Iteras gjør det lett å fakturere abonnentene eller medlemmene dine, fordi de fleste prosesser er automatiserte. Hvis du er ny i bokføring, hjelper det å få noen nøkkelbegreper på plass først.
Fakturaer og kreditnotaer
Iteras holder styr på abonnementer og det som leveres til hver abonnent. Når en kunde skal kreves, genererer systemet en faktura - noe som betyr at noen skylder deg penger.
Hvis du senere oppdager at du har fakturert for mye - f.eks. fordi et abonnement ble annullert - utsteder du en kreditnota. En kreditnota nedskriver den opprinnelige fakturaen (i Iteras kan kun fakturerte beløp krediteres).
Eksempel: Du fakturerte 100 kr og innser at 50 kr var for mye. Du utsteder en kreditnota på 50 kr knyttet til den fakturaen. Den forfalte saldoen på fakturaen er nå 100 kr − 50 kr = 50 kr.
I praksis kan det da skje at kunden mottar kreditnotaen på 50 kr., og selv finner ut av regnestykket. Det foretrekker mange virksomheter. Private forbrukere, som generelt er mindre kjent med begreper som faktura og kreditnota, vil som regel bare gjerne vite hva de skal betale. Derfor sender Iteras som standard ikke kreditnotaer, men oppdaterte betalingsanvisninger der det krediterte beløpet er trukket fra totalen, slik at man nederst kan se hva man nå skal betale.
Hvis du har fakturert for lite, utsteder du en ny faktura for restbeløpet. Alternativt kan du kreditere den opprinnelige fakturaen fullt ut og utstede en erstatningsfaktura med korrekt totalbeløp.
Rent teknisk endrer vi ikke eksisterende fakturaer. Det er viktig å bevare en korrekt historikk av hensyn til revisjon.
Innbetalinger og utbetalinger
Det er ikke nok å holde styr på hva som skyldes - pengene må også komme inn. Hvis du fakturerer en kunde 100 kr, forventer du en innbetaling på 100 kr kort tid etter.
Fordi Iteras er bygget for skalering, holder systemet innbetalinger atskilt fra fakturaer.
Hvis det finnes en faktura på 100 kr, og du mottar kr. 100 kr., allokerer Iteras betalingen til fakturaen og markerer den som fullt betalt.
Hvis du senere krediterer 50 kr. på fakturaen, forblir fakturaen fullt betalt, men 50 kr. frigjøres tilbake til betalingen som uallokert. Du kan refundere de kr. 50 til abonnenten eller la dem stå som tilgodehavende. Utstedes det et par måneder senere en ny faktura på 150 kr., vil de 50 kr. automatisk bli motregnet, slik at det gjenstår 100 kr..
Viktig: Allokering av en betaling utligner gjelden på den konkrete fakturaen, men endrer ikke fakturabeløpet. Den eneste måten å nedskrive en faktura på er via en kreditnota. En ny faktura på 200 kr. vil derfor fortsatt lyde på 200 kr., men kan vise at 50 kr. allerede er betalt, slik at 150 kr. gjenstår å betale.
Noen økonomisystemer viser ikke hvilke konkrete fakturaer som er betalt — bare kundens samlede saldo. Iteras gir presisjon på fakturanivå, fordi noen kunder forventer at en bestemt faktura står som betalt når den er utlignet, og fordi det gjør oppfølging av konkrete restanser enklere. På hver kundes kontoutdrag kan du se den samlede saldoen, og på hver faktura og betaling kan du se hvordan pengene er allokert.
Feil i innbetalinger (kun innbetalingskort)
Hvis det er feil i en abonnents betaling, blir det ofte løst automatisk.
Ved overbetaling viser Iteras et tilgodehavende som automatisk motregnes i fremtidige fakturaer.
Ved underbetaling sender systemet en purring på restbeløpet.
Hvis en betaling er foretatt på en annen faktura for samme abonnent, omfordeles beløpet automatisk. Om nødvendig kan du manuelt frigjøre og reallokere beløpet.
Ubetalte fakturaer
Hvis en kunde ikke betaler i det hele tatt, har du i utgangspunktet to muligheter:
Stopp leveransen for å begrense tapet.
Send en purring for å få kunden til å betale.
Iteras gjør automatisk begge deler. Purringer i Iteras utstedes når vi når datoen fakturaen skulle vært betalt (forfallsdatoen) pluss en margin på noen dager for å ta høyde for at det på noen betalingsformer kan ta noen dager før betalingene er registrert automatisk i Iteras.
Med purring oppstår det mange interessante tilfeller, så det er en del automasjon i Iteras for å håndtere dette smidig. Hva f.eks. hvis en kunde har kommet til å betale 200 kr. i stedet for 205 kr.? Kanskje er det da bedre å ettergi, dvs. kreditere, de resterende 5 kr. i stedet for å sende en purring på beløpet. Under innstillinger kan man tilpasse automatikken etter hva man synes er passende.
Rent teknisk behandles purrebrev i Iteras nesten som fakturerte ytelser; konseptuelt er det enklest å tenke på dem slik.
Økonomirapporter
Iteras har rapporter som viser de aggregerte fakturerte beløp, krediteringer, innbetalinger og utbetalinger. De kan brukes internt (f.eks. til lønnsomhetsanalyse) og til skatte-/moms-rapportering.
Omsetning - viser hva som er fakturert og kreditert i en periode. Den viser også periodisert inntekt, dvs. den delen som svarer til leveranser i perioden.
Eksempel: Fakturer 120 kr. den 1. januar for et års digitalt abonnement: det fakturerte beløpet i januar er 120 kr., men den periodiserte (leverte) inntekten i januar er cirka 10 kr. (cirka, fordi januar har 31 dager, så det ikke er nøyaktig 1/12). Det hjelper deg med å følge forhåndsbetalte beløp hvor leveransen ennå ikke har skjedd, noe som også tilsvarer din leveringsgjeld til abonnenten.
Fakturaer - viser fakturaer. Kan vise debitorer, dvs. fakturaer som ennå ikke er betalt.
Betalinger - viser alle innbetalinger og utbetalinger registrert i systemet; nyttig for å verifisere pengestrømmer og finne spesifikke transaksjoner.
Tilgodehavender - viser betalinger med overskytende beløp som ennå ikke er allokert.
Abonnentsaldi - viser en klassisk oppstilling av abonnenters saldi fordelt etter tid.