Under menypunkten Ekonomi finns rapporten “Tillgodohavanden“. Den visar alla prenumeranter som har ett belopp tillgodo. Tillgodohavanden kan uppstå genom att man har betalat för mycket, eller genom att en betald faktura krediteras helt eller delvis.
Iteras använder automatiskt tillgodohavandet nästa gång prenumeranten faktureras. Om beloppet täcker hela fakturan skickas den inte alls – och om det bara täcker en del av fakturan dras det av från totalbeloppet, så att prenumeranten bara debiteras mellanskillnaden.
Fältet “Relaterade abonnemang” styr om listan över tillgodohavanden ska filtreras efter om man ska återbetala tillgodohavanden eller kan låta dem stå kvar med gott samvete. “Har aktiva betalda abonnemang” betyder att kunden har ett aktivt abonnemang som inte är gratis. Därför kan man förvänta att kundens tillgodohavanden kommer att användas vid nästa fakturering. “Har inga betalda abonnemang” betyder att kunden inte har aktiva abonnemang eller har abonnemang som är gratis. Därför kan man inte förvänta att det faktureras inom den närmaste tiden, och man bör därför återbetala kundens tillgodohavanden.
Datumfälten fungerar så här:
Uppstått sedan: Det datum då systemet har registrerat att det finns ett tillgodohavande. Tillgodohavanden beräknas på betalningar där något återstår att fördelas, genom att analysera betalningsfördelningarna. Tillgodohavandet får en tidsstämpel från den senaste betalningsfördelningen på betalningen, och det är den tidsstämpeln man filtrerar på.
Så om man t.ex. krediterar den 10:e och skapar ett tillgodohavande är tidsstämpeln den 10:e, men om man den 11:e krediterar ytterligare eller använder en del av tillgodohavandet blir tidsstämpeln den 11:e.
Redovisningsdatum: detta fält “vrider tillbaka” tiden så att man kan se hur det såg ut per ett visst datum. Konkret görs det genom att analysen helt enkelt ignorerar betalningsfördelningar som skett efter det angivna datumet.