Forretningspolitikker

Forretningspolitikker er det sted i systemet, hvor indstillinger for fakturering, suspendering og selvbetjening er samlet.

Formålet med forretningspolitikker er at give mulighed for at definere forskellige betalingsbetingelser og tilladelser på produkt-, kampagne- eller abonnementsniveau.

For eksempel kan store kunder få en længere betalingsfrist, introkampagner kan have strikse betalingsregler, og private kunder kan få adgang til selvbetjening.

Den overordnede (standard) forretningspolitik er tilknyttet forretningsenheden (Kontomenu → Grundindstillinger). Denne politik gælder for alle abonnementer/medlemskaber under forretningsenheden, medmindre den overskrives af en anden forretningspolitik på produkt-, kampagne- eller abonnementsniveau.

Ekstra forretningspolitikker oprettes og styres via Salg → Forretningspolitikker i venstremenuen.

Hierarkiet for forretningspolitikker fungerer sådan, at en forretningspolitik på abonnementsniveau overskriver en eventuel forretningspolitik på kampagneniveau, som igen overskriver en forretningspolitik på produktniveau, der overskriver den overordnede forretningspolitik på forretningsenheden.

Hierarkiet kan illustreres således:

Abonnement > Kampagne > Produkt > Standard forretningspolitik

Det er ikke nødvendigt at udfylde alle felter i de ekstra forretningspolitikker. Hvis et felt ikke er udfyldt, anvendes den indstilling, der er angivet i det tilsvarende felt i en forretningspolitik én rang op.

Hvis en kampagne indeholder flere produkter med forskellige forretningspolitikker, kan der opstå en konflikt — dvs. det vil ikke være muligt at afgøre, hvilken produktpolitik der skal have forrang.

En mulig løsning er at oprette en ekstra forretningspolitik til sådanne kampagner, hvor man eksplicit definerer de ønskede indstillinger.

En anden løsning er at vurdere, om alle produkter har behov for en specifik politik. Oftest har man ét fysisk og ét digitalt produkt. Man kan for eksempel angive indstillinger for det digitale produkt i standardpolitikken frem for i en separat produkt-politik. På den måde, når de to produkter indgår i samme kampagne, vil det fysiske produkts politik have forrang frem for det digitales (Produkt > Standard forretningspolitik).

Som følge af flytningen af indstillingerne fra kampagnerne til forretningspolitikker kan de fleste af vores kunder finde en række maskin-genererede forretningspolitikker med kryptiske navne under Salg → Forretningspolitikker. Disse forretningspolitikker samler nogle af de indstillinger, der bruges af specifikke kampagner.

Ud fra indstillingerne og hvilke kampagner eller abonnementer disse forretningspolitikkerne er tilknyttet, anbefaler vi at give dem navne, der er lette for mennesker at læse. For eksempel “Start altid den 1/1” eller “Fakturering forsinkes med en uge”.

Det kan også vise sig, at man hellere vil bruge standardpolitikken for alle kampagner – i så fald kan disse politikker deaktiveres.

Nogle af vores kunder vil også kunne finde politikker med navne som “Ferie”, “Ferie 2” osv., som er knyttet til forskellige produkter. Disse politikker indeholder ikke andet end forskellige indstillinger for ferieafvikling.

På baggrund af indstillingerne i disse politikker anbefaler vi at ændre navnene til noget mere beskrivende, for eksempel “Online – må ikke holde ferie” eller “Print – kan sende til en anden adresse”.

I dette felt angiver man den e-mailadresse, der bruges, når Iteras sender fakturaer til kunder.

E-mailadressen bliver tjekket for, om den opfylder kravene til DNS-indstillinger. Læs mere om e-mailindstillinger her.

Foretrukket faktureringsform: Angiver, hvilken faktureringsform der bruges som standard (vi anbefaler e-mail).

Fakturalinjer: Som udgangspunkt er der ingen fakturalinjer på standardpolitikken, da beløbet kunderne betaler, defineres på kampagnerne. Fakturalinjer anvendes typisk i en ekstra forretningspolitik, der er knyttet til et abonnement, hvis man ønsker at overskrive kampagnens fakturalinje for netop dette abonnement.

I dette afsnit kan man definere, hvilke oplysninger der skal fremgå af fakturaerne.

Titel på faktura: Typisk “Faktura”, men kan også være f.eks. “Medlemsopkrævning” – afhængigt af typen af abonnementsforretning.

Moms på fakturalinjer: Angiver, om prisen på fakturalinjer skal vises inkl. eller ekskl. moms. Læs også artiklen om moms.

Besked til modtager på faktura: Den indledende tekst, der vises før fakturalinjerne. For eksempel “Vi sender hermed faktura for dit abonnement.”

Ekstra note på udenlandske fakturaer: Her kan man angive oplysninger som IBAN og SWIFT, så kunder, der ikke kan benytte danske betalingsformer, kan foretage en direkte bankoverførsel.

Denne tekst vises kun på fakturaer, der sendes til udlandet.

Kontaktinformation på faktura/rykker: Denne tekst vises nederst på fakturaen. Her kan det være praktisk at angive e-mailadresse og telefonnummer til kundeservice samt et link til selvbetjeningen.

I dette afsnit kan man indstille, hvornår abonnementsperioder skal faktureres. Oftest vælges “Ved periodestart” eller “Så betalingsfristen er ved periodestart”.

Her indstiller man, hvor lang betalingsfristen skal være som standard i denne forretningspolitik. Det er også denne frist, der vises på fakturaerne.

I dette afsnit angiver man, hvordan systemet skal reagere, når betalingsfristen er overskredet, og fakturaen ikke er betalt.

Læs vejledningen til opsætning af rykkerprocedurer.

Læs også om håndtering af ubetalte fakturaer.

I dette afsnit indstiller man de standardmæssige opsigelsesregler.

Bindingsperiode: Her kan man definere, hvor lang tid man skal have været abonnent, før abonnementet kan opsiges. Som standard er feltet tomt.

Opsigelsesfrist: Angiver, hvor langt frem i tid kunden kan opsige. Vi anbefaler, at dette felt sættes til “Efter senest påbegyndte eller betalte periode”, da det medfører færrest krediteringer og tilbagebetalinger.

Betaling ved stop midt i en periode: Denne indstilling gælder kun ved opsigelse via udgiverinterfacet, medmindre man har givet mulighed for øjeblikkelig opsigelse via selvbetjeningen. “Betal for frem til stoppet” vil i de fleste tilfælde være det mest almindelige valg.

Her indstiller man, hvilke feriemuligheder der er tilladt for abonnementer under denne forretningspolitik — dvs. om man må holde pause i sit abonnement, og hvordan det håndteres.

I denne sektion angiver man, hvad abonnenterne kan foretage via selvbetjeningen, og hvilke oplysninger der vises til kunden.

Timing af kampagneskifte: angiver, om et kampagneskifte skal ske med det samme eller først ved udløbet af den nuværende periode. Som standard sker kampagneskift med det samme, men i nogle tilfælde giver det bedre mening at lade skiftet ske ved periodens udløb — for eksempel når et gaveabonnement skal fortsættes, eller hvis abonnementet er gratis.

Tillad stop af abonnement i selvbetjeningen: Her kan man indstille, om kunderne har tilladelse til at opsige deres abonnement via selvbetjeningen. Hvis indstillingen sættes til “Tillad opsigelse”, får man også mulighed for at definere, hvordan systemet forsøger at fastholde abonnenten — f.eks. ved at tilbyde en pause eller et skift til en anden kampagne.

Tillad genstart af abonnementer i selvbetjeningen: Læs mere i artiklen om genstart.

Som standard vises betalingslinket på fakturaerne. Det kan dog fjernes, hvis man foretrækker, at kunderne betaler via FIK – og dermed undgår gebyrer hos kortindløseren.

Denne funktion kan bruges, hvis man ønsker, at alle abonnementer skal starte og fornyes på samme tidspunkt — f.eks. den 1. januar eller ved hvert kvartal.

Medtag allerede betalt beløb på fakturaer: Som standard er denne indstilling aktiveret, men for EAN-kunder er det ofte bedre at modtage fakturaer uden det allerede betalte beløb. Læs mere her.

Manuel godkendelse af fakturering og manuel opfølgning på forfaldne fakturaer: som udgangspunkt håndterer Iteras både fakturering og rykning af ubetalte fakturaer automatisk. Her kan man dog vælge at gøre processen manuel.

Det kan være praktisk i overgangsperioder til Iteras, hvor man ønsker at sikre, at faktureringen sker korrekt – eller i tilfælde, hvor priser forhandles individuelt, og man derfor vil udsætte faktureringen, indtil prisen er aftalt.

Hvis man benytter et eksternt kundeservicefirma til at håndtere kundernes henvendelser, kan man aktivere godkendelse af udbetalinger for at opnå øget sikkerhed.

Her kan man indstille, om betalingsaftaler automatisk skal annulleres for inaktive abonnenter.

Dette er et internt felt, hvor man kan skrive en uddybende kommentar om, hvordan politikken skal fungere, og hvornår den skal bruges.