Når en abonnent ikke betaler sin faktura, vil man typisk ønske at sende påmindelser/rykkere samt suspendere leveringen af det produkt, der abonneres på – hvad enten det drejer sig om f.eks. en trykt avis eller et magasin, eller adgangen til en digital tjeneste.
Iteras har avancerede mekanismer til håndtering af kunder, der ikke betaler deres fakturaer. Disse gennemgås herunder.
Rykning
Iteras kan opsættes til at sende op til ti rykkere med individuelt rykkergebyr. Rykkerproceduren opsættes og aktiveres i opsætningen af forretningsenheden. Læs mere om dette i artiklen om rykkerproceduren.
Indstillinger
For at ændre standardprocedurerne for suspendering og kreditering skal du gå til forretningspolitikken.
Åbn Konto-menuen øverst i højre hjørne > klik på Grundindstillinger > åbn den relevante forretningspolitik, og scroll ned til sektionen Ubetalte forfaldne fakturaer som kommer efter indstilling af rykker procedure.
Her kan du indstille regler for:
Suspender automatisk abonnementer når
Stop automatisk abonnementer når
Krediter faktuarer i restance automatisk hvis en abonnenet er inaktiv i:
I afsnittet nedenfor forklarer vi mere præcist, hvad de enkelte indstillinger dækker over, samt hvilke muligheder der er.
Automatisk suspendering
Automatisk suspendering af abonnementet (dvs. stop for levering) opsættes som udgangspunkt i en overordnet politik for forretningsenheden. Ved behov kan der tillige opsættes afvigende politikker for kampagner eller abonnementer, hvis man ønsker en anden indstilling i særlige tilfælde.
Suspenderingen kan opsættes til at ske på forskellige stadier af rykkerproceduren.
Hvis et suspenderet abonnement betales, genaktiveres det automatisk. Hvis en abonnent meddeler, at pengene er på vej, men endnu ikke modtaget hos udgiver, kan man vælge at stole på abonnenten og ændre betalingsfristen på fakturaen, hvorved suspenderingen ophører med det samme. Hvis abonnenten taler usandt, vil man så risikere at give endnu nogle dages gratis levering. Alternativt kan man forlade sig på den automatiske genaktivering, så snart betalingen er registreret i Iteras.
Der sker ingen automatisk advisering af abonnenten omkring suspenderingen.
Et abonnement som er suspenderet, videreføres ikke automatisk. Sker der en senere betaling, vil videreførelsen ske på dette tidspunkt.
Kreditering / Kompensation for suspenderet periode
Når en abonnent har været suspenderet i en periode, går abonnenten glip af denne periodes leveringer/adgang til tjenester. Hvis abonnenten så senere betaler sin regning, får abonnenten ikke fuld værdi for pengene. Det kan man som udgiver vælge at mene er abonnentens problem, men Iteras rummer også mulighed for automatisk håndtering i form af forlængelse af abonnementet med den suspenderede periode, eller kreditering af den forholdsmæssige værdi af den suspenderede periode.
Automatisk stop af abonnement
På et tidspunkt må en udgiver anse et abonnement, som ikke er betalt, for et abonnement der heller ikke bliver betalt. På dette tidspunkt giver det mening at stoppe abonnementet helt.
Det automatiske stop kan opsættes på en forretningspolitik til at ske et valgfrit antal dage efter suspendering pga. manglende betaling.
Stoppet berører ikke eventuelle andre af en abonnents abonnementer som måtte være betalt.
Ved stoppet krediteres restperioden (regnet fra stoptidspunktet), og fakturaen gensendes som betalingsanvisning hvor krediteringen er fratrukket.
Suspenderingsperioden behandles i den forbindelse efter opsætningen under kompensation for suspendering. Hvis der ikke er valgt en kompensation, krediteres den ikke. Hvis der er valgt kreditering eller forlængelse, krediteres i begge tilfælde.
Efter dette vil der igen køre normal rykkerprocedure på den gensendte betalingsanvisning, såfremt heller ikke den betales. De fakturaer, der ikke betales, ender med status “I restance”, hvilket adskiller dem fra de fakturaer, der hører til et abonnement som blot er suspenderet. Herfra er det op til udgiveren at iværksætte evt. inkasso.
Inkasso
Når I er nået dertil, hvor inkasso er den eneste løsning, gør vi det let at komme videre. I kan eksportere lister over de kunder, der skal sendes til inddrivelse, så sagen kan håndteres korrekt og med den nødvendige dokumentation.
OBS: Hvis I vælger at gøre brug af inkasso, er det vigtigt, at I i forretningspolitikken ikke har sat indstillingen til, at fakturaer automatisk krediteres. Indstillingen skal være “Aldrig – krediter ikke automatisk”.
Dette gør I ved at åbne menupunktet Økonomi i menuen til venstre > klikke på undermenupunktet Faktura.
I indstillingen Vis vælges “Ubetalte fakturaer i restance”. Vælg den ønskede forretningsenhed samt den periode, hvor fakturaerne er udstedt. Vær opmærksom på, at opgørelsesdatoen skal være sat til dagsdato; denne indstilling er vigtig for at sikre, at de rigtige sager bliver sendt til inkasso. Klik på knappen ‘Vis rapport’; herefter kan I eksportere en liste i det format, jeres inkassoopsætning kræver.
