ITERAS fakturerer alle abonnenter fullautomatisk, uavhengig av hvordan fakturaen skal sendes. Følgende faktureringsmåter er tilgjengelige:
Papirfaktura (sendt separat): Skrives ut og sendes fullautomatisk av Betalingsservice ut fra filer som BS mottar fra Iteras én gang i døgnet (automatisk, uten at utgiveren skal foreta seg noe). En utskrevet papirfaktura er standard faktureringsmetode når man fakturerer via BS. Det vil si at alle som ikke er tilmeldt elektronisk fakturering til nettbank eller automatisk trekk via Betalingsservice får en papirfaktura.
Papirfaktura (levert med bladet): Skrives ut av utgiver selv ut fra fil med adresserings- og innbetalingskortopplysninger, som trekkes i Iteras.
Elektronisk faktura til nettbank: Leveres via BS til abonnentens nettbank. I prinsippet smart, men i praksis fungerer det ikke særlig bra, da bankene ikke alltid er like gode til å informere Nets når en abonnent bytter bank. Da havner innbetalingskortet i abonnentens gamle bank, hvor abonnenten ikke oppdager det.
Automatisk trekk via Betalingsservice: Hvis abonnenten er tilmeldt Betalingsservice, trekkes beløpet uten at abonnenten skal godkjenne det. Trekket varsles da på BS-oppkrevingsoversikten. Det sendes ikke separat faktura.
E-postfaktura: Fakturaen sendes som e-post. Det er vedlagt pdf-kopi av fakturaen, til dem som foretrekker dette.
NemHandel (EAN): Fakturaen leveres via NemHandel-systemet, som Iteras integrerer med. Det medsendes innbetalingskortlinjer, da NemHandel-systemet ikke har betalingsvarsling, så betalingen varsles via BS.
Kortbetaling (f.eks. BankAxept, VISA, MasterCard) og andre betalingsmetoder: Faktura sendes via e-post med lenke til de betalingsmetodene som tilbys. Hvis abonnenten har tillatt det, kan beløpet i stedet trekkes automatisk, og fakturaen/kvitteringen sendes da enten i forbindelse med trekket eller et antall dager før, avhengig av systemoppsett. Merk at kortbetaling krever innløsningsavtale. Iteras’ kortbetaling og andre betalingsmetoder kjører via Quickpay eller Adyen (globalt). Se her hvilke betalingsmetoder vi støtter via Quickpay og via Adyen.
Hvordan velges faktureringsmetode?
Hvordan en abonnent faktureres, avhenger dels av utgiverens valg av foretrukket faktureringsmåte, og dels av hvilke betalingsmetoder som tilbys i påmeldingsskjemaet eller velges når abonnementet opprettes (merk at det er abonnementet og ikke abonnenten som har faktureringsmåten tilknyttet – en abonnent med to abonnementer kan altså godt bli fakturert på to forskjellige måter!).
Under forretningsenhetens innstillinger (Konto > Forretningsenhet) velges under “Fakturering og betaling” en foretrukket faktureringsform. Her kan det velges mellom E-post, BS Innbetalingskort, Printselv innbetalingskort, Foreløpig utsatt og Manuell. Dette er den faktureringsmetoden systemet faller tilbake på, hvis det ikke velges annen faktureringsmåte i påmeldingen/opprettelsen av abonnementet.
Slik velges de forskjellige faktureringsmåtene:
Papirfaktura (sendt separat): Velg BS Innbetalingskort, og abonnentene vil motta en papirfaktura – med mindre de er tilmeldt automatisk trekk via Betalingsservice, elektronisk faktura til nettbank eller har lagt inn et EAN-nummer.
Papirfaktura (levert med bladet): Velg Printselv innbetalingskort, og bruk adresseringsformatet “Generell med innbetalingskort”.
Elektronisk faktura til nettbank: Velg BS Innbetalingskort. Denne faktureringsformen krever at abonnenten åpner for mottak av elektroniske fakturaer i sin nettbank, så du kan ikke i seg selv velge denne faktureringsformen – den velges av abonnenten. Hvis ikke, mottar abonnenten en papirfaktura.
Automatisk trekk via Betalingsservice: Velg BS Innbetalingskort. Denne faktureringsformen krever at abonnenten melder seg inn i Betalingsservice, så i utgangspunktet er det abonnenten som velger denne faktureringsformen. Snakk med support hvis du ønsker en oppsettning hvor denne faktureringsformen gjøres obligatorisk for abonnenten.
E-postfaktura: Velg E-post
NemHandel (EAN): Legg inn et EAN-nummer på den enkelte abonnent. Overstyrer alle andre faktureringsformer, men kan ikke velges som generell faktureringsmåte, ettersom EAN-nummer kreves.
Kortbetaling og Vipps: Velg E-post. Faktura sendes på e-post, og her er det lenke til betaling med kort/Vipps. Hvis det er avtale om abonnementstrekk på kort sendes bare en faktura som kvittering (dvs. med angivelse av at den er betalt) til kunden, etter at betalingen er trukket, og kortdata må kun oppgis ved påmelding. Fakturaen kan også sendes før betalingen trekkes.
Uansett hvilken foretrukket faktureringsmåte som velges, kan en annen faktureringsmåte velges på det enkelte abonnement når abonnenten opprettes manuelt, eller i forbindelse med dataimport. Du kan også som utgiver åpne for at abonnenten selv kan velge en bestemt fakturerings-/betalingsmåte i påmeldingsskjemaet. Disse valgene vil overstyre foretrukket faktureringsmåte.
Når faktureres abonnenten?
Siden faktureringen skjer fullautomatisk uten at utgiver skal foreta seg noe, er det Iteras som beregner når fakturaen eller purringen skal sendes. Kort fortalt sendes en faktura når en abonnementsperiode er utløpt. Nystartede abonnenter får enten fakturaen med en gang, eller forsinket slik at den kommer omtrent samtidig som abonnentens første nummer – avhengig av hva utgiveren har valgt. Det er grunnprinsippene, men det finnes både detaljer og avvik fra grunnprinsippene, som beskrives nedenfor.
For det første må man skille mellom kampanjer hvor det telles nummer, og kampanjer som går på tid. Det er relevant i forhold til hva som definerer utløp av en kampanje, ettersom det er utløpet som igangsetter faktureringen – eller rettere: Utløpstidspunktet er fikspunktet som videreføringen defineres i forhold til (videreføringen kan være samme dag eller settes til å skje tidligere), og videreføringen styrer faktureringen. Hvis det telles nummer, løper en kampanje ufravikelig ut når siste nummer i en periode trekkes – det vil si, når antall blader til gode går fra 1 til 0. På tidsbaserte kampanjer skjer utløpet når siste dag på kampanjen er gått. På utløpsdatoen eksekveres videreføringsinstruksen på kampanjen. Den kan enten være at kampanjen stoppes, men fakturering skjer selvfølgelig bare hvis den videreføres til en ny periode, enten det er samme kampanje som den nettopp utløpte, eller en annen. Så i utgangspunktet vil fornyelsesfakturaer bli sendt ved kjøringen av siste nummer i en periode, når det telles nummer (som typisk vil være 10–15 dager før siste nummer mottas av abonnenten), og på utløpsdagen på tidsbaserte kampanjer.
Disse grunnprinsippene kan modereres på følgende måter:
Hvis det faktureres over Betalingsservice, vil man som oftest ønske at videreføringen av kampanjen skjer senest den 18. i måneden, ettersom man da kan nå å få de automatiske Betalingsservice-oppkrevningene med, som vi sender inn ca. 6 bankdager før månedsslutt. Derfor vil man på nummerbaserte kampanjer ofte sette sin tildeling til å skje senest den 18., hvis den likevel ligger rundt de dagene (noe den ofte gjør, da mange magasiner utkommer rundt den 1., og kjøringene skjer som regel 10–15 dager før). Det er f.eks. dumt å ha kjøring den 20., hvis man fakturerer over BS. Og på tidsbaserte kampanjer vil man av samme grunn sette videreføring av kampanjen til å skje f.eks. 15 dager før. Merk at det i desember er tidligere frist pga. juleferien – det varierer litt fra år til år. Merk også at BS-oppkrevningene ignorerer en eventuell forsinkelse av oppkrevingen, ettersom det er en “naturlig” forsinkelse i forløpet. Disse sendes altså ved videreføring, slik at de kan nå å komme med den 19. En siste bemerkning: Videreføring av kampanjen er ikke det samme som start av neste kampanje, ettersom en kampanje godt kan være videreført for å kunne faktureres via BS, men fortsatt avvente sin startdato. I så fall vil den tidligere kampanjen fortsatt være aktiv. Begge vil synes under abonnenten.
Det er mulig å forsinke faktureringen av både første periode og senere perioder. Forsinkelse av faktureringen på nummerbaserte kampanjer medfører at faktureringen/oppkrevingen skjer på utgivelsesdagen i stedet for kjøredagen. Og på tidsbaserte betyr forsinkelsen tilsvarende at det faktureres på periodens startdato og ikke på en eventuell tidligere videreføringsdato. For nystartede abonnenter har valget betydning for om det kreves betaling ved påmelding eller ved start av abonnementet – det har selvfølgelig bare betydning hvis starten skjer senere enn påmeldingen. Det kan f.eks. skje på grunn av synkronisering, som er neste punkt.
Det er mulig å synkronisere oppkrevningene, slik at alle abonnenter faktureres i starten av hvert år, kvartal eller måned. I så fall må man ta stilling til hva som skal skje med første mellomperiode, når en abonnent melder seg inn på andre tidspunkter: Skal start utsettes til neste oppkrevningstidspunkt, eller skal det skje en forholdsmessig oppkreving av perioden fram til starttidspunktet. Merk at man også kan videreføre synkroniserte kampanjer før tid med hensyn til BS-oppkreving (som beskrevet under pkt. 1), ettersom BS-oppkrevninger i så fall også her ignorerer en eventuell forsinkelse av oppkrevingen til den 1., og i stedet sendes på videreføringstidspunktet.
Betalingsservice kan for øvrig være opptil sju dager om å levere FI-innbetalingskort fra vi sender det. Denne forsinkelsen tar Iteras ikke hensyn til.
Les om kjøringer i Iteras her. Kjøringene styrer når på dagen den faktiske utsendelsen skjer.
En siste bemerkning om faktureringstidspunkt er at det som regel er lurt å gjenfakturere abonnenter i god tid før starten av den nye perioden, slik at de kan rekke å si opp før de får tilsendt blader som de kanskje ikke ønsker å betale for. Det sparer potensielt både utgiver og abonnent for irritasjon.