Det är möjligt att registrera en kontant betalning av en faktura, t.ex. för att en prenumerant har överfört ett belopp till ett konto, eller rentav har kommit förbi med ett kontant belopp som har mottagits av utgivaren.
Ibland har utgivaren flera “kontantkassor”, t.ex. bankkonto, kassa i receptionen, m.m. I så fall ska det skapas möjlighet att ange i vilken kassa kontanterna har betalats in.
Dette görs genom att sätta upp ett anpassat fält på betalningar, där typen är “Val av ett alternativ”. Därefter lägger man upp de önskade kassorna som alternativ.
I samband med detta finns möjligheten att skapa en “falsk” kassa för avskrivning av kundförluster. Om nu en prenumerant önskar att stoppa en prenumeration efter att några tidningar eller tidskrifter har levererats, men utan att prenumeranten till slut betalar fakturan, kan utgivaren välja att helt enkelt kreditera fakturan. Men vissa utgivare önskar i stället en särskild bokföringsmässig behandling av denna förlust, eftersom en leverans har skett. För detta ändamål kan man lägga till kontantkassan “Avskrivning” (eller vad man nu vill kalla den) och låtsas att fakturan betalas kontant med pengar till denna kassa. Denna information kan tas med ut i bokföringsutdraget (självklart förutsatt att detta används), där man väljer till kontantkassan som en kolumn. Därefter har man möjlighet att ge dessa förluster en särskild behandling i sitt ekonomisystem.