På varje prenumerant/medlem finns en transaktionsöversikt som nås via knappen “Visa fakturor” uppe till höger när man är inne på en prenumerants konto. Här visas alla transaktioner på prenumerantens konto: Fakturor, kreditnotor, inbetalningar och utbetalningar.
Längst upp i översikten kan man välja mellan att visa alla transaktioner eller endast öppna transaktioner. Iteras håller automatiskt reda på vilka transaktioner som är öppna. Följande transaktioner räknas som öppna:
Fakturor som inte är 100% betalda
Kreditnotor till fakturor som inte är 100% betalda (eftersom en kreditnota alltid kommer att vara 100% knuten till ett belopp på en faktura)
Betalningar som inte är 100% fördelade
Betalningar som, även om de är 100% fördelade, bland annat är fördelade till en faktura som inte är 100% betald
Kreditnotor som kan hänföras till en betalning som inte är 100% fördelad (kreditering på en betald faktura resulterar normalt i ett fritt belopp på betalningen)
Sagt på ett annat sätt kommer betalningar som inte är fullt fördelade (dvs. har fria belopp) och kreditnotor som hör till fakturor som inte är fullt betalda (med avdrag för kreditnotor) att betraktas som öppna. Om fakturan däremot, med avdrag för kreditnotor, är fullt betald, kommer både fakturan och de kreditnotor som har frånräknats för att få räkningen att gå ihop inte att vara öppna. Om det senare tillkommer andra kreditnotor på fakturan, står de öppna tills det därigenom frigjorda beloppet utnyttjas eller återförs.
Om man har större företag som prenumeranter/medlemmar, där kunden har flera konton i Iteras (t.ex. för att företaget har flera lokationer), men betalar räkningar för olika konton från samma ekonomiavdelning, kan det hända att kreditnotor kvittas mellan konton. Detta illustreras bäst med ett exempel:
Kunden har 2 konton: 1 och 2. På konto 1 faktureras kr. 1.000, vilket betalas. Vid något tillfälle efter betalningen krediteras kr. 200 av fakturan, t.ex. för att en prenumerant i ett gruppabonnemang slutar. Därigenom frigörs 200 kr. av betalningen. På konto 2 faktureras kr. 2.000, men nu betalar kunden bara kr. 1.800, eftersom kreditnotan från konto 1 har kvittats. Kunden blandar alltså ihop de två kontona.
För att hantera detta i Iteras måste de 200 kr. som har frigjorts genom krediteringen på konto 1 flyttas till konto 2, så att de kan ingå i betalningen av fakturan där. Flytten sker genom att man använder funktionen “Återför” inne på betalningen på konto 1 och därefter registrerar betalningen på nytt på fakturan på konto 2. Då stämmer pengarna och alla transaktioner är stängda.