kan legge til datoer senere. Men husk at uten tildelingsdato blir numrene ikke tildelt automatisk, og adresselisten blir heller ikke dannet.
Når nummeret er tildelt, kan man når som helst hente adresseringslisten.
Det er to måter å opprette utgivelsesplaner på.
Få utgivelser
Har du få utgivelser, kan det være lettest å opprette en ny utgivelse av produktet om gangen. Start med å åpne menyvalget Salg i menyen til venstre > velg Produkter > velg og klikk på det aktuelle produktet i listen som det skal opprettes utgivelser på > klikk på knappen +Nytt produkt.
Fyll ut feltene som beskrevet ovenfor, og husk å trykke Lagre når du er ferdig.
Flere utgivelser
Har du flere utgivelser, kan det være en fordel å bruke importfunksjonen, som gjør det mulig å opprette flere utgivelser samtidig.
Start med å åpne menyvalget Salg i menyen til venstre > velg Produkter > velg og klikk på det aktuelle produktet i listen som det skal opprettes utgivelser på > klikk på knappen +Importer nye produkter. Hent Excel-malen på siden, eller last den ned her.
Feltene som skal fylles ut, er de samme som nevnt i starten av artikkelen.
Vær oppmerksom på at datoformatet på ‘Omtrentlig dato for mottak/publikasjonsdato’ og ‘Tildel på dato’ må være ÅÅÅÅ-MM-DD for at det skal fungere.
Når du har lastet opp filen din, vil knappen ‘Vis endringer’ komme frem, klikk på den for å få vist hva som blir opprettet.
Er alt som det skal være, trykk på knappen ‘Importer’, og de utgivelsene du har tastet inn i malen, vil nå forekomme i listen ‘Produkter til levering’.