Noen ganger har abonnenter tilgodehavender, som for eksempel kan oppstå i forbindelse med stopp av et abonnement midt i en periode. I de fleste tilfeller vil kunden ønske å få disse tilgodehavendene tilbakebetalt.
For å kunne tilbakeføre et beløp må det først være frigjort fra fakturaen som beløpet er betalt på. Vi anbefaler at frigjøringen skjer via kreditering, enten manuelt eller ved stopp av abonnement. Det er også mulig å frigjøre beløpet fra fakturaen manuelt uten kreditering, men dette vil medføre at fakturaen markeres som ubetalt og kan føre til purring.
Betalinger som ikke er knyttet til en faktura, vil fremstå med fet skrift i kundens fakturaoversikt.
For å tilbakeføre et beløp må man klikke på Innbetalings-ID (det blå tallet til venstre) og bruke knappen “Tilbakebetaling”:
Hvordan kundens tilgodehavende kan refunderes, avhenger av hvordan fakturaen er blitt betalt. Kortbetalinger og Vipps MobilePay-betalinger kan automatisk tilbakeføres via Iteras. Har kunden brukt andre betalingsmåter (som regel Betalingsservice eller FIK-innbetalinger), må det utbetales manuelt.
Tilbakebetaling av kortbetalinger
Kortbetalinger kan refunderes direkte fra Iteras.
I utbetalingsdialogen velger du «Utbetal beløpet gjennom betalingskortet som ble brukt til betalingen» (automatisk forhåndsvalgt ved kortbetalinger). Klikk deretter på “Tilbakebetal beløp”, hvorpå beløpet automatisk refunderes til kunden.
På denne måten kan man refundere både engangsbetalinger og betalinger som er gjort via kortbetalingsavtale.
I de tilfellene der kortet er utløpt, eller der det av andre årsaker ikke er mulig å tilbakebetale til kortet, må man i stedet opprette enten en manuell utbetaling eller en utbetaling via bank.
Tilbakebetaling av Vipps MobilePay-betalinger
Vipps MobilePay-betalinger kan refunderes direkte fra Iteras, forutsatt at de ikke er eldre enn 90 dager.
I utbetalingsdialogen velger du “Utbetal beløpet gjennom Vipps MobilePay” (er automatisk forhåndsvalgt ved VMP-betalinger). Klikk deretter på “Tilbakebetal beløp”, hvorpå beløpet automatisk refunderes til kunden.
Hvis betalingsavtalen er annullert, betalingen er eldre enn 90 dager, eller det av andre grunner ikke kan tilbakebetales til Vipps MobilePay, må man opprette enten en manuell utbetaling eller en utbetaling via bank.
Manuelle tilbakebetalinger
For virksomheter som kun har få utbetalinger i uken, er det mest opplagte valget en manuell utbetaling via bank, som etterpå registreres i Iteras. Det vil si at man må kontakte kunden og be om bankkontonummer, og gjøre utbetalingen i banken. Deretter registreres utbetalingen som “Manuelt” i Iteras:
Utbetaling via bank (utbetalingsfil)
Store virksomheter som har flere bankutbetalinger i uken, vil ha nytte av en utbetalingsfil som kan inneholde flere transaksjoner og kan behandles i ett jafs i banken.
For å kunne danne en utbetalingsfil må virksomheten legge inn sitt bankkontonummer i Forretningsenhet:
Deretter er prosessen med bankutbetalinger slik:
1. Opprett utbetaling via bank og legg inn kundens bankkontonummer
Utbetalingen blir i første omgang opprettet som et kladd. Det betyr at utbetalingen ikke er en del av bokføringstransaksjoner ennå, og kladd-utbetalingen kan slettes hvis det viser seg at pengene likevel ikke skal utbetales til kunden.
2. Under Økonomi > Betalinger, velg “Utbetalinger klare for bankoverføring”
I denne filtreringen vises alle kladdutbetalinger, som kan eksporteres til utbetalingsfil.
For å finne kladdutbetalinger som er opprettet, men mangler kundens bankkontonummer for å kunne utbetales, bruk filtreringen “Ubehandlede utbetalinger”
3. Eksporter listen og les den inn i banken
Velg postene som skal utbetales og klikk på knappen “Eksporter valgte”
Når man klikker på knappen, dannes en fil som inneholder alle opplysningene banken trenger for å behandle utbetalingene. Les filen inn i banken, og banken vil sørge for å gjennomføre alle utbetalingene i utbetalingsfilen.
4. Marker listen som utbetalt i Iteras
Når banken godkjenner utbetalingsfilen, husk å klikke på «Marker valgte som utbetalt». Det setter i gang følgende:
tilbakebetalinger mister kladd-markøren
tilbakebetalinger fjernes fra visningen “Utbetalinger klar til for bankoverføring»
postenes registreringsdato og bankkontodato blir til dagens dato
utbetalinger blir en del av bokføringstransaksjoner
Glemmer man å markere poster som utbetalt, risikerer man å eksportere de samme postene flere ganger.