När man använder ett system som Iteras får man möjlighet att bokföra sin omsättning så som lagen kräver – nämligen periodiserad. Det är i stort sett omöjligt att göra korrekt utan ett system som håller reda på vad som ska periodiseras. I denna artikel beskriver vi hur du bokför korrekt med periodisering.
Periodisering innebär att omsättningen bokförs vid den tidpunkt som omsättningen avser. “Avser” betyder i detta sammanhang leveransen av varan. Om man har ett digitalt medium utan utgåvor, dvs. en webbplats som uppdateras med nytt innehåll löpande utan att det finns några egentliga utgåvor, sker det i princip en delleverans varje dag. Har en Prenumerant köpt en årsprenumeration på webbplatsen är månadens leverans omkring 1/12 av prenumerationspriset – 'omkring' eftersom det ju inte är exakt samma antal dagar i varje månad, och Iteras räknar exakt. Har man köpt en 6-månaders prenumeration är en månads leverans = ca 1/6 av prenumerationspriset, och så vidare.
Annorlunda är det om man har utgåvor – det kan vara en traditionell tryckt tidskrift, men det kan också vara en digital tidskrift som kommer ut på bestämda datum. Här tittar man på utgivningsdatumet för att fastställa vilken månad omsättningen hör hemma i. Om man åter köper en årsprenumeration och det kommer 12 nummer bokförs 1/12 av omsättningen varje gång ett nummer utkommer. Observera att det inte nödvändigtvis betyder att 1/12 bokförs varje månad. Om t.ex. februarinumret kommer 1 februari och marsnumret kommer 28 februari intäktsförs 2/12 i februari. På samma sätt kan man ha tidskrifter som utkommer färre eller fler gånger per år än de 12 i exemplet. Principen är hela tiden densamma: man dividerar prenumerationspriset med antalet utgåvor som betalas för och bokför varje del i den månad då utgivningsdatumet infaller. Om man har ett stort antal olika kampanjer och många Prenumeranter, varav vissa ibland slutar mitt i perioden, blir det snabbt mycket komplext att hålla reda på.
Med periodiserad omsättning intäktsför man alltså omsättningen i takt med att man levererar varan. Men man skickar ju ofta fakturor för ett helt år i taget, och det kommer in betalningar som avser hela den period man har fakturerat för. Det ska också återspeglas i bokföringen.
Därför skapar man ett balanskonto i sin kontoplan i sitt bokföringsprogram, som man t.ex. kallar “Förutfakturerade prenumerationer”. Här bokför man varje månad den fakturerade omsättningen. Finns det krediteringar ska de vara avdragna – det gör Iteras automatiskt i rapporten. Detta konto innehåller alltså ens 'skuld' till Prenumeranterna, förstått som fakturerad men inte levererad produkt. Därutöver intäktsför man varje månad den periodiserade omsättningen. Det betyder i praktiken att man krediterar sin omsättningskonto med värdet av månadens leverans och debiterar Förutfakturerade prenumerationer, så att den del av omsättningen som motsvarar det man har levererat under perioden flyttas över till omsättningskontot (intäktsförs). Därmed flyttas beloppet från balansen till resultaträkningen och går alltså från att vara en skuld till att vara omsättning.
Nu kanske man blir osäker på hur det förhåller sig med krediteringar. Dem behöver man som sagt inte göra något särskilt för att hålla koll på, så länge man använder de siffror som Iteras omsättningsrapport genererar. De närmare principerna kan man läsa om i artikeln om omsättningsrapporten.
Resultatet av det hela är således att man har två konton som tillsammans ger en god överblick över tidningens situation:
Förutfakturerade prenumerationer visar fortlöpande omsättning som man har fakturerat men inte levererat varor för. Idealiskt står detta belopp minus kundfordringar på ens bankkonto – gör det inte det är det ett ekonomiskt uttryck för att man har finansierat driften genom att låna från Prenumeranterna, som man ju är skyldig leveranser för de pengar de har betalat in.
Omsättningen (alltså den periodiserade) visar den omsättning som både är såld och levererad.
Det sista elementet är förstås likviditeten. En Prenumerant betalar inte alltid i samma ögonblick som fakturan ställs ut, och därmed uppstår prenumerant-fordringar. När man bokför sin förutfakturerade omsättning motbokar man samtidigt beloppet på kundfordringskontot, medan inbetalningar bokförs på kundfordringskontot och debiteras bankkontot i bokföringssystemet. På så sätt har man i kundfordringskontot överblick över Prenumeranternas samlade obetalda fakturor. Iteras har också en prenumerantsaldorapport som kan beräkna kundfordringssaldon per ett visst datum och ge en översikt över hur gammal skulden är.