De flesta offentliga kunder och stora företag vill gärna faktureras via EAN, eftersom de då kan ta emot fakturor direkt i sitt bokföringssystem.
För att komma igång med fakturering via EAN krävs bara en mindre konfiguration. Det ska skapas en integration till Peppol. Fråga ev. vår support om du behöver hjälp med det.
När integrationen har skapats behöver man bara ange kundens EAN-nummer i EAN/GLN-fältet i kundens uppgifter, så kommer fakturor framöver automatiskt att skickas via EAN.
Hur betalar kunden EAN-fakturan?
EAN-fakturor skickas vanligtvis till företagskunder som betalar via banköverföring. För att kunna registrera betalningarna automatiskt rekommenderar vi följande:
DK: Skapa en Betalingsservice-integration och be kunderna använda FIK-raden för inbetalningen.
NO: Skapa en AvtaleGiro-integration och be kunderna använda KID-ID:t för betalning.
SE: Skapa en Bankgirot-integration
Vad är Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) är ett internationellt nätverk som gör det enklare och säkrare att utbyta elektroniska dokument som fakturor, order och kreditnotor mellan företag och offentliga myndigheter.
Iteras har valt att använda Peppol i stället för NemHandel för elektronisk fakturering på grund av Peppols högre säkerhet och möjligheten att fakturera över landsgränser. Med Peppol kan man nämligen fakturera elektroniskt både danska, norska, svenska kunder och fler.
Stödjer kundens bokföringssystem Peppol?
Det har varit ett krav sedan 2019 att alla offentliga verksamheter ska stödja Peppol.
Privata företag omfattas inte av detta krav, men det gäller för standardbokföringssystem (Länken är på danska). Det vill säga att en privat kund kan be sin EAN-leverantör att ansluta deras företag till Peppol-nätverket, och det är högst osannolikt att leverantören inte skulle kunna leverera denna lösning.
Kunden kan se vem som levererar EAN-lösningen till dem på denna sida: NemHandelRegister(Länken är på danska)
Om kundens bokföringssystem är Visma / e-conomic kan kunden själv ansluta Peppol med ett par klick: e-faktura via Peppol (Länken är på danska).
Vad ska man göra om kunden inte kan ta emot Peppol-fakturor?
I fall där kunden inte kan ta emot Peppol-fakturor och inte vill ansluta sig till Peppol-nätverket eftersom det inte är obligatoriskt kan man ladda ner fakturan från Iteras och skicka den via en extern tjänst, t.ex. Sproom.
Vi rekommenderar detta arbetsflöde för att hantera manuella EAN-utskick:
Under Övervakning av fel, skapa en felrapportering på “Peppol-leveransfel”.
När det är gjort får man ett e-postmeddelande varje gång en Peppol-faktura inte kunde skickas. Läs mer om övervakning av fel.
Därefter kan man ladda ner den aktuella fakturan som Sproom-kompatibel XML-fil (välj Ladda ner som UBL):
OBS! Se till att momsnummerfältet på kunden är ifyllt innan du laddar ner filen.
Ladda upp filen i Sproom, där den konverteras till NemHandel-formatet och skickas till kunden.
(frivilligt) Om man vill kan man i Peppol-integrationen ställa in fallback till manuell sändning om Peppol-sändningen inte lyckas. Det är praktiskt om man aldrig vill skicka e-post eller inbetalningskort till EAN-kunder.
Skickas kreditnotor automatiskt via Peppol?
Ja, det är möjligt att skicka kreditnotor via Peppol. Man kan också stänga av den automatiska sändningen och i stället skicka kreditnotan manuellt om kunden ber om det. Huruvida kreditnotor ska skickas automatiskt ställs in i integrationen.
Skickas påminnelser via Peppol?
Peppol stödjer inte påminnelser, och därför kommer Iteras att skicka en betalningspåminnelse för en obetald faktura på annat sätt. Vanligtvis sker detta via e-post eller ett pappersinbetalningskort, beroende på vilka uppgifter som finns sparade på kunden och vilka andra faktureringsmetoder som är tillgängliga.
Kan jag konfigurera särregler för EAN-faktureringar?
Ja, läs här hur du ställer in särregler för EAN-fakturering