Det skilles mellom to typer “manuelle faktureringer”:
Manuell godkjenning av fakturering, hvor Iteras først utsteder fakturaen når det manuelt settes i gang av en bruker;
Manuell levering av en faktura, som skyldes at Iteras ikke kan levere fakturaen automatisk.
Manuell godkjenning kan slås på for hele kontoen, noe som oftest gjøres ved migrering til Iteras. Man kan også velge å sette spesifikke abonnementer eller forretningsregler til å kreve manuell godkjenning av fakturering, for eksempel hvis man årlig forhandler prisen med en stor kunde.
Manuell fakturalevering for en kunde oppstår typisk hvis det mangler nødvendig informasjon i kundedata, som e-post og adresse. Man kan også sette faktureringsmåten på abonnementet til “Manuelt”, hvis man for eksempel kun har noen få kunder i utlandet, og det er enklere å selv skrive ut og sende fakturaen.
Begge typer kan oppstå selv om kontoen er satt til helautomatisk fakturering. Derfor bør man regelmessig sjekke om det har dukket opp fakturaer som må utstedes eller sendes manuelt.
Hvis en faktura ikke er sendt til abonnenten, blir heller ikke den automatiske håndteringen av purringer og eventuell suspendering og stopp igangsatt.
Begge typer finnes under samme menypunkt i Iteras. For å få tilgang til manuell fakturering, klikk på “Abonnenter” i venstre meny og velg deretter “Manuell fakturering”.
Man finner fire muligheter i den horisontale menyen på siden:
Fakturer abonnementer manuelt (godkjenning av fakturering)
Under fanen “Fakturer abonnementer manuelt” finner man alle abonnementer som er klare for fakturering. Her kan man dobbeltsjekke fakturaens innhold før den sendes, og deretter godkjenne faktureringen.
Her vises også abonnementer som faktureres via “Manuelt”, som regel fordi ingen faktureringsmåter kan brukes til å sende fakturaen. I disse tilfellene må man undersøke hva som hindrer automatisk fakturering, og eventuelt også vurdere om en stopp eller en suspendering av abonnementet bør gjennomføres.
Velg forretningsenheten du vil se ventende fakturaer for, og eventuelt filtrer ytterligere i de andre feltene. Når man har gjort de ønskede innstillingene, skal man trykke på knappen “Vis”.
Man får en liste over fakturaer som må godkjennes før de utstedes.
Man kan se de spesifikke fakturaene ved å klikke på fakturaikonet lengst til venstre eller åpne abonnenten ved å klikke på den blå teksten med kundenummer og navn, hvis man ønsker mer informasjon. Man kan også klikke på abonnementsnavnet for å se hvilket spesifikt abonnement fakturaen tilhører:
Når man har gjennomgått fakturaene på listen med hensyn til om de er korrekte, og eventuelt justert abonnementet/kampanjen slik at fakturaen blir riktig, kan man sette en markering i avkrysningsboksen til venstre.
Hvis man setter kryss øverst (på linje med tabellens overskrifter), velges alle fakturaene på listen:
Uansett om du velger å godkjenne alle eller kun enkelte, skal du deretter scrolle ned til bunnen av siden og nederst i høyre hjørne klikke på knappen “Opprett fakturaer for de valgte abonnementene”.
Etterpå vil det øverst på siden komme en linje som viser hvor mange fakturaer som er blitt utstedt. Dersom det oppstår feil, vil det komme en feilmelding om dette.
Forfalte fakturaer (godkjenning av purring)
Under fanen “Forfalte fakturaer” finner man alle ubetalte fakturaer som er klare for purring. Les artikkel om purringsinnstillinger.
Vanligvis vil det ikke dukke opp fakturaer her, med mindre man i forretningsreglene spesifikt har satt at purring skal godkjennes manuelt (for eksempel hvis man vil snakke med kunden før det sendes purring).
Purring er avgjørende for forfallshåndtering, det vil si suspendering og eventuelt stopp av abonnementet hvis fakturaen ikke betales.
Visningen i denne fanen fungerer på samme måte som godkjenning av fakturering under fanen “Fakturer abonnementer manuelt”. Med den forskjellen at når man klikker på knappen “Godkjenn forfallsbehandling av valgte fakturaer”, skjer neste trinn i forfallsprosessen, for eksempel at det sendes en purring, abonnementet suspenderes eller stoppes, eller fakturaen får status “i restanse”.
Fakturalevering
Under fanen “Fakturalevering” finnes fakturaer som ikke kunne sendes automatisk. Det kan både være kunder som er satt til å faktureres manuelt, mangler tilstrekkelig informasjon for automatisk fakturering, eller hvor automatiske faktureringsmetoder av en eller annen grunn har feilet. De må derfor sendes manuelt, det vil si at utgiveren selv må sørge for at kunden mottar disse fakturaene eller purringene.
Når man har valgt forretningsenhet (hvis man har mer enn én) og trykket på knappen “Vis”, får man nedenstående visning med antall fakturaer som venter på manuell fakturering eller purring.
Når man klikker på antallet ventende fakturaer, blir man ført over til visningen under Økonomi > Fakturaer, hvor man kan se hvilke fakturaer og purringer som må sendes manuelt. Her bør man undersøke hvorfor fakturaene ikke sendes automatisk, og eventuelt redigere kundedata eller si opp abonnementet.
Både fra “Fakturalevering”-siden og Økonomi > Fakturaer-siden kan man velge å eksportere fakturaer som:
Individuelle XML-filer
Samlet PDF
Individuelle PDF-er
Og deretter markere dem alle som sendt.
Hvis en faktura ikke er sendt til abonnenten, blir heller ikke den automatiske håndteringen av purringer og eventuell suspendering og stopp igangsatt.