Under Ekonomi kan konfigureras ett eller flera fasta bokföringsutdrag, som kan hämtas manuellt eller automatiskt och importeras likaså manuellt eller automatiskt i ett ekonomisystem.
Utdraget innehåller alla de transaktioner i den valda perioden som i konfigurationen har angetts att man önskar. Det går att hämta:
fakturarader
kreditnotorader
periodiserad omsättning
inbetalningar
utbetalningar
betalningsfördelningar
När vi talar om fakturarader i stället för bara fakturor beror det på att det är raderna som exporteras som transaktioner, även om en faktura innehåller flera fakturarader. I sistnämnda fall kommer fakturan ofrånkomligen att ge flera transaktionsrader i utdraget.
Konfigurering av utdrag
Konfigurering av bokföringsutdrag sker under knappen “Opsætning” under Ekonomi > Bokföringsutdrag.
Det finns två element i inställningen, som gås igenom nedan.
1) Konfigurering av kolumner
För det första ska man definiera vilka kolumner man vill ha med i utdraget. När man börjar konfigureringen föreslår Iteras en samling typiska kolumner: Datum, transaktionsbeskrivning, belopp, valuta, debetkontonummer, kreditkontonummer samt två extra fält som t.ex. kan användas som avdelnings-“tags” (eller lämnas tomma). Det finns möjlighet att själv välja till fler eller ta bort några av de förvalda så att man får med de kolumner man behöver.
Customfält är också tillgängliga i utdraget. Om man t.ex. har flera kassor för kontantinbetalningar i huset kan man skapa ett customfält för betalningar som exporteras med som kolumn. Man kan också lägga customfält på kampanjer som exporteras.
Avstämning av inbetalningar
Ett par kommentarer ska knytas till fältet “betalningsform”, som kan användas om man vill styra betalningar från olika betalningsformer (t.ex. Visa-Dankort, Mastercard, Indbetalingskort etc.) in på olika finanskonton i sitt ekonomisystem i syfte att göra en automatisk avstämning av inbetalningar som registreras i Iteras mot inbetalningar som går in på banken.
När pengarna tas emot från kortbetalningar beror på det inlösenavtal man har, och det kan variera från kort till kort. Som standard kommer avgifter att vara dragna på internationella kort innan beloppet betalas ut (dvs. man får utbetalt fakturabeloppet minus avgiften), vilket gör automatisk avstämning svårare. Man kan därför be Nets att få utbetalt fullt belopp och avräkna avgifterna månadsvis. Detta är standard för Dankort.
Det är nödvändigt att känna till de fältvärden som kan förekomma. Dessa står i det följande till vänster om kolon, medan förklaringen står till höger om kolon. Man får naturligtvis bara de värden som man har betalningsavtal för.
“manual”: Manuell registrering av betalning
“netsdk-bs”: Betalingsservice
“netsdk-fikort”: BS Indbetalingskort
“american-express”: American Express
“amex”: American Express
“dankort”: Dankort
“visadankort”: Visa/Dankort
“diners”: Diners Club
“edankort”: eDankort
“fbg1886”: Forbrugsforeningen af 1886
“jcb”: JCB
“maestro”: Maestro
“mastercard“: Mastercard
“mastercard-debet”: Mastercard
“mobilepay-subscriptions”: MobilePay Subscriptions
“visa”: Visa
“visa-electron”: Visa (detta kan vara både Visa Debit och Visa Electron)
“paypal”: PayPal
“sofort”: SOFORT
“viabill”: ViaBill
“paii”: Paii
“sepadirectdebit”: SEPA Direct Debit
“bankgirot-receivables”: Bankgirot Inbetalningar
“bankgirot-autogiro”: Bankgirot Autogiro
Vid utbetalningar från kort kommer värdet att vara:
“card”
… medan det för övriga kommer att vara detsamma som för inbetalningar.
Om MobilePay används för engångsbetalningar (alltså inte MobilePay Subscriptions) kommer detta inte att framgå i utdraget. I stället kommer det kort som är kopplat till prenumerantens MobilePay att framgå.
2) Konfigurering av exportregler
Den andra delen av inställningen är konfigurering av exportregler. Här ställs in vilka uppgifter som önskas exporteras till vilka finanskonton.
Exportreglerna sätts upp i “block”, och man sätter upp så många block som det finns behov av. För varje block anges ett set debet- och kreditkontonummer och ev. extrafält, och sedan väljer man de transaktioner man vill ha på de aktuella kontonumren. Detta görs med följande valmöjligheter:
Poster
Det finns fyra huvudgrupper av poster som kan exporteras:
Faktura-/kreditnotorader: Här kan man välja om man vill ha alla fakturerade belopp in på samma konto, eller om man vill dela upp vissa – t.ex. moms eller rabatter – så att man lätt kan överblicka hur mycket rabatt man har gett. Det är inte möjligt att definiera egna kategorier (men kontakta oss om du har ett behov som inte täcks av de befintliga möjligheterna – om vi bedömer att behovet är generellt kan vi kanske lägga till en kategori till).
Periodiserad omsättning: Här får man det dagligt periodiserade värdet för varje abonnemang. Vid tidsbaserade abonnemang delas priset på abonnemanget upp i det antal dagar det löper, och vid utgåvebaserade abonnemang delas det upp i antal utgåvor och periodiseras på utgivningsdagen. Observera att detta utdrag ger mycket data, eftersom det kommer en rad för alla aktiva abonnemang varje dag, men drar (så har man t.ex. 5.000 Prenumeranter får man 5.000 x 30 = 150.000 rader per månad).
Betalningstransaktioner: Inbetalningar, utbetalningar och administrativa betalningsöverföringar (t.ex. betalningar mellan prenumerantkonton som inte i realiteten uttrycker ett in- eller utbetalt belopp på bankkontot).
Betalningsfördelningar/-frigörelser: Dessa poster ska ses som ett alternativ till betalningstransaktionerna, så att man använder antingen betalningstransaktioner eller betalningsfördelningar i sitt bokföringsutdrag. Det kräver lite närmare förklaring: Betalningar i Iteras är självständiga objekt som kan fördelas på olika sätt. Det illustreras bäst med ett exempel: En prenumerant mottar en faktura på 100 kr. Prenumeranten betalar in 100 kr på fakturan. Det kommer därmed en betalningstransaktion på 100 kr om man väljer att visa betalningstransaktioner, och det kommer att fördelas 100 kr till fakturan om man väljer att titta på betalningsfördelningar. Det är rakt på sak. Men nu ringer prenumeranten mitt i abonnemanget och önskar att abonnemanget stoppas. Hälften av fakturan krediteras. Därmed frigörs 50 kr av det betalda beloppet från fakturan. Det leder inte i sig till någon utbetalning från bankkontot till prenumeranten, så i betalningstransaktioner sker ingenting. Men betalningsfördelningar får en transaktionsrad med de 50 kr som har frigjorts. Prenumeranten har dessutom vid stoppet en annan delvis obetald faktura från en tidigare abonnemangsperiod där 25 kr återstår. 25 kr av de 50 kr som frigörs används på denna faktura, dvs. det sker en ny fördelning av en del av betalningen till den andra fakturan. Det medför inga pengar in på bankkontot, så här sker fortfarande ingenting under betalningstransaktioner, men det sker något under betalningsfördelningar. De sista 25 kr återbetalas till prenumeranten. Här sker både en fördelning av de 25 kr till en återbetalning och en faktisk utbetalning – dvs. här finns det 25 kr både i betalningstransaktioner och betalningar. Om prenumeranten betalar för mycket kan man också se belopp som inte fördelas, eftersom beloppet inte hör till någon faktura. Det kommer i så fall att framgå som en betalningstransaktion men inte som en betalningsfördelning.
Dessutom finns en extra kategori, “Bindningsomsättning”. Detta är en specialkategori avsedd för avancerade scenarier där man vid abonnemangsstart önskar intäktsföra ett belopp motsvarande en bindningsperiod på abonnemanget. Detta bör inte användas utan rådgivning från Iteras.
Filtrering
För vissa räcker det att fördela ovanstående poster på olika debet- och kreditkonton. För andra krävs mer filtrering.
Det är därför möjligt att lägga till en filtrering till exportregeln, så att ytterligare kriterier måste vara uppfyllda för att en transaktion ska tas med. Har man flera affärsenheter (CVR-nummer) kommer man typiskt att behöva bokföra dessa separat. Men det kan också vara att man vill filtrera på produkt- eller kampanjnivå, så att man på givna debet- och kreditkonton tar med bestämda produkter eller kampanjer.
Om man ger sig i kast med filtreringen ska man vara uppmärksam på att man får med allt. Om man t.ex. filtrerar på produkter kan man råka glömma en produkt, så att transaktioner på denna produkt inte kommer med ut. Och motsvarande med kampanjer. Det kommer man dock naturligtvis upptäcka vid avstämningen av räkenskaperna (där det kommer att finnas pengar på bankkontot som inte hör till någonstans).
Observera att det inte finns någon kontroll av samband mellan filtreringen av produkter och kampanjer, så att produktval leder till att endast kampanjer med dessa produkter kan väljas.
Inläsning i ekonomisystem
Manuellt utdrag
Om man vill ta ut transaktionerna manuellt sker detta helt enkelt genom att man anger det datumintervall som man önskar transaktioner för och därefter hämtar filen.
Observera att Iteras inte håller reda på vad som har exporterats och lästs in i ekonomisystemet. Man är alltså själv ansvarig för att hålla koll på att transaktioner inte läses in dubbelt, eller att man har “luckor i transaktionerna”. För att undvika detta ska man naturligtvis aldrig exportera och läsa in transaktioner för en dag innan klockan har passerat midnatt, eftersom det annars kan tillkomma fler transaktioner innan dagen är slut.
Maskinellt utdrag
Det rekommenderas – bl.a. för att undvika riskerna för fel när man använder manuella utdrag – att sätta upp ett automatiskt maskinellt utdrag av bokföringsrapporten via API. Den tekniska konfigurationen beskrivs här: https://app.iteras.dk/api/docs/server/financial/
Därmed kan överföringen av transaktioner från Iteras till ekonomisystemet automatiseras och ske t.ex. dagligen.
Upprättningen kräver naturligtvis hjälp av en tekniker.