Ibland uppstår fel i manuella åtgärder, som därefter registreras i systemet och måste rättas i efterhand. Som exempel: En misslyckad FIK-betalning (inbetalningskort) kopplas manuellt till en felaktig prenumerant, eller paketeriet bifogar en felaktig faktura till kunden. Resultatet blir att pengarna hamnar hos en helt annan prenumerant, som därför inte får några påminnelser om betalning.
Man behöver inte göra administrativa utbetalningar och inbetalningar för att registrera betalningen korrekt. Man kan enkelt flytta pengar från en kund till en annan med några få klick.
För överskådlighetens skull ger vi namn och nummer till de berörda prenumeranterna och fakturorna:
Johan Karlson (prenumerant nr. 7948) betalar in 49 kr på faktura 46047, som tillhör Eva Nilsson. Johan Karlsons faktura 46048 på 49 kr är fortfarande obetald.
Steg 1: Ta bort betalningen från Eva Nilssons faktura 46047
Öppna betalningen och tryck på “Frigör fördelning”, och fyll i formuläret.
Systemet visar dig nu fyra alternativ för vad du kan göra med betalningen. Välj “Överför till en annan prenumerant”.
När du fyller i prenumerantnumret berättar systemet vilken kund numret tillhör. Lägg eventuellt till en anteckning med förklaring à la "Betalning tillhör faktura 46048" och tryck på 'Överför belopp'
Steg 2: Registrera betalningen på Johan Karlsons faktura 46048
På Johan Karlsons prenumerantsida står nu 49 kr under Obetalda fakturor som betalingar med tillgodohavande. Dessa 49 kr ska fördelas på den korrekta fakturan.
Klicka först på det blå ID-numret till vänster (markerat med gult nedan).
Klicka på ‘Fördela på faktura’
Systemet väljer nu automatiskt den faktura som inte är betald. Klicka på “Fördela betalning på faktura”.
Obs: Om det finns flera obetalda fakturor måste du se till att välja rätt i rullgardinslistan.
Johan Karlsons fakturaöversikt visar nu att betalningen är registrerad korrekt på faktura 46048.
