De fleste offentlige kunder og store bedrifter ønsker å bli fakturert via EAN, da de dermed kan motta fakturaer direkte i sitt regnskapssystem.
For å komme i gang med å fakturere via EAN kreves det kun en mindre oppsett. Det må opprettes en integrasjon til Peppol. Spør eventuelt vår support hvis du har bruk for hjelp til dette.
Når integrasjonen er opprettet, skal man bare taste inn kundens EAN-nummer i EAN/GLN-feltet i kundedataene, og fakturaer vil fremover automatisk bli sendt via EAN.
Hvordan betaler kunden EAN-faktura?
EAN-fakturaer sendes som regel til bedriftskunder som betaler via bankoverføring. Vi anbefaler derfor å opprette en Betalingsservice-integrasjon og be kundene bruke FIK-linjen til innbetalingen. På den måten kan betalingene registreres automatisk.
For at norske og svenske kunder enkelt skal kunne betale sine Peppol-fakturaer, anbefaler vi å opprette henholdsvis en AvtaleGiro– eller Bankgirot-integrasjon.
Hva er Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) er et internasjonalt nettverk som gjør det enklere og sikrere å utveksle elektroniske dokumenter som fakturaer, ordre og kreditnotaer mellom bedrifter og offentlige myndigheter.
Iteras har valgt å bruke Peppol fremfor NemHandel til elektronisk fakturering på grunn av Peppols høyere sikkerhet og mulighet for å fakturere på tvers av landegrenser. Med Peppol kan man nemlig elektronisk fakturere både danske, norske, svenske kunder og flere.
Støtter kundens regnskapssystem Peppol?
Det har vært et krav siden 2019 at alle offentlige virksomheter skal støtte Peppol.
Private virksomheter er ikke underlagt dette kravet, men det gjelder for standard regnskapssystemer. (Lenken er på dansk) Det vil si at en privat kunde kan be sin EAN-leverandør om å koble firmaet deres til Peppol-nettverket, og det er svært lite sannsynlig at leverandøren ikke kan tilby denne løsningen.
Kunden kan se hvem som leverer EAN-løsningen til dem, på denne siden: NemHandelRegister (Lenken er på dansk) / https://registration.nemhandel.dk (Lenken er på engelsk)
Hvis kundens regnskapssystem er Visma / e-conomic, kan kunden selv koble til Peppol med et par klikk: e-faktura via Peppol (Lenken er på dansk)
Hva skal man gjøre hvis kunden ikke kan motta Peppol-fakturaer?
I tilfeller der kunden ikke kan motta Peppol-fakturaer og ikke vil koble seg til Peppol-nettverket, fordi det ikke er påkrevd, kan man laste ned fakturaen fra Iteras og sende den via en ekstern tjeneste, f.eks. Sproom.
Vi anbefaler denne arbeidsflyten for å håndtere manuelle EAN-utsendelser:
Under Overvåkning av feil, opprett en feilrapportering på “Peppol-leveringsfeil”.
Når dette er gjort, får man en e-post hver gang en Peppol-faktura ikke kunne sendes. Les mer om overvåkning av feil.
Man kan deretter laste ned den aktuelle fakturaen som en Sproom-kompatibel XML-fil (velg Last ned som UBL).
OBS! Sørg for at mva-nummerfeltet på kunden er utfylt før du laster ned filen.
Last opp filen i Sproom, hvor den blir konvertert til NemHandel-formatet og sendt til kunden.
(Frivillig) Hvis man ønsker, kan man i Peppol-integrasjonen stille inn fallback på manuell utsendelse hvis Peppol-utsendelse ikke lykkes. Det er praktisk hvis man aldri ønsker å sende e-poster eller innbetalingskort til EAN-kunder.
Systemfeil: Fant ikke gyldig mottaker ved oppslag
Når du prøver å koble et EAN-nummer til en kunde og får feilmeldingen, kan det typisk bety én av to ting:
Som beskrevet i feilmeldingen skyldes det at kunden ikke er registrert i Peppol. Er det tilfelle, kan du lese mer under seksjonen "Støtter kundens regnskapssystem Peppol?" om hvordan de kan kobles på.
I svært sjeldne tilfeller kan du oppleve at selv om du kan slå opp kunden som registrert i Peppol, for eksempel via Peppol Participant Check, får du den omtalte feilmeldingen.
Er det tilfelle, er den korte forklaringen at kunden må kontakte leverandøren av sin EAN-løsning og få dem til å registrere dem i SMP-en.
Den lange og tekniske forklaringen er at Peppol har to oppslagsmekanismer:
Den ene er katalogen, der man kan søke på ulike ting, for eksempel navn.
Den andre er det de kaller SMP, som er en oversikt over hvilken server man skal kommunisere med hvis man skal levere noe til en bestemt mottaker (litt som DNS). SMP-en er essensiell — uten den vet ikke Iteras hvilken server fakturaene skal leveres til, som et brev uten en adresse.
Feilen oppstår hvis EAN-nummeret er registrert i katalogen, men ikke i SMP-en. Det gjør at Iteras mottar en 404-feil ved forsøk på å sende fakturaen til dette EAN-nummeret. Det lar seg ikke gjøre å levere til det, fordi det ikke finnes informasjon om hvilken server vi skal kontakte. Derfor må kundens EAN-leverandør sørge for at de blir registrert korrekt i SMP-en, siden det er en registreringsfeil i deres ende.
Sendes det automatisk kreditnotaer via Peppol?
Ja, det er mulig å sende kreditnotaer via Peppol. Man kan også slå av den automatiske utsendelsen og i stedet sende kreditnotaen manuelt hvis kunden ber om det. Hvorvidt kreditnotaer skal sendes automatisk, stilles inn i integrasjonen.
Sendes det purringer via Peppol?
Peppol støtter ikke purringer, og derfor vil Iteras sende en purring/påminnelse om en ubetalt faktura på annen måte. Som regel skjer dette via e-post eller et papirinnbetalingskort, avhengig av hvilke opplysninger som er lagret på kunden, og hvilke andre faktureringsmetoder som er tilgjengelige.