Iteras gör det enkelt att fakturera dina prenumeranter eller medlemmar, eftersom de flesta processer är automatiserade. Om du är ny inom bokföring hjälper det att få några nyckelbegrepp på plats först.
Fakturor och kreditnotor
Iteras håller reda på prenumerationer och det som levereras till varje prenumerant. När en kund ska debiteras genererar systemet en faktura - vilket betyder att någon är skyldig dig pengar.
Om du senare upptäcker att du har fakturerat för mycket - t.ex. för att en prenumeration annullerades - utfärdar du en kreditnota. En kreditnota nedskriver den ursprungliga fakturan (i Iteras kan endast fakturerade belopp krediteras).
Exempel: Du fakturerade 100 kr. och inser att 50 kr. var för mycket. Du utfärdar en kreditnota på 50 kr. knuten till den fakturan. Den förfallna saldot på fakturan är nu 100 kr.− 50 kr. = 50 kr.
I praktiken kan det hända att kunden får kreditnotan på 50 kr. och själv räknar ut ekvationen. Det föredrar många företag. Privata konsumenter, som i allmänhet är mindre bekanta med begrepp som faktura och kreditnota, vill oftast bara veta vad de ska betala. Därför skickar Iteras som standard inte kreditnotor, utan uppdaterade betalningsanvisningar där det krediterade beloppet är avdraget från totalen, så att man längst ner kan se vad man nu ska betala.
Om du har fakturerat för lite utfärdar du en ny faktura på restbeloppet. Alternativt kan du kreditera den ursprungliga fakturan fullt ut och utfärda en ersättningsfaktura med det korrekta totalbeloppet.
Rent tekniskt ändrar vi inte befintliga fakturor. Det är viktigt att bevara en korrekt historik av hänsyn till revision.
Inbetalningar och utbetalningar
Det räcker inte att hålla reda på vad som är skyldigt - pengarna måste också komma in. Om du fakturerar en kund 100 kr. förväntar du dig en inbetalning på 100 kr. kort därefter.
Eftersom Iteras är byggt för skalning håller systemet inbetalningar åtskilda från fakturor.
Om det finns en faktura på 100 kr., och du tar emot 100 kr., allokerar Iteras betalningen till fakturan och markerar den som fullt betald.
Om du senare krediterar 50 kr. på fakturan förblir fakturan fullt betald, men 50 kr. frigörs tillbaka till betalningen som oallokerat. Du kan återbetala de 50 kr. till prenumeranten eller låta dem stå som tillgodo. Utfärdas det ett par månader senare en ny faktura på 150 kr., kommer de 50 kr. automatiskt att kvittas så att 100 kr. återstår.
Viktigt: Allokering av en betalning utjämnar skulden på den konkreta fakturan, men ändrar inte fakturans belopp. Det enda sättet att nedskriva en faktura är via en kreditnota. En ny faktura på 200 kr. kommer därför fortfarande att lyda på 200 kr., men kan visa att 50 kr. redan är betalda, så 150 kr. återstår att betala.
Vissa ekonomisystem visar inte vilka konkreta fakturor som är betalda - bara kundens totala saldo. Iteras ger precision på fakturanivå, eftersom vissa kunder förväntar sig att en viss faktura står som betald när den är kvittad, och eftersom det gör uppföljning på konkreta restanser enklare. På varje kunds kontoöversikt kan du se det totala saldot, och på varje faktura och betalning kan du se hur pengarna är allokerade.
Fel i inbetalningar (endast inbetalningskort)
Om det finns fel i en prenumerants betalning löses det ofta automatiskt.
Vid överbetaIning visar Iteras ett tillgodo som automatiskt kvittas mot framtida fakturor.
Vid underbetalning skickar systemet en påminnelse på restbeloppet.
Om en betalning är gjord på en annan faktura för samma prenumerant omfördelas beloppet automatiskt. Vid behov kan du manuellt frigöra och återallokera beloppet.
Obetalda fakturor
Om en kund inte betalar alls har du i grunden två möjligheter:
Stoppa leveransen för att begränsa förlusten.
Skicka en påminnelse för att få kunden att betala.
Iteras gör automatiskt båda delarna. Påminnelser i Iteras utfärdas när vi når det datum fakturan skulle vara betald (förfallodatumet) plus en marginal på några dagar för att ta höjd för att det med vissa betalningsformer kan ta några dagar innan betalningarna är registrerade automatiskt i Iteras.
Med påminnelser uppstår en massa intressanta fall så det finns en del automatik i Iteras för att hantera detta friktionsfritt. Vad t.ex. om en kund råkat betala 200 kr. i stället för 205 kr.? Kanske är det då bättre att efterge, dvs. kreditera, de återstående 5 kr. i stället för att skicka en påminnelse på beloppet. Under inställningarna kan man anpassa automatiken efter vad man tycker är lämpligt.
Rent tekniskt behandlas påminnelsebrev i Iteras nästan som fakturerade tjänster; konceptuellt är det enklast att tänka på dem så.
Ekonomirapporter
Iteras har rapporter som visar de aggregerade fakturerade beloppen, krediteringar, inbetalningar och utbetalningar. De kan användas internt (t.ex. för lönsamhetsanalys) och för skatte-/momsrapportering.
Omsättning - visar vad som har fakturerats och krediterats under en period. Den visar också periodiserad intäkt, dvs. den del som motsvarar leveranser under perioden.
Exempel: Fakturera 120 kr. den 1 januari för ett års digital prenumeration: det fakturerade beloppet i januari är 120 kr., men den periodiserade (levererade) intäkten i januari är cirka 10 kr. (cirka, eftersom januari har 31 dagar, så det inte är exakt 1/12). Det hjälper dig att följa förutbetalda belopp där leveransen ännu inte har skett, vilket också motsvarar din leveransskuld till prenumeranten.
Fakturor - visar fakturor. Kan visa fordringar, dvs. fakturor som ännu inte är betalda.
Betalningar - visar alla inbetalningar och utbetalningar som registrerats i systemet; nyttig för att verifiera kassaflöden och hitta specifika transaktioner.
Tillgodohavanden - visar betalningar med överskjutande belopp som ännu inte är allokerade.
Prenumerantsaldon - visar en klassisk uppställning av prenumeranters saldon uppdelade i förhållande till tid.