Når man flytter abonnementsstyringen til Iteras oppstår det en rekke spørsmål som er spesielle for overgangsperioden mellom to systemer. Hva gjør man i det gamle systemet rett før overgangen – skal man f.eks. vente med å fakturere de abonnentene som er klare til fakturering, til etter skiftet? Hva skjer når en kunde etter skiftet betaler en faktura fra det gamle systemet? Hvordan håndteres stopp av abonnementsperioder som innebærer kreditering av fakturaer fra det gamle systemet? Disse spørsmålene er temaet for denne artikkelen.
Merk at det kan være forskjeller i måten data importeres til Iteras på, og derfor kan det være variasjoner i de følgende prinsippene.
Fakturering frem til skiftet
Hvis man i en periode – en måned ville være opplagt – før skiftet kan vente med å fakturere abonnenter som er klare til fakturering til etter skiftet til Iteras, vil dette som regel være en god idé. Det betyr at perioden hvor det kommer inn betalinger på fakturaer utstedt av det gamle systemet etter skiftet til Iteras blir kortere, og at det blir færre betalinger å håndtere manuelt. Iteras registrerer jo alle betalinger automatisk etter skiftet, og betalinger som er utstedt av det gamle systemet vil derfor feile, ettersom vi ikke kjenner betalings-ID-en i Iteras. Disse kan da eksporteres som csv-fil og importeres eller tastes inn i det gamle systemet, forutsatt at dette fortsatt er tilgjengelig.
Fakturaer fra det gamle system betales i det gamle systemet
Fakturaer som er opprettet i det gamle systemet, bør purreres ferdig i det gamle systemet, såfremt det er praktisk mulig. Iteras legger normalt til grunn at for de abonnementene som migreres til Iteras, er den pågående perioden betalt (se dog neste punkt).
Hvis fakturaer fra det gamle systemet viser seg uerholdelige, dvs. aldri blir betalt, krediteres de i det gamle systemet, og abonnementet stoppes manuelt i Iteras.
Informasjon om fakturert, kreditert og betalt flyttes til Iteras
Beløp som er fakturert, kreditert og betalt på den pågående perioden importeres til Iteras. På bakgrunn av dette kan Iteras kreditere korrekt beløp når pågående abonnementer stoppes før utløp. Les mer om hvordan denne krediteringen kan skje her.
Det vil typisk være en bunke utsendte men ubetalte fakturaer på overgangstidspunktet. For disse er det to muligheter når det gjelder opplysning om betaling:
Man importerer dem som ubetalte. Ved et stopp av abonnementet i Iteras vil det da ikke bli frigjort et beløp som kan tilbakebetales til kunden – dvs. det korrekte som skal skje. Imidlertid vil mange abonnenter som ikke har betalt ved overgangstidspunktet, betale fakturaen sin etter overgangstidspunktet. Dette registreres som nevnt i det gamle systemet, men hvis denne løsningen velges, vil man også måtte oppdatere opplysninger om betalingen i Iteras.
Hvis det av en eller annen grunn er upraktisk å oppdatere Iteras med opplysninger om de daglige betalingene for fakturaer fra det tidligere systemet i perioden rett etter overgangen, kan man i stedet velge å ta antakelsen om at alle abonnementer som migreres er betalt helt ut i praksis, og registrere dem som betalt med et beløp som tilsvarer fakturabeløpet – også selv om de i realiteten ikke er betalt. Dette har den ulempen at stoppfunksjonen ved stopp vil komme frem til at det er betalt et beløp som kan tilbakeføres til kunden, men det kan i noen tilfeller være feil. Man kan da enten velge å ta dette som et – antakelig mindre – tap, eller man kan lage en løsning der man registrerer manglende betaling i et custom-felt, som man så oppdaterer med innkommende betalinger (idet custom-felter er enklere å oppdatere ved import eller API enn økonomifelter, hvor informasjonen om betaling normalt legges). Hvis man heller ikke kan oppdatere custom-feltet, har man likevel redusert antall abonnementer der man manuelt må sjekke i det gamle systemet om det er betalt eller ikke, til det antallet som var ubetalt ved overgangstidspunktet (statistisk sett rundt 1/12). Siden ubetalte fakturaer som regel avklares i løpet av den første måneden, vil denne overgangsprosedyren bare måtte kjøre kortvarig.
Stopp av betalt abonnement fra det gamle systemet
Når et abonnement som er fakturert og betalt i det gamle systemet stoppes i Iteras (noe som etter overgangen kan skje i en periode så lang som det lengste abonnementet), sørger Iteras’ stoppfunksjon for å beregne korrekt beløp som skal krediteres, basert på svarene som gis på når abonnementet skal stoppes, og når det skal betales til. Merk at opplysningen om betaling er avgjørende for hva stoppfunksjonen beregner av kreditering. Se mer under punktet overfor.
Stopp av ubetalt abonnement fra det gamle systemet
En annen situasjon er når et abonnement som er fakturert men ikke betalt i det gamle systemet, stoppes i Iteras. Siden man typisk får purret ferdig på fakturaene fra det gamle systemet i løpet av den første måneden etter overgangen til Iteras, vil dette bare forekomme i den første tiden.
Det er en særskilt problemstilling at abonnementet og dermed leveringen er i gang. Hvis det er tale om fysiske produkter (og ikke f.eks. “bare” en digital tilgang), har det vært kostnader forbundet med leveringen av produktet til kunden. Uavhengig av om det har vært kostnader eller ikke, vil utgivers holdning ofte være at det skal betales for den leverte perioden. Mediers politikk på området varierer, men Iteras vil ofte kreditere restperioden, og sende på nytt en oppdatert betalingsanvisning, hvor det krediterte beløpet fremgår som trukket fra det opprinnelig fakturerte beløpet. Dette støttes imidlertid ikke når Iteras ikke har opprettet fakturaen.
Derfor er løsningen å gjøre et manuelt stopp med full kreditering hvis man ikke har registrert innbetalingen. Hvis man derimot har valgt å registrere en betaling på alle, også dem som ikke har betalt, må man gjøre et stopp uten kreditering, og så foreta krediteringen i det gamle systemet. Deretter lager man manuelt en faktura for den leverte perioden, der beløpet beregnes manuelt for den perioden som er levert i forhold til det totale fakturabeløpet.