I en bokföring ska man kunna stämma av siffrorna så att det nettofakturerade (dvs. fakturerat minus krediterat) beloppet är lika med kundfordringar + netto inbetalt (dvs. inbetalt minus utbetalt). Med andra ord: varje faktura är antingen betald eller obetald.
När avstämningen sker med siffror från Iteras rapporter (och inte i ett ekonomisystem med siffror från Iteras hämtade via API) används följande rapporter:
Omsättning: Visar fakturerade och krediterade belopp
Betalningar: Visar in- och utbetalningar
Prenumerantsaldon: Visar Prenumeranters saldon
Därutöver finns tre kompletterande specialrapporter:
Fakturor kan visa alla utställda fakturor, inklusive obetalda
Tillgodohavanden visar belopp som Prenumeranterna har till godo hos oss (i betydelsen "för mycket betalt", inte "ännu inte levererat").
Misslyckade inbetalningar visar betalningar från inbetalningsavi som p.g.a. felaktigt betalnings-ID inte kan matchas mot en faktura.
I Iteras utgår reskontra- och in-/utbetalningsrapporterna från det datum då betalningar registreras i Iteras – och inte från bankdatumet. Det är dock möjligt att ta ut en bankavstämningsrapport som utgår från beräknade bankdatum.
Som standard använder Iteras (det kan stängas av på alla nivåer, t.ex. globalt eller för enskilda Prenumeranter) automatiskt tillgodohavanden när fakturor skapas.
I en sådan situation finns det omsättning som inte motsvaras av en betalning, och ändå regleras fakturan så att saldot blir noll. Det beror helt enkelt på att saldot tidigare var till Prenumerantens fördel.
En annan källa till differenser är misslyckade inbetalningar som kan uppstå vid användning av inbetalningsavier. Det är inbetalningar som på grund av felaktigt inmatat betalnings-ID inte kan placeras på en faktura. De finns på bankkontot, men ingår först i inbetalningsrapporten i samma ögonblick som de registreras på en faktura. Därför måste man ta höjd för dem för att kunna stämma av bokföringen.