Når man går over til Iteras og har eksisterende (dansk) Betalingsservice-betalingsavtaler (i det følgende bare kalt BS-avtaler), må Betalingsservice-oppsettet konverteres til Iteras.
Timing og planlegging
I god tid før man går i produksjon med Iteras skal BS-konverteringen times og tilrettelegges, som Egon Olsen ville ha sagt. Og med samme presisjon som han ville ha gjort.
Finnes det ikke eksisterende BS-avtaler, er timingen derimot ikke så viktig. I så fall skal Betalingsservice-avtalen bare oppdateres slik at Iteras blir dataleverandør, og slik at innstillingene på avtalen passer med Iteras. Les mer om hvordan du oppdaterer Betalingsservice-avtalen din med Iteras som dataleverandør. Vi anbefaler på det sterkeste at man beholder det eksisterende FIK-nummeret til innbetalingsblanketter, ellers tar det tid å venne abonnentene til det nye FIK-nummeret.
Finnes det eksisterende BS-avtaler, vil man som regel gjerne kunne fortsette å kreve inn på disse avtalene etter overgangen til Iteras. Det gir også minst ulempe for abonnentene, som da slipper å melde seg inn i BS på nytt.
Konverteringen av BS-avtaler kan inneholde følgende elementer:
Flytting av avtalene til nytt PBS-nummer, dersom det er opprettet et nytt PBS-nummer i fb.m. overgangen til Iteras. Det kan f.eks. være relevant hvis det eksisterende PBS-nummeret også har vært brukt til andre ting enn abonnementer (f.eks. annonser), og man ønsker å fortsette med denne bruken. Iteras kan ikke dele PBS-nummer med andre funksjoner, og derfor må det i så fall opprettes et helt nytt PBS-nummer. Det bør likevel sterkt vurderes om ikke abonnementene skal få beholde det eksisterende PBS-nummeret, siden det som regel er flere transaksjoner på abonnementer enn på f.eks. annonser.
Utskifting av abonnentnummer: Dette er relevant hvis de gamle abonnentnumrene ikke videreføres i Iteras. Vi ser også ofte at BS-avtalene i tidligere systemer har vært knyttet til abonnementsnumre og ikke abonnentnumre. I Iteras ligger de på abonnentnumre, og det vil i så fall også medføre behov for å konvertere BS-avtalene til de nye Iteras-abonnentnumrene (enten de faktisk er nye, eller det bare er fordi man bytter fra abonnement- til abonnentnivå i avtalene).
Timingmessig betyr det siste at de nye abonnentnumrene må være kjent før man kan gjøre konverteringen av BS-avtalene. Det vil si at konverteringen ikke kan påbegynnes før etter migreringen av data til Iteras.
Betalingsservice setter også noen begrensninger. Man kan ikke konvertere BS-avtaler der det er betalinger “ute”. Det vil det typisk være fra omkring d. 20. i måneden, når BS har innsendelsesfrist for krav til måneden etter, og frem til tredje bankdag etter d. 7., når avvisningsfristen er utløpt (forutsatt at betalingsdatoen er d. 1. – ellers er det to ekspedisjonsdager etter + 1 dag). Vinduet for konvertering åpner altså omkring d. 10. (men kan også være d. 12. hvis d. 7. er en fredag), og lukker senest omkring d. 22.–24., avhengig av måned. Unntaket er hvis man ikke har sendt inn BS-betalinger, f.eks. fordi det ikke var noen som skulle kreves denne måneden (ofte usannsynlig), eller fordi man av hensyn til datamigreringen beslutter å vente til måneden etter. Det kan imidlertid legge press på likviditeten at en måneds BS-krav forsinkes med en måned, så dette vil vi som regel prøve å unngå i planleggingen.
Hvis man samtidig bytter CVR-nummer kan det være en mulighet å gjøre konverteringen via Excel-ark som sendes til BS, ettersom BS har særskilte prosedyrer når bytte av CVR-nummer inngår (det tillates ikke bare sånn uten videre; her må juristene inn og forsikre seg om at man ikke gjør ugang). I så fall må man bestille tid i god tid hos BS, da de ellers kan være for travle til å hjelpe.
Man bør starte så snart vinduet åpner, og ikke utsette det til siste øyeblikk, slik at det er tid til å rette evt. feil. Det kan kun skje én verifisering hos BS av at konverteringen har gått bra per dag, så man har med andre ord ett forsøk om dagen.
Merk at PBS-nummeret må være konvertert før man kan konvertere BS-avtalene. Dette kan derfor med fordel gjøres før konverteringsvinduet åpner, slik at man ikke sløser bort verdifull tid på denne manøveren, som også vil ta en dag hos BS. Dette kan nemlig gjøres selv om det er betalinger ute.
Konsekvensen av konverteringen av PBS-nummeret er at betalinger etter konverteringen vil gå gjennom Iteras. Det vil etter konverteringen typisk fortsatt komme inn betalinger på PBS-nummeret på fakturaer som er utstedt i det gamle systemet. Disse matcher ikke fakturaer i Iteras og vil derfor havne på feillisten i Iteras. Derfra kan de trekkes ut for registrering i det gamle systemet, eller matches til de fakturaene i Iteras som svarer til skyldig beløp i det gamle systemet (hvis dette er opprettet i Iteras). Derfor kan man i prinsippet gjøre konverteringen av PBS-nummeret så snart man er klar til å akseptere at betalingene går via Iteras – noe som typisk vil “ødelegge” automatiseringen i den hittidige betalingsinnlesningen, dersom den har vært automatisk, så man bør gjøre det noen dager før, f.eks. d. 1. i måneden. Av særlig interesse er her utestående BS-betalinger, som kan være tallrike. Dette kan tale for at man mottar BS-betalingsfilen før man konverterer Nets-kreditornummeret.
Konklusjonen er altså at Nets-konverteringsplanen vil se slik ut:
PBS-nummer: Påbegynnes gjerne før d. 10 i måneden, slik at man er klar – men merk at betalinger da kommer inn via Iteras, også BS-krav!
BS-avtaler: Påbegynnes så snart konverteringsvinduet åpner, omkring d. 10. i måneden
Kjøreplan for konvertering
1. I god tid før konverteringen, og forutsatt at det eksisterende PBS-nummeret videreføres (ellers ikke)
Iteras kontakter Betalingsservice og går gjennom oppsettet av PBS-nummeret, og sørger for at det tilpasses Iteras’ behov. I praksis betyr det:
Check at det er en Total-avtale som også kan sende innbetalingsblanketter.
Check at de rette FI-numrene er tilknyttet
Check at avtalen er aktiv og kan brukes
Check at automatiske varslinger varsles på betalingsdato
Check om 603-leveranser er slått på: Daglige til- og avmeldinger samt månedlig
Check om 605-leveranser er slått på
2. Omkring d. 1. i måneden ELLER så snart den siste filen med BS-betalinger utstedt av det gamle systemet er mottatt
Kunden sender inn anmodning om at Iteras blir dataleverandør. Dette skjer her: https://www.betalingsservice.dk/betalingsservice/kontaktformular/skift-dataleverandoer (Lenken er på dansk)
I kommentarfeltet bes de innstillingene tilrettelagt som man under pkt. 1 fant ikke var som de skulle være, f.eks.:
1)603-leveranser skal slås på: Vi ønsker både daglige til- og frameldinger (0231, 0232, 0233, 0234) samt månedlig leveranse (0230)
Automatiske betalinger ønskes varslet på betalingsdagen
Vi ønsker elektronisk varsling av avvisninger/tilbakeføringer på automatiske betalinger løpende
Vi ønsker innlest 605-filer som sendes inn av vår dataleverandør.
3. Samme dag som pkt. 2
Iteras sammen med dere sjekker hos banken deres om varsling via Betalingsservice er slått på for de rette FI-numrene.
4. Dagen før konverteringsvinduet åpner
En 603-fil bestilles fra Betalingsservice. Dette er en fil som inneholder alle eksisterende BS-avtaler. Filen ligger klar morgenen etter. Den bestilles dagen før, slik at vi så langt som mulig får med alle BS-avtaler (og at det ikke rekker å bli opprettet noen i tidsrommet mellom at vi får filen og konverterer avtalene).
5. Samme dag som pkt. 2 og 3 er bekreftet
Iteras betaler inn 1 øre på hvert FI-nummer. To dager etter bør vi kunne se i Iteras at beløpet er registrert, noe som betyr at hele kjeden virker som den skal (beløp landet på konto, konto varsler BS, BS varsler Iteras)
6. Samme dag som pkt. 2 er bekreftet OG konverteringsvinduet er åpnet
Iteras sender inn en 605-endringsfil til BS, der vi konverterer BS-avtalene fra Nav-abonnementsnumre til Iteras-kundenumre
7. Dagen etter at pkt. 6 er bekreftet
Iteras sjekker hos BS (i nettportalen eller pr. tlf.) at konverteringen har gått bra. Hvis ikke, undersøkes hva som har gått galt, og det forsøkes igjen. Hvert forsøk tar 1 dag for BS å registrere.
8. To dager etter at pkt. 5 er utført
Sjekk at de 2 x 1 øre er registrert i Iteras. Hvis ja, kan det faktureres via Betalingsservice, og konverteringen er fullført.