Når man benytter et system som Iteras, får man tilgang til å bokføre omsetningen slik loven krever det – nemlig periodisert. Det er stort sett umulig å gjøre korrekt uten et system som holder styr på hva som skal periodiseres. I denne artikkelen beskriver vi hvordan du bokfører korrekt med periodisering.
Periodisering vil si at omsetning bokføres på det tidspunktet omsetningen vedrører. “Vedrører” betyr i denne forbindelse leveringen av varen. Hvis man har et digitalt medium uten utgivelser, dvs. et nettsted som oppdateres med nytt innhold løpende uten at det er noen egentlige utgivelser, så skjer det i prinsippet en delleveranse hver dag. Har en abonnent kjøpt et årsabonnement på nettstedet, er månedens levering omkring 1/12 av abonnementsprisen – 'omkring' siden det jo ikke er helt samme antall dager i hver måned, og Iteras teller presist. Har man kjøpt 6 måneders abonnement, er en måneds levering = ca. 1/6 av abonnementsprisen, og så fremdeles.
Annerledes er det hvis man har utgivelser – det kan være et tradisjonelt trykt magasin, men det kan også være et digitalt magasin som utkommer på bestemte datoer. Her ser man på utgivelsesdatoen for å fastslå hvilken måned omsetningen hører hjemme i. Hvis man igjen kjøper et årsabonnement, og det kommer 12 numre, bokføres 1/12 av omsetningen hver gang et nummer utkommer. Merk at det ikke nødvendigvis betyr at det bokføres 1/12 i hver måned. Hvis f.eks. februarnummeret utkommer 1. februar, og marsnummeret utkommer 28. februar, inntektsføres 2/12 i februar. Tilsvarende kan man ha magasiner som utkommer færre eller flere ganger årlig enn de 12 i eksemplet. Prinsippet er hele tiden det samme, at man dividerer abonnementsprisen med antallet av utgivelser det betales for, og bokfører hver del i den måneden hvor utgivelsesdatoen ligger. Hvis man har et stort antall forskjellige kampanjer og mange abonnenter, hvorav noen av og til stopper midtveis, blir det raskt svært komplekst å holde styr på.
Med periodisert omsetning inntektsfører man altså omsetningen etter hvert som man leverer varen. Men man sender ofte fakturaer for et helt år av gangen, og det kommer inn betalinger som vedrører hele den perioden man har fakturert for. Det skal også gjenspeiles i bokføringen.
Derfor oppretter man en balansekonto i kontoplanen i bokføringsprogrammet, som man f.eks. kaller “Forhåndsfakturerte abonnementer”. Her bokfører man hver måned den fakturerte omsetningen. Er det krediteringer, skal de være fratrukket – det gjør Iteras automatisk i rapporten. Denne kontoen inneholder altså ens 'gjeld' til abonnentene, forstått som fakturert men ikke levert produkt. I tillegg inntektsfører man hver måned den periodiserte omsetningen. Det betyr i praksis at man krediterer omsetningskontoen med verdien av månedens levering, og debiterer Forhåndsfakturerte abonnementer, slik at den delen av omsetningen som svarer til hva man har levert i perioden, flyttes over på omsetningskontoen (inntektsføres). Dermed flyttes beløpet fra balansen til resultatregnskapet, og går altså fra å være en gjeld til å være omsetning.
Nå kan man kanskje bli i tvil om hvordan det forholder seg med krediteringer. Dem skal man som sagt ikke gjøre noe spesielt for å holde styr på, så lenge man bruker tallene som Iteras’ omsetningsrapport genererer. De nærmere prinsippene kan man lese om i artikkelen om omsetningsrapporten.
Resultatet av det hele er således at man har to kontoer som til sammen gir et godt overblikk over bladets situasjon:
Forhåndsfakturerte abonnementer viser til stadighet omsetning som man har fakturert, men ikke levert varer for. Ideelt står dette beløpet minus debitorer på bankkontoen – gjør det ikke, er det et økonomisk uttrykk for at man har finansiert driften ved å låne fra abonnentene, som man jo skylder leveringer for de pengene de har innbetalt.
Omsetningen (altså den periodiserte) viser den omsetningen som er både solgt og levert.
Det siste elementet er selvfølgelig likviditeten. En abonnent betaler ikke alltid i det øyeblikket fakturaen utstedes, og dermed oppstår det abonnent-debitorer. Når man bokfører sin forhåndsfakturerte omsetning, motposterer man samtidig beløpet på debitorkontoen, mens innbetalinger bokføres debitorkontoen og debiteres bankkontoen i bokføringssystemet. På den måten har man i debitorkontoen overblikk over abonnentenes samlede ubetalte fakturaer. Iteras har også en abonnentsaldo-rapport som kan beregne debitorsaldoer på en bestemt dato og gi et overblikk over hvor gammel gjelden er.