ITERAS debiterar alla Prenumeranter helt automatiskt. Automatiseringen kan dock frångås på alla nivåer om så önskas.
Debitering består av att en faktura skickas till prenumeranten. Om det finns ett betalningsavtal med prenumeranten kan debiteringen även bestå av en automatisk debitering av det fakturerade beloppet.
Fakturerings- och debiteringssätt
E-postfaktura: Fakturan skickas som e-post. Det bifogas en PDF-kopia av fakturan för kunder som behöver skriva ut fakturan eller läsa in den i ett automatiskt system. På fakturan finns länk till de betalningsalternativ som utgivaren erbjuder. E-post är det vanligaste faktureringssättet om det inte finns ett betalningsavtal med prenumeranten. Om det finns ett betalningsavtal skickas, beroende på konfiguration, även en e-postfaktura som kvitto före, samtidigt med eller efter debiteringen.
Pappersfaktura (skickas separat): Skrivs ut och skickas helt automatiskt av Pingen eller Betalingsservice (DK) utifrån filer som automatiskt laddas upp från Iteras en gång per dygn. Pappersfaktura används typiskt om en prenumerant inte har en e-postadress registrerad, t.ex. om Prenumeranter har importerats till Iteras från ett äldre system. Iteras kan då falla tillbaka på pappersfakturering, där systemet annars inte skulle ha annat val än att sätta faktureringen som manuell, dvs. göra det till utgivarens ansvar att leverera fakturan. Därför rekommenderas att ha pappersfakturering som fallback-metod, vilket kräver ett avtal med Pingen eller Mastercard Payment Services (Betalingsservice).
Skriv-själv pappersfaktura för leverans med magasin/annan produkt (DK/NO): En traditionell faktureringsmetod, där utgivaren själv – eller snarare utgivarens samarbetspartners (tryckeri/packeri/distributör) – skriver ut fakturan från en fil med fakturerings-, adresserings- och inbetalningskortsuppgifter (DK/NO) som hämtas i Iteras. Fakturan används då typiskt som adressbärare i ett folierat magasin. Metoden kan kombineras med betalningsavtal, eftersom Prenumeranter som debiteras automatiskt då bara får en nollfaktura som adressbärare (använder man denna metod för adressering måste alla magasin ha ett adressbärarark ilagt).
Elektronisk faktura till nätbank (DK): Levereras via BS till prenumerantens nätbank. I princip smart, men i praktiken fungerar det inte särskilt bra, eftersom bankerna inte alltid är lika bra på att meddela Nets när en prenumerant byter bank. Och då hamnar inbetalningskortet i prenumerantens gamla bank, där prenumeranten inte märker det.
Automatiskt drag via Betalingsservice (DK): Om prenumeranten är ansluten till Betalingsservice dras beloppet utan att prenumeranten behöver godkänna det. Dragningen aviseras då på BS-debiteringsöversikten. Det skickas ingen separat e-postfaktura.
Peppol (EAN – f.d. NemHandel) (DK): Om ett EAN-nummer är inmatat levereras fakturan via Peppol-systemet som Iteras integrerar med. Betalningsavtal ignoreras, men inbetalningskortsrader bifogas, eftersom Peppol-systemet inte har någon funktion för betalningsavisering, så betalningen aviseras via PBS. Det skickas ingen separat e-postfaktura.
Automatisk kortbetalning (t.ex. Dankort, VISA, MasterCard, m.fl.): Debitering sker automatiskt via det ingångna betalningsavtalet. Faktura kan skickas som kvitto, antingen i samband med dragningen eller ett antal dagar före, beroende på inställning. Observera att kortbetalning kräver inlösenavtal. Iteras kortbetalning och andra betalningsmetoder kör via ePay (som vi rekommenderar p.g.a. möjligheten till automatisk uppdatering av utgångna kort), Quickpay eller Adyen (som har många betalningsmöjligheter för hela världen och som främst är relevant för lite större företag). Se här vilka betalningsmetoder vi stödjer via respektive ePay, Quickpay och Adyen.
Vipps MobilePay: Debiteringen sker automatiskt via Vipps MobilePay. För löpande betalningar kan det (p.g.a. Vipps MobilePays regler) tidigast ske två dagar efter att man begär betalningen, men Iteras försöker träffa fakturans förfallodatum. Vid upprättandet av avtalet drar vi pengarna för det abonnemang som beställs direkt i samband med upprättandet av avtalet. Faktura kan skickas som kvitto via e-post.
Apple Pay: Debitering sker automatiskt via Apple Pay. Det ligger en vanlig kortbetalning bakom Apple Pay och därför fungerar det på samma sätt. Faktura kan skickas som kvitto via e-post.
Hur väljs faktureringsmetod?
Prenumeranten väljer vid anmälan i anmälningsformuläret bland de fakturerings- och betalningssätt som utgivaren erbjuder. Ingås ett betalningsavtal blir detta det använda debiteringssättet framåt, och då behöver ingen faktureringsmetod väljas.
Om prenumeranten inte anmäls via ett anmälningsformulär utan genom någon form av import kan debiteringssättet antingen anges i importen (vid kortbetalning måste kortbetalningsavtal kopplas efter importen), eller så faller man tillbaka på utgivarens valda föredragna debiteringssätt – typiskt e-post.
Observera att det är abonnemanget och inte prenumeranten som har faktureringssättet kopplat – en prenumerant med två abonnemang kan alltså mycket väl faktureras på två olika sätt.
Om inget val görs faller systemet tillbaka på e-post som faktureringssätt, men det är också möjligt att välja Manuellt, pappersfakturor (via Pingen eller PBS (DK)) eller skriv-själv-fakturor. Det görs under affärsenhetens affärspolicy (Konto > Affärsenheter > Affärspolicy, och möjligheterna visas beroende på hur integrationerna är konfigurerade.
Oavsett vilket föredraget faktureringssätt som väljs kan ett annat faktureringssätt väljas på det enskilda abonnemanget när prenumeranten skapas manuellt, eller i samband med dataimport.
När faktureras prenumeranten?
Eftersom faktureringen sker helt automatiskt utan att utgivaren behöver göra något är det Iteras som beräknar när fakturan eller påminnelsen ska skickas.
Utgångspunkten är naturligtvis utgången av en abonnemangsperiod. I inställningarna styrs om fakturan ska skickas ett antal dagar före periodens utgång, vid periodens start, eller vid andra tidpunkter. Särskilda inställningar kan göras för nyanmälda prenumeranter.
Utgången av ett abonnemang definieras olika beroende på om abonnemanget baseras på tid eller antal leveranser. På tidsbaserade kampanjer sker utgången när sista dagen på kampanjen har passerat. För abonnemang baserade på antal leveranser löper abonnemanget ut när sista leveransen körs – dvs. när antalet leveranser till godo går från 1 till 0.
På utgångsdatumet verkställs vidareföringsinstruktionen på kampanjen. Den kan antingen vara att abonnemanget stoppas, men fakturering sker naturligtvis bara om det vidareförs till en ny period, oavsett om det är samma kampanj som den nyss utgångna, eller en annan. Så i utgångsläget kommer förnyelsefakturor att skickas vid körningen av sista numret i en period när man räknar nummer (vilket typiskt är 10–15 dagar innan sista numret tas emot av prenumeranten), och på utgångsdagen för tidsbaserade abonnemang.
Dessa grundprinciper kan modifieras på följande sätt:
Om man fakturerar via Betalingsservice vill man oftast att vidareföringen av kampanjen sker senast den 18:e i månaden, eftersom man då hinner få med de automatiska Betalingsservice-debiteringarna som vi skickar in ca 6 bankdagar före månadsskiftet. Därför sätter man på nummerbaserade kampanjer ofta sin tilldelning att ske senast den 18:e om den ändå ligger kring de dagarna (vilket den ofta gör, då många magasin utkommer kring den 1:a, och körningarna sker vanligtvis 10–15 dagar tidigare). Det är t.ex. dumt att ha körning den 20:e om man fakturerar via BS. Och för tidsbaserade kampanjer sätter man av samma skäl vidareföringen av kampanjen till t.ex. 15 dagar före. Observera att det i december är tidigare sista datum p.g.a. julledigheten – det varierar lite från år till år. Notera också att BS-debiteringarna ignorerar en eventuell fördröjning av debiteringen, eftersom det finns en "naturlig" fördröjning i flödet. Dessa skickas alltså vid vidareföringen så att de kan komma med den 19:e. En sista anmärkning: Vidareföring av kampanjen är inte detsamma som start av nästa kampanj, eftersom en kampanj kan vara vidareförd för att kunna faktureras via BS men ändå invänta sitt startdatum. I så fall kommer den tidigare kampanjen fortsatt vara aktiv. Båda kommer att synas under prenumeranten.
Det är möjligt att fördröja faktureringen av både första perioden och efterföljande perioder. Fördröjning av faktureringen på nummerbaserade kampanjer medför att faktureringen/debiteringen sker på utgivningsdagen i stället för körningsdagen. Och för tidsbaserade betyder fördröjningen på motsvarande sätt att det faktureras på periodens startdatum och inte på en ev. tidigare vidareföringsdatum. För nystartade prenumeranter har valet betydelse för om det debiteras vid anmälan eller vid start av abonnemanget – det har förstås bara betydelse om starten sker senare än anmälan. Det kan t.ex. ske p.g.a. synkronisering, som är nästa punkt.
Det är möjligt att synkronisera debiteringarna, så att alla prenumeranter debiteras i början av varje år, kvartal eller månad. I så fall måste man ta ställning till vad som ska ske med den första mellanperioden när en prenumerant anmäler sig vid andra tidpunkter: Ska start skjutas upp till nästa debiteringstidpunkt, eller ska det ske en proportionell debitering av perioden fram till starttidpunkten. Observera att man också kan vidareföra synkroniserade kampanjer i förtid i syfte att få med BS-debitering (som beskrivits under pkt. 1), eftersom BS-debiteringar även här ignorerar en eventuell fördröjning av debiteringen till den 1:a och i stället skickas vid vidareföringstidpunkten.
Betalingsservice (DK) kan dessutom ta upp till sju dagar på sig att leverera FI-inbetalningskort från det att vi skickar dem. Denna fördröjning tar Iteras inte hänsyn till.
Läs om körningar i Iteras här. Körningarna styr när på dagen den faktiska utsändningen sker.
En sista anmärkning kring faktureringstidpunkt är att det vanligtvis är smart att genfakturera prenumeranter i god tid före starten av den nya perioden, eftersom de då hinner säga upp innan de får skickat tidningar som de kanske inte vill betala för. Det sparar potentiellt både utgivare och prenumerant besvär.