Ibland har Prenumeranter tillgodohavanden, som till exempel kan uppstå i samband med att en prenumeration avslutas mitt i en period. I de flesta fall vill kunden få dessa tillgodohavanden återbetalda.
För att kunna återföra ett belopp måste det först frigöras från den faktura som beloppet har betalats på. Vi rekommenderar att frigörandet sker via kreditering, antingen manuellt eller vid avslut av prenumerationen. Det är också möjligt att manuellt frigöra beloppet från fakturan utan kreditering, men detta medför att fakturan markeras som obetald och kan leda till påminnelser.
Betalningar som inte är kopplade till en faktura kommer att visas med fet stil i kundens fakturaöversikt.
För att återföra ett belopp ska man klicka på Inbetalnings-ID (det blå talet till vänster) och använda knappen ”Återbetala”:
Hur kundens tillgodohavande kan återbetalas beror på hur fakturan har betalats. Kortbetalningar och MobilePay-betalningar kan automatiskt återbetalas via Iteras. Har kunden använt andra betalningssätt (vanligtvis Betalingsservice eller FIK-inbetalningar) måste det betalas ut manuellt.
Återbetalning av kortbetalningar
Kortbetalningar kan återbetalas direkt från Iteras.
I utbetalningsdialogen väljer du ”Ubetala beloppet genom det betalkort som användes för betalningen” (automatiskt förvalt vid kortbetalningar). Klicka därefter på ”Återbetala belopp”, varpå beloppet automatiskt återbetalas till kunden.
Man kan på detta sätt återbetala både engångsbetalningar och betalningar som gjorts via kortbetalningsavtal.
I de fall där kortet har gått ut eller där det av andra skäl inte är möjligt att återbetala till kortet, ska man i stället skapa antingen en manuell utbetalning eller en utbetalning via bank.
Återbetalning av Vipps MobilePay-betalningar
Vipps MobilePay-betalningar kan återbetalas direkt från Iteras, förutsatt att de inte är äldre än 90 dagar.
I utbetalningsdialogen väljer du “Betala ut beloppet via Vipps MobilePay” (är automatiskt förvalt vid VMP-betalningar). Klicka därefter på “Återbetala belopp” varefter beloppet automatiskt återbetalas till kunden.
Om betalingsavtalet har annullerats, betalningen är äldre än 90 dagar eller om det av andra skäl inte går att återbetala till Vipps MobilePay, ska man skapa antingen en manuell utbetalning eller en utbetalning via bank.
Manuella återbetalningar
För företag som bara har några få utbetalningar i veckan är det mest självklara valet en manuell utbetalning via bank, som sedan registreras i Iteras. Dvs. man ska kontakta kunden och be om bankkontonummer och göra utbetalningen i banken. Därefter registreras utbetalningen som “Manuellt” i Iteras:
Utbetalning via bank (utbetalningsfil)
Stora företag som har flera bankutbetalningar i veckan kommer att ha nytta av en utbetalningsfil som kan innehålla flera transaktioner och kan behandlas i ett svep i banken.
För att kunna skapa en utbetalningsfil ska företaget ange sitt bankkontonummer i Affärsenhet:
Därefter ser processen för bankutbetalningar ut så här:
1. Skapa utbetalning via bank och ange kundens bankkontonummer
Utbetalningen skapas till en början som ett utkast. Det innebär att utbetalningen ännu inte ingår i bokföringstransaktionerna, och utkastutbetalningen kan raderas om det visar sig att pengar ändå inte ska betalas ut till kunden.
2. Under Ekonomi > Betalningar, välj “Utbetalingar redo för banköverföring”
I denna filtrering visas alla utkastutbetalningar som kan exporteras till en utbetalningsfil.
För att hitta utkastutbetalningar som har skapats, men saknar kundens bankkontonummer för att kunna betalas ut, använd filtreringen “Obehandlade utbetalningar”.
3. Exportera listan och läs in den i banken
Välj poster som ska betalas ut och klicka på knappen “Exportera valda”.
När man klickar på knappen skapas en fil som innehåller alla uppgifter som banken behöver för att behandla utbetalningar. Läs in filen i banken, och banken kommer att se till att genomföra alla utbetalningar i utbetalningsfilen.
4. Markera listan som utbetald i Iteras
När banken godkänner utbetalningsfilen, kom ihåg att klicka på “Markera valda som utbetalt”. Det sätter följande i gång:
återbetalningar förlorar utkastmarkeringen
återbetalningar tas bort från vyn “Bankutbetalningar klara för bankuttag”
posternas registreringsdatum och bankkontodag blir dagens datum
utbetalningar blir en del av bokföringstransaktionerna
Om man glömmer att markera posterna som utbetalda riskerar man att exportera samma poster flera gånger.