När man flyttar sin prenumerationshantering till Iteras uppstår en rad frågor som är speciella för övergångsperioden mellan två system. Vad gör man i sitt gamla system precis före övergången – ska man t.ex. vänta med att fakturera de prenumeranter som är mogna för fakturering till efter bytet? Vad händer när en kund efter bytet betalar en faktura från det gamla systemet? Hur hanteras stopp av prenumerationsperioder som involverar kreditering av fakturor från det gamla systemet? Dessa frågor är ämnet för denna artikel.
Observera att det kan finnas skillnader i hur data importeras till Iteras, och därför kan det förekomma variationer i förhållande till följande principer.
Fakturering fram till bytet
Om man under en period – en månad vore lämpligt – före bytet kan vänta med att fakturera faktureringsmogna prenumerationer till efter bytet till Iteras, är detta som regel en bra idé. Det betyder att perioden då det kommer in betalningar på fakturor som utfärdats av det gamla systemet efter bytet till Iteras blir kortare, och det blir färre betalningar att hantera manuellt. Iteras registrerar ju alla betalningar automatiskt efter bytet, och betalningar som är utfärdade av det gamla systemet kommer därför att misslyckas, eftersom vi inte känner till betalnings-id i Iteras. Dessa kan då exporteras som csv-fil och läsas in eller matas in i det gamla systemet, förutsatt att detta fortfarande är tillgängligt.
Fakturor från det gamla systemet betalas i det gamla systemet
Fakturor som har skapats i det gamla systemet bör påminnas färdigt i det gamla systemet, om det är praktiskt möjligt. Iteras utgår normalt från att för de prenumerationer som migreras till Iteras är den pågående perioden betald (se dock nästa punkt).
Om fakturor från det gamla systemet visar sig vara oindrivliga, dvs. aldrig blir betalda, krediteras de i det gamla systemet, och prenumerationen stoppas manuellt i Iteras.
Information om fakturerat, krediterat och betalt flyttas till Iteras
Belopp som är fakturerade, krediterade och betalda på den pågående perioden importeras till Iteras. På grundval av detta kan Iteras kreditera korrekt belopp när pågående prenumerationer stoppas före utgång. Läs mer om hur denna kreditering kan ske här.
Det kommer typiskt att finnas en bunt utskickade men obetalda fakturor vid övergångstidpunkten. För dessa finns två möjligheter vad gäller upplysning om betalning:
Man importerar dem som obetalda. Därmed kommer det vid ett stopp av prenumerationen i Iteras inte att frigöras ett belopp som kan återbetalas till kunden – dvs. det korrekta som ska ske. Emellertid kommer många prenumeranter som inte har betalat vid övergångstidpunkten att betala sin faktura efter övergångstidpunkten. Detta registreras som nämnt i det gamla systemet, men om denna lösning väljs måste man dessutom uppdatera uppgifterna om betalningen i Iteras.
Om det av någon anledning är opraktiskt att uppdatera Iteras med uppgifter om de dagliga betalningarna för fakturor från det tidigare systemet under perioden precis efter övergången, kan man i stället välja att fullt ut genomföra antagandet att alla prenumerationer som migreras är betalda, och registrera dem som betalda med ett belopp som motsvarar fakturabeloppet – även om de i verkligheten inte är betalda. Detta har nackdelen att stoppfunktionen vid stopp kommer fram till att det har betalats ett belopp som kan återbetalas till kunden, men det kan i vissa fall vara felaktigt. Man kan då antingen välja att ta detta som en – förmodligen mindre – förlust, eller så kan man göra en lösning där man registrerar utebliven betalning i ett customfält, som man sedan uppdaterar med inkommande betalningar (eftersom customfält är enklare att uppdatera via import eller API än ekonomifält, där informationen om betalning normalt läggs). Om man inte heller kan uppdatera customfältet har man dock reducerat antalet prenumerationer där man manuellt måste se efter i det gamla systemet om det har betalats eller inte, till det antal som var obetalda vid övergångstidpunkten (statistiskt sett omkring 1/12). Eftersom obetalda fakturor vanligtvis klargörs inom den första månaden behöver denna övergångsprocedur endast köras kortvarigt.
Stoppa betald prenumeration från det gamla systemet
När en prenumeration som har fakturerats och betalats i det gamla systemet stoppas i Iteras (vilket efter övergången kan ske under en period lika lång som den längsta prenumerationen), ser Iteras stoppfunktion till att beräkna korrekt belopp som ska krediteras, utifrån de svar som ges på när prenumerationen ska stoppas och när det ska betalas till. Observera att uppgiften om betalning är avgörande för vad stoppfunktionen beräknar av kreditering. Se mer under punkten ovan.
Stoppa obetald prenumeration från det gamla systemet
En annan situation är när en prenumeration som är fakturerad men inte betald i det gamla systemet stoppas i Iteras. Eftersom man typiskt får påminna färdigt på fakturorna från det gamla systemet under den första månaden efter övergången till Iteras, kommer detta endast att förekomma i den första tiden.
Det är en särskild problematik att prenumerationen och därmed leveransen är igång. Om det är fråga om fysiska produkter (och inte t.ex. “bara” en digital åtkomst) har det funnits kostnader förknippade med leveransen av produkten till kunden. Oavsett om det har funnits kostnader eller inte kommer utgivarens hållning ofta att vara att det ska betalas för den levererade perioden. Mediers policy på området varierar, men Iteras kommer ofta att kreditera återstoden av perioden och skicka om en uppdaterad betalningsanvisning, där det krediterade beloppet framgår som avdraget från det ursprungligen fakturerade beloppet. Detta stöds emellertid inte när Iteras inte har skapat fakturan.
Därför är lösningen att göra ett manuellt stopp med full kreditering om man inte har lagt in betalningen. Om man däremot har valt att lägga in en betalning på alla, även dem som inte har betalat, måste man göra ett stopp utan kreditering och sedan göra krediteringen i det gamla systemet. Därefter skapar man manuellt en faktura för den levererade perioden, där beloppet beräknas manuellt för den period som har levererats i förhållande till det totala fakturabeloppet.