På hver abonnent/medlem finnes en transaksjonsoversikt, som ligger under knappen “Vis fakturaer” øverst til høyre når man er inne på en abonnents konto. Her vises alle transaksjoner på abonnentens konto: fakturaer, kreditnotaer, innbetalinger og utbetalinger.
Øverst i oversikten kan man velge mellom å vise alle transaksjoner eller kun åpne transaksjoner. Iteras holder automatisk oversikt over hvilke transaksjoner som er åpne. Følgende transaksjoner regnes som åpne:
Fakturaer som ikke er 100 % betalt
Kreditnotaer til fakturaer som ikke er 100 % betalt (ettersom en kreditnota alltid vil være 100 % knyttet til et beløp på en faktura)
Betalinger som ikke er 100 % fordelt
Betalinger som, selv om de er 100 % fordelt, blant annet er fordelt til en faktura som ikke er 100 % betalt
Kreditnotaer som kan tilskrives en betaling som ikke er 100 % fordelt (kreditering på en betalt faktura resulterer normalt i et fritt beløp på betalingen)
Med andre ord vil betalinger som ikke er fullt fordelt (dvs. har frie beløp), og kreditnotaer som hører til fakturaer som ikke er fullt betalt (fratrukket kreditnotaer), betraktes som åpne. Er fakturaen, fratrukket kreditnotaer, derimot fullt betalt, vil både fakturaen og de kreditnotaer som er fratrukket for at regnestykket skal stemme, ikke være åpne. Kommer det senere nye kreditnotaer på fakturaen, vil de stå åpne inntil det frigjorte beløpet utnyttes eller tilbakeføres.
Har man større virksomheter som abonnenter/medlemmer, hvor kunden har flere kontoer i Iteras (f.eks. fordi virksomheten har flere lokasjoner), men betaler regninger for forskjellige kontoer fra samme regnskapsavdeling, kan man oppleve at kreditnotaer motregnes på tvers av kontoer. Dette illustreres best med et eksempel:
Kunden har 2 kontoer: 1 og 2. På konto 1 faktureres kr. 1.000, som betales. På et tidspunkt etter betalingen krediteres kr. 200 av fakturaen, f.eks. fordi en abonnent på et gruppeabonnement stopper. Dermed frigjøres 200 kr. av betalingen. På konto 2 faktureres kr. 2.000, men kunden betaler nå bare kr. 1.800, fordi kreditnotaen fra konto 1 er motregnet. Kunden blander altså de to kontoene sammen.
For å håndtere dette i Iteras, må de 200 kr. som ble frigjort ved krediteringen på konto 1, flyttes til konto 2, slik at de kan inngå i betalingen av fakturaen her. Flyttingen skjer ved at man bruker funksjonen “Tilbakefør” inne på betalingen på konto 1, og deretter registrerer betalingen på nytt på fakturaen på konto 2. Da stemmer pengene, og alle transaksjoner er lukket.