Det skiljs mellan två typer av “manuell fakturering”:
Manuell godkännande av fakturering, där Iteras först utfärdar fakturan när det manuellt initieras av en användare;
Manuell leverans av en faktura, vilket beror på att Iteras inte kan leverera fakturan automatiskt.
Manuellt godkännande kan aktiveras för hela kontot, vilket oftast görs vid migrering till Iteras. Man kan också välja att ställa in specifika abonnemang eller affärspolicys att kräva manuellt godkännande av fakturering, till exempel om man årligen förhandlar priset med en stor kund.
Manuell fakturaleverans för en kund uppstår typiskt om nödvändig information saknas i kunduppgifterna, såsom e-post och adress. Man kan också sätta faktureringssättet på abonnemanget till “Manuellt”, om man till exempel bara har några få kunder utomlands och det är enklare att själv skriva ut och skicka fakturan.
Båda typerna kan uppstå även om kontot är inställt på helautomatisk fakturering. Därför bör man regelbundet kontrollera om det har dykt upp fakturor som behöver utfärdas eller skickas manuellt.
Om en faktura inte har skickats till abonnenten, startas inte heller den automatiska hanteringen av påminnelser och eventuell avstängning och stopp.
Båda typerna finns under samma menyalternativ i Iteras. För att komma åt manuell fakturering, klicka på “Abonnenter” i vänstermenyn och välj därefter “Manuell fakturering”.
Man hittar fyra alternativ i den horisontella menyn på sidan:
Fakturera abonnemang manuellt (godkännande av fakturering)
Under fliken “Fakturera abonnemang manuellt” hittar man alla abonnemang som är redo för fakturering. Här kan man dubbelkontrollera fakturans innehåll innan den skickas iväg och därefter godkänna faktureringen.
Här visas även abonnemang som faktureras via “Manuellt”, vanligtvis eftersom ingen faktureringsmetoder kan användas för att skicka fakturan. I dessa fall bör man undersöka vad som hindrar automatisk fakturering och eventuellt också överväga om ett stopp eller en avstängning av abonnemanget bör göras.
Välj den affärsenhet du vill se väntande fakturor för och filtrera eventuellt ytterligare i de andra fälten. När man har gjort de önskade inställningarna ska man trycka på knappen “Visa”.
Man får en lista över fakturor som ska godkännas innan de utfärdas.
Man kan se de specifika fakturorna genom att klicka på fakturaikonen längst till vänster eller öppna abonnenten genom att klicka på den blå texten med kundnummer och namn, om man vill ha mer information. Man kan också klicka på abonnemangsnamnet för att se vilket specifikt abonnemang fakturan hör till.
När man har gått igenom fakturorna i listan och kontrollerat att de är korrekta, samt eventuellt justerat abonnemanget/kampanjen så att fakturan blir riktig, kan man markera kryssrutan till vänster.
Om kryssrutan högst upp (i linje med tabellens rubriker) markeras, väljs alla fakturor i listan.
Om du väljer att godkänna alla eller endast vissa, ska du därefter scrolla ner till botten av sidan och längst ner i högra hörnet klicka på knappen “Skapa fakturor för de valda abonnemangen”.
Därefter visas en rad högst upp på sidan med hur många fakturor som har utfärdats. Om det uppstår fel kommer ett felmeddelande att visas här.
Förfallna fakturor (godkännande av påminnelser)
Under fliken “Förfallna fakturor” hittar man alla obetalda fakturor som är redo för påminnelse. Läs artikeln om påminnelseinställningar.
Vanligtvis dyker det inte upp fakturor här, om man inte i affärspolicyn specifikt har ställt in att påminnelser ska godkännas manuellt (t.ex. om man vill prata med kunden innan en påminnelse skickas).
Påminnelser är avgörande för hantering av förfall, dvs. avstängning och eventuellt stopp av abonnemanget om fakturan inte betalas.
Visningen i denna flik fungerar på samma sätt som godkännande av fakturering under fliken “Fakturera abonnemang manuellt”. Skillnaden är att när man klickar på knappen “Godkänn förfallohantering för valda fakturor”, sker nästa steg i förfallsprocessen, t.ex. att en påminnelse skickas, abonnemanget stängs av eller stoppas, eller att fakturan får status “i rest”.
Fakturaleverans
Under fliken “Fakturaleverans” finns fakturor som inte kunde skickas automatiskt. Det kan både vara kunder som är inställda på manuell fakturering, saknar tillräcklig information för automatisk fakturering, eller där automatiska faktureringsmetoder av någon anledning har misslyckats. De ska därför skickas manuellt, dvs. utgivaren måste själv se till att kunden tar emot dessa fakturor eller påminnelser.
När man har valt affärsenhet (om man har fler än en) och tryckt på knappen “Visa”, får man nedanstående vy med antal fakturor som väntar på manuell fakturering eller påminnelse.
När man klickar på siffran förs man vidare till vyn under Ekonomi > Fakturor, där man kan se vilka fakturor och påminnelser som ska skickas manuellt. Här bör man undersöka varför fakturorna inte skickas automatiskt och eventuellt redigera kunduppgifter eller avsluta abonnemanget.
Både från sidan “Fakturaleverans” och sidan Ekonomi > Fakturor kan man välja att exportera fakturor som:
Individuella XML-filer
Samlad PDF
Individuella PDF:er
Och därefter markera dem alla som skickade.
Om en faktura inte har skickats till abonnenten, startas inte heller den automatiska hanteringen av påminnelser och eventuell avstängning och stopp.