Under Økonomi kan det konfigureres ett eller flere faste bokføringsuttrekk, som kan hentes manuelt eller automatisk og importeres tilsvarende manuelt eller automatisk i et økonomisystem.
Uttrekket inneholder alle de transaksjoner i den valgte perioden som det i konfigurasjonen er angitt at man ønsker. Det kan hentes:
fakturalinjer
kreditnotalinjer
periodisert omsetning
innbetalinger
utbetalinger
betalingsfordelinger
Når vi snakker om fakturalinjer i stedet for bare fakturaer, er det fordi det er linjene som trekkes ut som transaksjoner, også selv om en faktura inneholder flere fakturalinjer. I sistnevnte tilfelle vil fakturaen ufravikelig gi flere transaksjonslinjer i uttrekket.
Konfigurering av uttrekk
Konfigurering av bokføringsuttrekk skjer under knappen “Oppsett” under Økonomi > Bokføringsuttrekk.
Det er to elementer i oppsettet, som gjennomgås nedenfor.
1) Konfigurering av kolonner
For det første må man definere hvilke kolonner man ønsker med i uttrekket. Når man starter konfigureringen, foreslår Iteras en samling typiske kolonner: Dato, transaksjonsbeskrivelse, beløp, valuta, debetkontonummer, kreditkontonummer, samt to ekstra felt som f.eks. kan brukes som avdelings-“tags” (eller stå tomme). Det er mulig å selv velge flere, eller fjerne noen av de forhåndsvalgte, slik at man får de kolonnene man trenger.
Customfelter er også tilgjengelige i uttrekket. Har man f.eks. flere kasser til kontantinnbetalinger i huset, kan man opprette et customfelt til betalinger, som eksporteres med som kolonne. Man kan også legge customfelter på kampanjer, som eksporteres ut.
Avstemming av innbetalinger
Et par kommentarer knyttes til feltet “betalingsform”, som kan brukes hvis man ønsker å styre betalinger fra forskjellige betalingsformer (f.eks. Visa-Dankort, Mastercard, Innbetalingskort, osv.) inn på forskjellige finanskontoer i sitt økonomisystem, med det formål å lage en automatisk avstemming av innbetalinger som registreres i Iteras med innbetalinger som går inn i banken.
Når pengene mottas fra kortbetalinger avhenger av innløsningsavtalen man har, og det kan variere fra kort til kort. Som standard vil gebyrer være trukket på internasjonale kort før beløpet utbetales (dvs. man får utbetalt fakturabeløpet minus gebyret), og det gjør automatisk avstemming vanskeligere. Man kan derfor be Nets om å få utbetalt hele beløpet, og avregne gebyrene månedlig. Dette er standard på Dankort.
Det er nødvendig å kjenne til de feltverdier som kan forekomme. Disse står nedenfor til venstre for kolon, mens forklaringen står til høyre. Man får selvfølgelig bare de verdier man har betalingsavtaler til.
“manual”: Manuell registrering av betaling
“netsdk-bs”: Betalingsservice
“netsdk-fikort”: BS Innbetalingskort
“american-express”: American Express
“amex”: American Express
“dankort”: Dankort
“visadankort”: Visa/Dankort
“diners”: Diners Club
“edankort”: eDankort
“fbg1886”: Forbruksforeningen av 1886
“jcb”: JCB
“maestro”: Maestro
“mastercard“: Mastercard
“mastercard-debet”: Mastercard
“mobilepay-subscriptions”: MobilePay Subscriptions
“visa”: Visa
“visa-electron”: Visa (dette kan være både Visa Debit og Visa Electron)
“paypal”: PayPal
“sofort”: SOFORT
“viabill”: ViaBill
“paii”: Paii
“sepadirectdebit”: SEPA Direct Debit
“bankgirot-receivables”: Bankgirot Innbetalinger
“bankgirot-autogiro”: Bankgirot Autogiro
Ved utbetalinger fra kort vil verdien være:
“card”
… mens den for øvrige vil være den samme som for innbetalinger.
Hvis det benyttes MobilePay til enkeltbetalinger (altså ikke MobilePay Subscriptions), vil dette ikke fremgå i uttrekket. Her vil i stedet fremgå det kortet som er knyttet til abonnentens MobilePay.
2) Konfigurering av eksporteringsregler
Den andre delen av oppsettet er konfigurering av eksporteringsregler. Her settes opp hvilke opplysninger som ønskes eksportert til hvilke finanskontoer.
Eksporteringsreglene settes opp i “blokker”, og man oppretter så mange blokker som det er behov for. For hver blokk angis et sett debet- og kreditkontonumre og evt. ekstra felt, og så velger man de transaksjoner man vil ha på de aktuelle kontonumrene. Dette skjer med følgende valgmuligheter:
Poster
Det er fire hovedgrupper av poster som kan eksporteres:
Faktura-/kreditnotalinjer: Her kan man velge om man vil ha alle fakturerte beløp inn på samme konto, eller om man vil splitte noen ut – f.eks. mva eller rabatter, slik at man lett kan se hvor mye rabatt man har gitt. Det er ikke mulig å definere egne kategorier (men kontakt oss dersom du har et behov som ikke er dekket av eksisterende muligheter – hvis vi vurderer at behovet er generelt, kan vi kanskje legge til en kategori til).
Periodisert omsetning: Her får man den daglig periodiserte verdien for hvert abonnement. Ved tidsbaserte abonnementer splittes prisen på abonnementet i det antall dager det løper, og ved utgavebaserte abonnementer splittes det i antall utgivelser og periodiseres på utgivelsesdagen. Merk at dette uttrekket gir mange data, da det kommer en linje for alle aktive abonnementer for hver dag (f.eks. 5.000 abonnenter gir 150.000 linjer per måned).
Betalingstransaksjoner: Innbetalinger, utbetalinger og administrative betalingsoverføringer (f.eks. betalinger mellom abonnentkontoer som ikke reelt er uttrykk for inn- eller utbetaling på bankkontoen).
Betalingsfordelinger/-frigjøringer: Disse postene skal ses som et alternativ til betalingstransaksjonene, slik at man bruker enten betalingstransaksjoner eller betalingsfordelinger i sitt bokføringsuttrekk. Det krever litt nærmere forklaring: Betalinger i Iteras er selvstendige objekter, som kan fordeles på forskjellige måter. Det illustreres best ved et eksempel: En abonnent mottar en faktura på 100 kr. Abonnenten betaler 100 kr. inn på fakturaen. Det vil dermed komme en betalingstransaksjon på 100 kr. hvis man velger å vise betalingstransaksjoner, og det vil bli fordelt 100 kr. til fakturaen hvis man velger å se på betalingsfordelinger. Det er ganske rett fram. Men nå ringer abonnenten midtveis i abonnementet og ønsker abonnementet stoppet. Halvparten av fakturaen krediteres. Dermed frigjøres det 50 kr. av det betalte beløpet fra fakturaen. Dette fører ikke i seg selv til noen utbetaling fra bankkontoen til abonnenten, så i betalingstransaksjoner skjer det ingenting. Men betalingsfordelinger får en transaksjonslinje med de 50 kr. som er frigjort. Abonnenten har dessuten ved stoppet en annen delvis ubetalt faktura fra en tidligere abonnementsperiode, hvor det skyldes 25 kr. 25 kr. av de 50 kr. som blir frigjort brukes på denne fakturaen, dvs. det skjer en ny fordeling av en del av betalingen til den andre fakturaen. Det medfører ikke noen penger inn på bankkontoen, så det skjer heller ikke her noen ting under betalingstransaksjoner, men det skjer noe under betalingsfordelinger. De siste 25 kr. tilbakebetales til abonnenten. Her skjer det både en fordeling av de 25 kr. til en tilbakebetaling, og en faktisk utbetaling – dvs. her er det 25 kr. på både betalingstransaksjoner og betalinger. Hvis abonnenten betaler for mye, kan man også se beløp som ikke fordeles, fordi beløpet ikke hører til noen faktura. Det vil i så fall fremgå som en betalingstransaksjon, men ikke som en betalingsfordeling.
I tillegg finnes det en ekstra kategori, “Bindingsomsetning”. Dette er en spesialkategori beregnet for avanserte scenarier, hvor man ved abonnementsstart ønsker å inntektsføre et beløp tilsvarende en bindingsperiode på abonnementet. Dette bør ikke benyttes uten rådgiver fra Iteras.
Filtrering
For noen er det nok å fordele de ovennevnte postene på forskjellige debet- og kreditkonti. For andre skal det mer filtrering til.
Det er derfor mulig å legge til en filtrering på eksporteringsregelen, slik at ytterligere kriterier må være oppfylt for at en transaksjon skal medtas. Har man flere forretningsenheter (organisasjonsnumre) vil man typisk måtte bokføre disse separat. Men det kan også være at man ønsker å filtrere på produkt- eller kampanjenivå, slik at man på gitte debet- og kreditkonti tar med bestemte produkter eller kampanjer.
Hvis man gir seg i kast med filtreringen må man være oppmerksom på at man får med alt. Hvis man f.eks. filtrerer på produkter, kan man risikere å glemme et produkt, slik at transaksjoner på dette produktet ikke kommer med. Og tilsvarende med kampanjer. Det vil man dog selvfølgelig oppdage i avstemmingen av regnskapet (hvor det vil være penger på bankkontoen som ikke hører til noe sted).
Merk at det ikke er noen kontroll av sammenhengen mellom filtreringen av produkter og kampanjer, slik at produktvalg fører til at kun kampanjer med disse produktene kan velges.
Innlasting i økonomisystem
Manuelt uttrekk
Ønsker man å trekke ut transaksjonene manuelt, skjer dette ganske enkelt ved at man skriver inn det datointervallet man ønsker transaksjoner for, og deretter henter filen.
Merk at Iteras ikke holder oversikt over hva som er trukket ut og lastet inn i økonomisystemet. Man er altså selv ansvarlig for å holde oversikt over at transaksjoner ikke lastes inn dobbelt, eller at man har “hull i transaksjonene”. For å unngå dette må man naturligvis aldri eksportere og laste inn transaksjoner for en dag før klokken har passert midnatt, ettersom det ellers kan komme flere transaksjoner til før dagen er omme.
Maskinelt uttrekk
Det anbefales – bl.a. for å unngå risikoen for feil når man bruker manuelle uttrekk – å sette opp et automatisk maskinelt uttrekk av bokføringsrapporten via API. Den tekniske oppsettet beskrives her:
https://app.iteras.dk/api/docs/server/financial/
Dermed kan overføringen av transaksjoner fra Iteras til økonomisystemet automatiseres og skje f.eks. daglig.
Oppsettet krever naturligvis hjelp fra en tekniker.