När man byter till Iteras och har befintliga Betalingsservice-betalningsavtal (i det följande bara kallade BS-avtal), ska Betalingsservice-upplägget konverteras till Iteras.
Timing och planering
I god tid innan man går i luften med Iteras ska BS-konverteringen timas och planeras, som Egon Olsen skulle ha sagt. Och med samma precision som han skulle ha gjort.
Finns det inte befintliga BS-avtal är timingen inte lika viktig. I så fall ska Betalingsservice-avtalet bara uppdateras så att Iteras blir dataleverantör, och så att inställningarna på avtalet passar med Iteras. Läs mer om hur du uppdaterar ditt Betalingsservice-avtal med Iteras som dataleverantör. Vi rekommenderar starkt att man behåller det befintliga FIK-numret för inbetalningskort, eftersom det annars tar tid för prenumeranter att vänja sig vid det nya FIK-numret.
Finns det befintliga BS-avtal vill man som regel kunna fortsätta att debitera på dessa avtal efter bytet till Iteras. Det ger också minst besvär för prenumeranterna, som då inte behöver anmäla sig till BS igen.
Konverteringen av BS-avtal kan innehålla följande element:
Flytt av avtalen till nytt PBS-nummer, förutsatt att ett nytt PBS-nummer har skapats i samband med övergången till Iteras. Det kan t.ex. vara relevant om det befintliga PBS-numret också har använts till annat än prenumerationer (t.ex. annonser) och man vill fortsätta med den användningen. Iteras kan inte dela PBS-nummer med andra funktioner, och därför måste det i så fall skapas ett helt nytt PBS-nummer. Det bör dock starkt övervägas om inte prenumerationerna ska få behålla det befintliga PBS-numret, eftersom det som regel är fler transaktioner på prenumerationer än t.ex. annonser.
Byte av prenumerantnummer: Detta är relevant om de gamla prenumerantnumren inte förs vidare i Iteras. Vi ser också ofta att BS-avtalen i tidigare system har varit knutna till abonnemangsnummer och inte prenumerantnummer. I Iteras ligger de på prenumerantnummer, och det medför i så fall också ett behov av att konvertera BS-avtalen till de nya Iteras-prenumerantnumren (oavsett om de faktiskt är nya, eller om det bara beror på att man byter från abonnemangs- till prenumerantnivå i avtalen).
Timingmässigt betyder det senare att de nya prenumerantnumren måste vara kända innan man kan göra konverteringen av BS-avtalen. Det vill säga att konverteringen inte kan påbörjas förrän efter migreringen av data till Iteras.
Betalingsservice sätter också vissa begränsningar. Man kan inte konvertera BS-avtal där det finns betalningar ”ute”. Det brukar det typiskt vara från omkring den 20:e i månaden, när BS har inlämningsfrist för debiteringar till månaden efter, och fram till tredje bankdagen efter den 7:e, då avslagsfristen gått ut (under förutsättning att betalningsdatum är den 1:e – annars är det två expeditionsdagar efter + 1 dag). Fönstret för konvertering öppnar alltså omkring den 10:e (men kan också vara den 12:e om den 7:e är en fredag), och stänger senast omkring den 22–24:e, beroende på månad. Undantaget är om man inte har skickat in BS-betalningar, t.ex. för att det inte fanns någon som skulle debiteras denna månad (ofta osannolikt), eller för att man med hänsyn till datamigreringen beslutar att vänta till månaden efter. Det kan dock belasta likviditeten att en månads BS-debiteringar försenas med en månad, så det försöker vi som regel undvika i planeringen.
Om man samtidigt byter CVR-nummer kan det vara en möjlighet att göra konverteringen via Excel-ark, som skickas till BS, eftersom BS har särskilda procedurer när byte av CVR-nummer ingår (det tillåts inte bara sådär – här ska juristerna in och säkerställa att man inte gör oegentligheter). I så fall ska man boka tid i god tid hos BS, annars kan de ha för mycket att göra för att hjälpa.
Man bör påbörja så snart fönstret öppnar och inte skjuta upp det till sista ögonblicket, så att det finns tid att rätta eventuella fel. Det kan bara ske en verifiering hos BS per dag av att konverteringen har gått bra, så man har med andra ord ett försök om dagen.
Observera att PBS-numret måste vara konverterat innan man kan konvertera BS-avtalen. Detta kan alltså med fördel göras innan konverteringsfönstret öppnar, så att man inte slösar värdefull tid på denna manöver, som också tar en dag hos BS. Detta kan nämligen göras även om det finns betalningar ute.
Konsekvensen av konverteringen av PBS-numret är att betalningar efter konverteringen kommer att gå via Iteras. Efter konverteringen kommer det typiskt ändå in betalningar på PBS-numret för fakturor som har utfärdats i det gamla systemet. Dessa matchar inte fakturor i Iteras och hamnar därför på fellistan i Iteras. Därifrån kan de hämtas ut för registrering i det gamla systemet, eller matchas till de fakturor i Iteras som motsvarar det skuldbelopp som finns i det gamla systemet (om detta har skapats i Iteras). Man kan därför i princip göra konverteringen av PBS-numret så snart man är redo att acceptera att betalningarna går via Iteras – vilket typiskt kommer att ”förstöra” automatiken i den tidigare betalningsinläsningen, om den har varit automatisk, så man bör göra det några dagar innan, t.ex. den 1:a i månaden. Av särskilt intresse här är utestående BS-betalningar, som kan vara talrika. Detta kan tala för att man tar emot BS-betalningsfilen innan man konverterar Nets-kreditornumret.
Slutsatsen är alltså att Nets-konverteringsplanen kommer att se ut så här:
PBS-nummer: Påbörjas gärna före den 10:e i månaden, så att man är redo – men observera att betalningar då kommer in via Iteras, även BS-debiteringar!
BS-avtal: Påbörjas så snart konverteringsfönstret öppnar, omkring den 10:e i månaden
Køreplan för konvertering
1. I god tid före konverteringen, och förutsatt att det befintliga PBS-numret förs vidare (annars inte)
Iteras kontaktar Betalingsservice och går igenom uppsättningen av PBS-numret, och ser till att den anpassas till Iteras behov. I praktiken betyder det:
Check att det är ett Total-avtal som också kan skicka inbetalningskort.
Check att rätt FI-nummer är kopplade
Check att avtalet är aktivt och kan användas
Check att automatiska aviseringar aviseras på betalningsdatum
Check om 603-leveranser är aktiverade: Dagliga till- och avanmälningar samt månatlig
Check om 605-leveranser är aktiverade
2. Omkring den 1:a i månaden ELLER så snart den sista filen med BS-betalningar som utfärdats av det gamla systemet har mottagits
Kunden skickar in begäran om att Iteras blir dataleverantör. Detta sker här: https://www.betalingsservice.dk/betalingsservice/kontaktformular/skift-dataleverandoer (Länken är på danska)
I kommentarsfältet ombeds de inställningar justeras som man under pkt. 1 fann inte var som de skulle, t.ex.:
1)603-leveranser ska aktiveras: Vi önskar både dagliga till- och frånanmälningar (0231, 0232, 0233, 0234) samt månadsleverans (0230)
Automatiska betalningar önskas aviseras på betalningsdagen
Vi önskar elektronisk avisering av avvisningar/återföringar på automatiska betalningar löpande
2. Vi önskar inlästa 605-filer som skickas in av vår dataleverantör.
3. Samma dag som pkt. 2
Iteras tillsammans med er kontrollerar hos er bank att avisering via Betalingsservice är aktiverad på rätt FI-nummer.
4. Dagen före konverteringsfönstret öppnar
En 603-fil beställs från Betalingsservice. Detta är en fil som innehåller alla befintliga BS-avtal. Filen ligger klar morgonen efter. Den beställs dagen före så att vi så långt som möjligt får med alla BS-avtal (och att det inte hinner skapas några mellan det att vi får filen och konverterar avtalen).
5. Samma dag som pkt. 2 och 3 har bekräftats
Iteras betalar in 1 öre på varje FI-nummer. Två dagar senare bör vi kunna se i Iteras att beloppet har registrerats, vilket betyder att hela kedjan fungerar som den ska (belopp landat på konto, konto aviserar BS, BS aviserar Iteras)
6. Samma dag som pkt. 2 är bekräftad OCH konverteringsfönstret har öppnat
Iteras skickar in en 605:a ändringsfil till BS, där vi konverterar BS-avtalen från Nav-abonnemangsnummer till Iteras-kundnummer
7. Dagen efter att pkt. 6 har bekräftats
Iteras kontrollerar hos BS (i onlineportalen eller per telefon) att konverteringen har gått bra. Om inte, undersöks vad som gått fel, och ett nytt försök görs. Varje försök tar 1 dag för BS att registrera.
8. Två dagar efter att pkt. 5 har utförts
Kontroll av att de 2 × 1 öre har registrerats i Iteras. Om ja, kan det faktureras via Betalingsservice, och konverteringen är fullbordad.