Snabbsökning
Toppfältet i Iteras innehåller ett snabbsökningsfält. Här kan man ange kundnummer, fakturanummer, kreditnotanummer, e-postadress, namn eller adress för att hitta önskad kund. Det är inte nödvändigt att ange ett fullständigt namn eller en fullständig adress. Man kan t.ex. söka på ett gatunamn och komplettera med ett postnummer för att hitta alla kunder som bor på den aktuella gatan.
Dessutom kan man lägga till Egendefinierade fält i snabbsökningen. Det görs i fältets inställningar genom att markera “Sök i fält”. Det är vanligtvis telefonnummerfält eller andra unika ID:n, t.ex. momsregistreringsnummer, som lämpar sig för att göras tillgängliga i snabbsökningen.*
Observera att ju fler fält man lägger till i snabbsökningen, desto långsammare blir den. Lägg därför bara till fält i sökningen om du räknar med att söka i dem ofta.
Om endast en kund matchar sökningen kommer man direkt till kunden eller fakturan. Om det finns flera sökresultat visas en översikt över de kunder, fakturor eller kreditnotor som hittats. Snabbsökningen delar upp resultaten efter typ – prenumeranter, fakturor och kreditnotor – och visar dem på var sin flik.
Om sökningen hittar flera prenumeranter kan man fortsätta med en mer exakt sökning eller filtrering genom att klicka på “Utökad sökning”. Därefter kommer man till prenumerantfiltret, där det finns tillgång till fler filtreringsalternativ.
Prenumerantfiltret
Iteras innehåller ett kraftfullt filter för sökning och filtrering av prenumeranter. Filtret nås enklast via ikonen för prenumerantlistan i toppfältet till höger om sökfältet, men kan också öppnas via vänstermenyn (Prenumeranter > Översikt).
Man kan skriva sitt sökord i sökfältet och eventuellt välja vilket specifikt fält sökningen ska göras i. Om man t.ex. ska hitta företaget “Aalborg Flyvemaskiner” och söker på “Aalborg”, kommer sökresultatet att omfatta alla kunder som bor i Aalborg, har Aalborg som efternamn, har Aalborg i företagsnamnet eller som en del av sin e-postadress. Om man däremot väljer att endast söka i "Namn eller företag", begränsas sökningen effektivt och man får betydligt färre sökresultat.
Dessutom kan man ställa in filtreringsvillkor som avgränsar sökningen ytterligare, så att den träffar ett helt specifikt urval av kunderna.
Uppbyggnad av filtreringsvillkor
Tre genvägar till de mest använda filtreringarna är markerade. Låt oss titta närmare på hur filtreringsvillkoren byggs upp, med utgångspunkt i “Har ett abonnemang” och “Har ett abonnemang på kampanj”.
Har ett abonnemang
Detta filter är praktiskt när man vill hitta alla kunder som har ett abonnemang eller begränsa sökningen till kunder med aktiva eller avslutade abonnemang.
Om man klickar på knappen “+ Har ett prenumeration” är det möjligt att filtrera på prenumeration status. Om man inte väljer en viss status görs sökningen bland alla prenumeration, oavsett deras status.
Genom att klicka på texten "aktivt eller inte" kan man välja en eller flera av följande statusar:
Igång: Abonnemanget är aktivt
Väntar på start: Abonnemanget har skapats men ännu inte startat. Det innebär att det finns ett framtida startdatum
Avstängd: Abonnemanget är suspenderat, t.ex. på grund av utebliven betalning eller för att kunden har semester.
Avslutat: Abonnemanget är avslutat. Det kan kanske verka lite ologiskt att man under prenumeranter med abonnemang kan söka efter dem som är avslutade (då har de ju inte längre något abonnemang), men det kan t.ex. användas om man vill göra ett utdrag för marknadsföring riktad till dem som har haft ett abonnemang. Det är alltså inte riktigt samma sak som dem utan abonnemang, som aldrig har haft något.
Om man inte väljer något specifikt visas alla abonnemang.
Man kan lägga till ytterligare villkor genom att klicka på “+ Lägg till villkor för abonnemanget”. Här kan man t.ex. välja att söka efter abonnemang med ett visst skapelse- eller stoppdatum eller filtrera på abonnemangets faktureringssätt.
Genom att klicka på “+ Lägg till ett annat filter” kan du lägga till ytterligare filter, t.ex. filter som rör kunden eller andra parametrar.
Man kan lägga till och kombinera så många villkor som man behöver. Det gör det möjligt att bygga upp mycket exakta filtreringar som matchar just den grupp prenumeranter man vill hitta.
Om man vill ta bort ett eller flera villkor eller återställa hela filtret kan det göras genom att klicka på papperskorgsikonerna till höger eller på knappen “Rensa filter”.
Filtreringen aktiveras genom att klicka på knappen “Filtrera”.
Har ett abonnemang på kampanjen
Många sökningar utgår från vilka kampanjer abonnemangen är kopplade till. Därför finns det en genväg till den här typen av filtrering.
När man klickar på “+ Har ett prenumeration på kampanjen” skapas filtret “Har ett abonnemang” automatiskt. Därefter kan man välja en abonnemangsstatus om sökningen endast ska omfatta t.ex. aktiva eller avslutade abonnemang.
Genom att klicka på texten “Välj kampanj” får man i ett popupfönster möjlighet att söka efter och välja de kampanjer som man vill filtrera på.
Man markerar de kampanjer som ska ingå i villkoret och avslutar genom att klicka på “Stäng”.Man aktiverar filtreringen genom att klicka på “Filtrera”.
Om det behövs kan man göra filtreringen mer exakt genom att lägga till fler villkor för abonnemanget eller genom att lägga till ett annat filter som utgår från andra parametrar.
Tips: Om du ofta behöver välja många kampanjer kan det vara en fördel att gruppera dem med hjälp av Egendefinierade fält. I stället för att markera kampanjerna en efter en kan du använda villkoret “Om fältet på kampanjen” och filtrera på det relevanta anpassade fältet. Det gör arbetsflödet enklare och förhindrar samtidigt att URL:en blir för lång (webbläsare kan inte hantera URL:er som är för långa).
Sparade filter
Med Sparade filter har man möjlighet att spara den filtrering man har skapat.
När man sparar ett filter får man följande alternativ:
Namn: Ge filtret ett beskrivande namn.
Delat med alla användare: Gör filtreringen tillgänglig för dina kollegor.
Gör till mitt standardfilter: Om man väljer detta innebär det att filtreringen automatiskt visas när man går in på abonnemangsöversikten. I stället för sparade filter visas namnet på filtreringen, t.ex.:
Om man klickar på Hantera sparade filter kommer man till denna översiktssida, där man ser sina sparade filter och har möjlighet att skapa nya.
Om man väljer att skapa ett nytt filter genom att klicka på +Nytt sparat filter är skillnaden mellan att skapa ett filter här och i abonnemangsöversikten att man här inte ser resultatet av sin filtrering.
Observera att om man väljer att ställa in den nya filtreringen som Gör till mitt standardfilter, tar den platsen från det filter som tidigare var inställt som standard, utan någon varning. Exempelvis:
Som framgår av översikten kan man se om en filtrering är personlig eller delad med kollegor.
För att ta bort en filtrering ska man klicka på knappen Redigera vid den aktuella filtreringen och därefter på Radera inne i vyn.
