Rykkerproceduren kører automatisk og kan tilpasses udgiverens ønsker.
Iteras håndterer ikke inkasso. Hvis en betaling udebliver efter rykkerproceduren og skal sendes til inkasso, kan Iteras supplere med en liste af fakturaer der er i restance, men selve inkasso forløbet skal håndteres uden om Iteras.
Rykkerproceduren kan ændres under alle forretningspolitikker. Den overordnede forretningspolitik findes under kontomenuen > Grundindstillinger > klikke på den ønskede forretningspolitik > scrolle ned til sektionen “Ubetalte forfaldne fakturaer”.
Ubetalte forfaldne fakturaer
Ekstra frist for forfaldsdato: Her kan man vælge, hvor mange dage efter den oprindelige betalingsfrist, kunderne har til at betale deres faktura, inden rykkerproceduren eller suspendering igangsættes.
Reager på manglende betaling: Her kan man indstille, om man ønsker at reagere på manglende betaling eller ej. OBS: Er indstillingen sat til “Slå forfaldshåndtering fra”, bliver ingen yderligere indstillinger i denne sektion aktiveret.
Tilladt kreditgrænse: Her kan man sætte en bagatelgrænse for, hvornår man ønsker at reagere på manglende betaling. Sættes den eksempelvis til 100 kr., igangsættes proceduren først, når kunden skylder 101 kr. eller derover.
Rykkerproces
Vælger man indstillingen “Send rykkere”, har man mulighed for at indstille systemet til at sende op til 10 rykkere.
Man kan slette rykkere ved at bruge skraldespandsikonet til højre. Ønsker man at tilføje en rykker, findes knappen “Tilføj rykker” efter den sidste rykker.
For hver rykker har man følgende indstillingsmuligheder:
Fortrukket faktureringsform: Som udgangspunkt er denne indstillet til “Samme som bruges til fakturering”. Dette er et godt udgangspunkt, men reagerer kunden eksempelvis ikke efter 1. rykker. rykker, kan det være en fordel at vælge en af de andre muligheder, såsom BS indbetalingskort eller Pingen (dvs. Fakturering pr papir), for at fange kunders opmærksomhed, da emails oftere bliver ignoreret eller ryger i spam filter.
Betalingsfrist: Angiver, hvor længe man har, til at betale rykkeren og fakturaen. Ifølge dansk lovgivning skal der gå minimum 10 dage mellem hver rykkere, hvis der opkræves et gebyr på rykkeren.
Ekstra frist fra forfaldsdato: Her kan man vælge, hvor mange dage efter den oprindelige betalingsfrist, kunderne har til at betale, inden næste rykker sendes, eller eventuelt stop eller suspendering af abonnementet sker.
Den ekstra frist er især for at sikre, at FI-indbetalinger når at blive registreret i Iteras, før der sendes en rykker. Der kan gå et par dage fra betalingen ses i banken, til den automatisk registreres (banken → Betalingsservice → Iteras).
Man kan eksempelvis sætte betalingsfristen til 8 dage og ekstra frist til 5 dage, så der samlet går 13 dage mellem hver rykker
Forfaldsdato vist: Vælg, hvad der vises på rykkeren.
Rykkergebyr: Ved afsendelse af en rykker kan der pålægges et rykkergebyr, som lægges oveni det skyldige beløb og fremgår af rykkeren. Det er også muligt at sætte rykkergebyret til 0 kr. Eksempelvis kan man som udgiver vælge, at de første rykkere er på 0 kr., og først ved 3. rykker sætte et beløb på.
Overskrift og tekst: Man kan tilpasse overskriften og teksten på rykkeren, så den passer til jeres tone og proces. Der kan oprettes separate tekster til hver rykker, så beskeden skærpes gradvist – fra en venlig påmindelse til en mere tydelig opfordring til betaling.
Hvis en faktura betales uden rykkergebyr, kan du slå automatisk kreditering af rykkergebyrer til. Så fjernes gebyret automatisk, og kunden står ikke som skyldner.
Hvis indstillingen ikke bruges, vil kunden fortsat fremgå, som om der mangler betaling, og det kan medføre, at der sendes en ekstra rykker.
Auto-suspendering
Hvis en abonnent ikke betaler sin regning, kan du vælge at suspendere abonnementet automatisk. I Iteras kan du selv indstille, hvornår suspendringen skal træde i kraft.
Du kan for eksempel vælge at suspendere efter:
Rykker 1 ikke er betalt og rykker 2 udstedes
Fakturaen ikke er betalt og rykkerprocessen slutter
Aldrig - suspender ikke automatisk
Man kan yderligere indstille, om eller hvornår abonnementet stoppes, samt vælge, om fakturaer i restance automatisk skal krediteres.