Under menypunkten “Ekonomi” finns rapporten “Misslyckade inbetalningar”. Här kan man ta ut betalningar via inbetalningsavi som inte har kunnat matchas mot en faktura. Detta inträffar när kreditornumret (de sista 8 siffrorna på inbetalningsavin, som anger vem betalningsmottagaren är) är korrekt, men betalnings-ID:t (den långa sifferföljden) är fel. Då finns det inget sätt att veta vem betalaren är.
Det som typiskt händer är att inbetalaren får en påminnelse och därefter hör av sig, eftersom hon eller han ju redan har betalat. När detta inträffar ska man be prenumeranten om en utskrift (bara en skärmdump) av betalningsbekräftelsen från internetbanken, där det framgår vad prenumeranten faktiskt har matat in. En kuriositet är att om man bara frågar folk vad de har matat in kommer de flesta att läsa från inbetalningsavin (oavsett vad man säger att de ska göra), men eftersom de just har matat in fel hjälper det inte utredningen. Endast genom att se det svart på vitt kan man hitta betalningen. Dessutom behövs dokumentation för att säkerställa att man inte gör fel vid den manuella kopplingen av betalningen.
Utifrån prenumerantens betalningsuppgifter tar man fram det datum och det belopp som har matats in. Därefter klickar man på betalnings-ID:t och kan sedan välja det fakturanummer som betalningen ska matchas mot.
Problemet med misslyckade inbetalningar förekommer inte så ofta, eftersom det i inbetalnings-ID:t finns en kontrollsiffra som beräknar om man har matat in korrekt. En särskilt tråkig – mycket sällsynt – variant av en misslyckad inbetalning är den där en prenumerants felinmatning olyckligt råkar träffa en annan prenumerants faktura. Betalningen står då inte på listan över misslyckade inbetalningar, eftersom systemet inte vet att det är ett fel. Man kan inte flytta betalningar mellan prenumeranter för att undvika problem med spårbarhet, men i stället kan man frigöra betalningen från fakturan, använda beloppet för att göra en rent administrativ utbetalning och sedan registrera en motsvarande rent administrativ manuell inbetalning på rätt prenumerant.
Misslyckade betalningar i samband med övergången till Iteras
Misslyckade betalningar kan också förekomma under övergångsperioden till Iteras, när Iteras precis har blivit dataleverantör på Betalingsservice kreditöravtalet och därför får inbetalningar som hör till fakturor som skrevs ut i det gamla systemet.
Om man har valt att importera obetalda fakturor som skuld har man typiskt en fil som kan matcha de utställda betalnings-ID:na från det gamla systemet mot skuld-fakturanumren i Iteras. Denna fil kan läsas in på felsidan (det behöver bara finnas två kolumner: “ID” och “Fakturanummer”) och därmed matchas misslyckade betalningar som finns i filen.