Under menyvalget “Økonomi” finnes rapporten “Mislykkede betalinger”. Her kan man hente innbetalinger via innbetalingskort som ikke har kunnet matches til en faktura. Dette skjer når kreditor-nummeret (de siste 8 sifrene på innbetalingskortet, som angir hvilken betalingsmottaker det gjelder) er korrekt, men betalings-ID-en (den lange tallrekken) er feil. Da finnes det ingen måte å vite hvem betaleren er.
Det som typisk skjer er at betaleren får en purring, og deretter tar kontakt fordi hun eller han jo allerede har betalt. Når dette skjer, må man be abonnenten om en utskrift (bare et skjermbilde er nok) av betalingsbekreftelsen fra nettbanken, hvor det fremgår hva abonnenten faktisk har tastet. En kuriositet er at hvis man bare spør folk hva de har tastet, vil de fleste lese opp fra innbetalingskortet (uansett hva man sier de skal gjøre), men siden de nettopp har tastet feil, hjelper det ikke oppklaringen. Kun ved å se det svart på hvitt kan man finne betalingen. Dessuten trengs dokumentasjon for å sikre at man ikke gjør feil i den manuelle tilknytningen av betalingen.
Man finner ut fra abonnentens betalingsopplysninger hvilken dato og hvilket beløp som er registrert. Deretter klikker man på betalings-ID-en og kan velge det fakturanummeret betalingen skal matches mot.
Problemet med mislykkede betalinger oppstår ikke så ofte, ettersom betalings-ID-en inneholder en kontrollsifferberegning som sjekker om tallene er riktig tastet. En spesiell – og svært sjelden – variant er når en abonnents feilinntasting tilfeldigvis treffer en annen abonnents faktura. Betalingen står da ikke på listen over mislykkede betalinger, ettersom systemet ikke vet at det er en feil. Man kan ikke flytte betalinger mellom abonnenter av hensyn til sporbarhet, men man kan frigjøre betalingen fra fakturaen, bruke beløpet til å lage en rent administrativ utbetaling, og deretter registrere en tilsvarende rent administrativ manuell innbetaling på riktig abonnent.
Mislykkede betalinger i forbindelse med overgang til Iteras
Mislykkede betalinger kan også forekomme i overgangsperioden til Iteras, når Iteras nettopp har blitt dataleverandør på Betalingsservice-kreditoravtalen, og derfor mottar innbetalinger som hører til fakturaer utskrevet i det gamle systemet.
Hvis man har valgt å importere ubetalte fakturaer som gjeld, vil man typisk ha en fil som kan matche de utstedte betalings-ID-ene fra det gamle systemet med gjeldsfakturanumrene i Iteras. Denne filen kan lastes opp på feilsiden (det kreves bare to kolonner: “ID” og “Fakturanummer”), og på den måten matches mislykkede betalinger som finnes i filen.