Den här artikeln ger en översikt över Iteras och hur systemet fungerar. Vi rekommenderar alla nya kunder att läsa hela denna artikel för att förstå systemets grundläggande funktionssätt. Behöver du fräscha upp dina redovisningsbegrepp? Läs vår lättförståeliga artikel om redovisningsbegrepp.
Automatik betyder automatik
Iteras automatiserar bl.a. fakturering, inläsning av inbetalningar och utskick av påminnelser. Det betyder att fakturor normalt skickas utan att du behöver göra något – överhuvudtaget. Detsamma gäller påminnelser. Du behöver inte bekräfta något innan det sker (om inte manuell bekräftelse är aktiverad på fakturan), och du får inte besked när det har skett. Det bara sker. Du kan dock följa vad som faktureras i omsättnings- och debitorrapporterna (undantaget är fakturor som är satta till manuell avsändning – dessa skickas inte automatiskt av systemet).
Det skickas också automatiskt en ny faktura på restbeloppet om prenumeranten/medlemmen betalar för lite. Betalas det för mycket används överskjutande belopp automatiskt på nästa faktura.
När faktureras?
Som utgångspunkt faktureras när en prenumerant/ett medlem startar, och när prenumerations-/medlemsperioden ska förnyas. Men det finns många detaljer och inställningsmöjligheter – så många att vi har samlat dem i en separat artikel om fakturering.
När och hur skickas påminnelser?
Påminnelseproceduren ställer du in själv, och sedan kör den automatiskt därefter. Du kan naturligtvis också välja att inte skicka påminnelser alls.
Du kan välja mellan 1, 2 eller 3 påminnelser med individuell påminnelseavgift. Prenumerationerna/medlemskapen kan suspenderas vid 1:a, 2:a eller 3:e påminnelsen – de återaktiveras automatiskt när betalningen kommer in.
Påminnelserna skickas när betalningsfristen + ev. extra dagar du har angett har löpt ut.
Utgåvor eller tid
Iteras kan räkna på två sätt. Det ena är att en prenumerant/ett medlem köper ett antal utgåvor/nummer. Det andra är att prenumeranten/medlemmen köper en tidsperiod.
För nummerbaserade prenumerationer ska en utgivningsplan läggas in i systemet. Annars vet systemet inte vad som ska stå på fakturorna och när nummer ska dras. Det ska anges ett leveransdatum, vilket är det datum då prenumeranten/medlemmen får tidningen i sin brevlåda. Och ett tilldelningsdatum, vilket är det datum då adresslistan ska hämtas. Tilldelningen/körningarna sker vid midnatt, dvs. kl. 00:00 och varar i ett par minuter.
Tilldelningsdatumet är det viktigaste datumet i Iteras om man har nummerbaserade kampanjer. Mycket av systemets automatik sätts igång utifrån tilldelningsdatumen och deras effekt:
Det markeras vilka prenumeranter/medlemmar som är aktiva på tilldelningsdatumet. Man kan tänka på det som att det på varje aktiv prenumerant/medlem sätts ett kryss med det nummer som körs. Adresslistan hämtas baserat på dessa kryss, så även om du lägger till en prenumerant/medlem dagen efter tilldelningen men innan du hämtar adresslistan, kommer prenumeranten/medlemmen inte med på listan – för de har inget kryss. De var inte aktiva på tilldelningsdatumet.
Det dras ett nummer från de aktiva prenumeranternas/medlemmarnas tillgodohavande. Om de före tilldelningen har 1 nummer till godo hamnar de på 0, och därmed verkställs kampanjens fortsättningsinstruktion. Det leder till skapandet av nästa prenumerations-/medlemskapsperiod och utskick av faktura. Helt automatiskt!
Prenumerationer/medlemskap som är uppsagda till utgång avslutas.
Nya prenumeranter/medlemmar
Nya prenumeranter/medlemmar kan komma in via ett anmälningsformulär, typiskt på er webbplats. De kan också skapas manuellt, och slutligen kan vi importera dem åt er. Första och sista sättet är i stort sett automatiskt (bortsett från godkännandet av de prenumeranter/medlemmar som anmäler sig via webbplatsen).
Vid manuell skapelse uppstår frågan (om man har utgåvor, annars inte) om vilket startdatum man ska välja för att prenumeranten/medlemmen ska få antingen innevarande eller nästkommande nummer som det första. Det beror på om man använder daglistor eller inte.
Som utgångspunkt får en ny prenumerant/medlem nästa nummer som de hinner komma med på tilldelningen till. Det vill säga att man tittar framåt till nästa tilldelningsdatum och ser vilket nummer den tilldelningen hör till.
Om man aktiverar daglistor utgår systemet däremot från att innevarande nummer skickas hela vägen fram till tilldelningsdatumet för nästa nummer (kl. 00.01 på datumet). Det innebär därför att man manuellt ska skicka detta nummer till den nya prenumeranten/medlemmen. Efter tilldelningen är det tilldelade numret det nya innevarande. Om detta nummer inte har mottagits från tryckeriet väntar man med att skicka till nytillkomna prenumeranter mellan tilldelningsdatum och mottagandet.
Det är viktigt att man är konsekvent. Om daglistor är aktiverade SKA man skicka innevarande nummer manuellt, eftersom systemet då skriver detta på första fakturan. Om man inte önskar detta ska daglistor stängas av, och då ska man INTE skicka första numret till någon – överhuvudtaget.
Stoppa prenumerationer/medlemskap
Stop-funktionen i Iteras är komplex. Den tar höjd för en lång rad situationer. Har prenumeranten/medlemmen fått tidningar levererade eller inte? Har prenumeranten/medlemmen betalat eller delvis betalat? Finns det påminnelseavgifter? Önskar man att prenumeranten/medlemmen ska betala, eller ska det debiterade beloppet krediteras? Finns det redan krediteringar på fakturan? Finns det andra prenumerationer/medlemskap på fakturan?
Detta bara för att säga att vi har tänkt på det mesta – så det är i regel bara att använda funktionen, och så visar systemet resultatet.
Ibland resulterar stoppet i att en del av fakturan krediteras och skickas igen. Andra gånger kan det uppstå ett tillgodohavande. Tillgodohavanden kan eventuellt återföras till prenumeranten/medlemmen via manuell kontoöverföring. I annat fall står de kvar på listan över tillgodohavanden och används automatiskt nästa gång prenumeranten/medlemmen får en faktura – om det någonsin sker. Kom därför ihåg att markera återförda belopp som behandlade.
Observera att du generellt inte ska kreditera fakturor – det sköter stopfunktionen. Kreditering används i regel främst för att rätta till felhantering.
Adressering
Iteras kan spotta ut adresseringslistor i Post Danmarks två format Udgiver 2 och Udgiver 3. Vi har också ett lättläst format, ”Iteras1”, som kan användas om ni inte får tvättat adresser hos Post Danmark eller Bladkompagniet.
Adresseringslistor för ett givet nummer kan först beställas efter att tilldelningen har skett (dvs. efter att ”kryssen” har satts vid de aktiva prenumeranterna/medlemmarna, klockan strax efter 12 på tilldelningsdagen – ”strax efter”, eftersom tilldelningen tar några minuter, eller när man har gjort tilldelningen manuellt).
Det är möjligt att hämta en adresseringslista över aktiva prenumeranter/medlemmar per dagens datum, om senare inlagda prenumeranter/medlemmar ska med. Men det är viktigt att förstå att senare inlagda prenumeranter/medlemmar inte är markerade som aktiva vid tilldelningstidpunkten, och därför vet systemet inte att dessa prenumeranter/medlemmar har fått numret! Det kommer att stå fel startnummer på dessa prenumeranters/medlemmars faktura, och de får inte automatiskt draget ett nummer från sitt antal. Det är därför bäst att kontakta oss om du får detta behov.
Vad ska jag komma ihåg?
Med all automatik kan man lätt glömma de få saker man faktiskt ska komma ihåg i Iteras. Dessa är:
Godkänna nya prenumeranter/medlemmar om du har valt manuell godkännande. Annars sker det automatiskt.
Hålla utgivningsplanen uppdaterad om du har nummerbaserade kampanjer.
Ta ställning till prenumeranter/medlemmar på inkassolistan. Dit hamnar man när man inte har betalat efter avslutad påminnelseprocess. Antingen ska man skickas till inkasso eller krediteras så att momsen kan återfås. Att ignorera dem är inte bra för affären.
Om ni använder daglistor ska ni löpande skicka det innevarande numret till nya prenumeranter/medlemmar.