Gruppabonnemang – steg för steg

Gruppabonnemang är ett sätt att ha en betalare för flera olika mottagare, där betalaren också kan styra mottagarens prenumeration: anmäla, byta, stoppa och ev. ändra data (som t.ex. adress) på prenumeranten. Till varje gruppabonnemang kan det knytas ett obegränsat antal mottagarprenumerationer.

I det enkla scenariot har vi t.ex. borgmästare Jensen, som betalar prenumeration för 10 medarbetare på rådhuset, som får magasinet levererat till var sin privatadress.

Denna artikel beskriver följande:

För att gruppabonnemang ska fungera måste det finnas en gruppkampanj med anslutna mottagarkampanjer som mottagare kan välja mellan.

När man skapar en gruppkampanj måste man ha mottagarkampanjer klara, därför måste man ta ställning till dem först.

Man behöver inte skapa en egen kampanj för mottagare, men det kan man göra om man t.ex. erbjuder ett annat pris än för de vanliga prenumeranterna eller använder prisstegen. Annars kan man använda de befintliga kampanjerna som mottagarkampanjer.

Gruppkampanjen skapas på samma sätt som en vanlig kampanj, med den skillnaden att gruppfunktionaliteten aktiveras genom att sätta en bock:
​

Då får du möjligheter att lägga till mottagarkampanjer och ev. begränsa hur många mottagare det kan vara på en specifik kampanj, eller hur många mottagare som får prenumerationen gratis innan man börjar ta betalt per mottagare (t.ex. 5 gratis mottagare inkluderade i grundpriset; går man över det antalet betalar man för den 6:e och följande det pris som står i mottagarkampanjen).
​

I vårt exempel med ett rådhus med 10 medarbetare kan gruppkampanjen innehålla en mottagarkampanj endast med digital produkt och en mottagarkampanj med både print- och digital produkt som medarbetarna kan välja mellan.

Man kan känna igen gruppkampanjer genom att de alltid har en mottagarkampanj ansluten. I kampanjöversikten är därför kampanjer med anslutna mottagarkampanjer gruppkampanjer:
​

För att göra det enklare kan man t.ex. ha en namngivningskonvention som gör det möjligt att filtrera efter namnet, eller så kan man också skapa egna fält för kampanjer för att kunna filtrera efter dem.

Priset kan sättas upp på två nivåer: på gruppkampanjen och på mottagarkampanjen. Man kan gott använda bara en av dem, men man kan också använda båda delarna. Här är ett par exempel:

Ganska ofta vill man sälja små gruppabonnemang till små och medelstora företag eller familjeabonnemang. Här vill man kräva baspris för den första mottagaren och ge möjlighet till tilläggsköp för alla som också vill läsa. Sådan uppsättning är standard – dvs. personen som tecknar abonnemanget och blir gruppadministratör får också de produkter som är uppsatta i kampanjen.

Ibland vill man att gruppadministratören är en ren administrativ funktion. I detta scenario får gruppadministratören ingen åtkomst till digital produkt och mottar inte tidningar/tidskrifter – endast fakturor. T.ex. i Stadens Rådhus kommer sekreteraren vara administratör utan att motta något. Det är praktiskt, eftersom fakturor alltid kommer till rätt person i organisationen, även om en ny person tar tjänsten.

För sådana gruppabonnemang där administratören inte är en prenumerant ska man sätta ett kryss på “Proforma abonnemang”:

Gruppadministratören är en ren administrativ funktion. Om gruppadministratören också ska motta prenumerationsprodukt måste vederbörande skapas som en mottagare på samma gruppabonnemang.

Det kan hända att sekreteraren i Stadens Rådhus också vill läsa tidningen, så utöver att betala för kalaset är han också själv mottagare. Detta hanteras enklast genom att han, utöver sitt gruppabonnemang, får en mottagarprenumeration. Det vill säga att det på en och samma prenumerant nu finns två abonnemang: Ett som är gruppabonnemanget, som har de 10 mottagarna anslutna, och ett som är en mottagarprenumeration på hans eget gruppabonnemang (därmed blir det förstås 11 mottagare).
​

I vårt exempel skapas Stadens Rådhus som gruppadministratör.

Gruppadministratören skapas via utgivargränssnittet på helt samma sätt som man skapar en vanlig prenumerant. Man ska ändå utelämna annan betalare, och i beställningsformuläret kan man med fördel ta bort fältet “Annan betalare”.

Vid skapandet via beställningsformulär skriver man först in gruppadministratörens uppgifter, och därefter kan man lägga till mottagare en efter en.

Man måste aktivera fältet “Gruppmottagare” för att man ska kunna skapa mottagare samtidigt som man skapar gruppabonnemanget. Fältet visas bara om kampanjen i formuläret är en gruppkampanj.
​

Därefter kan man lägga till dem en efter en när man fyller i formuläret:
​

Detta är säkert det enklaste sättet att registrera mottagare på, om man redan vid anmälan har deras uppgifter och det inte är alltför många.

På gruppadministratörens konto i Iteras, klicka på "Självbetjäning" – då kommer du till samma sida som kund, när kunden loggar in i självbetjäningen.
​

Hitta gruppabonnemanget och klicka på "Hantera prenumeranter".
​

Här kan prenumeranter läggas till styckvis eller importeras från en fil. Det är det enklaste sättet om man ska registrera flera mottagare på en gång, eller bara ska lägga till ett par nya mottagare som ska vara aktiva från det ögonblick de skrivs in.

Detta är det mest komplicerade sättet, men ibland kan det vara det självklara – t.ex. när man ska justera startdatum på mottagarprenumerationen.

Man startar på samma sätt som när man skapar en vanlig prenumeration, men i dialogrutan klickar man på "Skapa mottagare på gruppabonnemang":
​

Man tas till nästa dialogruta där man väljer vilket gruppabonnemang mottagaren ska knytas till:

När man klickar "Använd" på det valda gruppabonnemanget tas man tillbaka till den välbekanta dialogrutan för skapande av prenumeration. Där kan man välja kampanj och ev. avvika från standardinställningar.

I prenumerantöversikten visas gruppadministratörens konto med en ikon av personer i grupp:

I prenumerantöversikt i utgivargränssnitt visas gruppmottagarens konto med en ikon av en person:

Mottagarprenumerationen följer fullständigt gruppabonnemanget. Ett stopp av gruppabonnemanget leder till stopp av alla anslutna mottagare. Suspendering av gruppabonnemang stoppar tilldelning av tidningar till alla mottagare. Omvänt har ändringar av en mottagarprenumeration ingen effekt för andra än mottagaren.

När ett gruppabonnemang förlängs blir alla icke-uppsagda mottagare förlängda.

En utgåvekörcykel tilldelar tidningar till gruppabonnemanget – inte till mottagarna. Det är alltså endast på gruppabonnemanget man kan se hur många tidningar de enskilda mottagarna har till godo. Återigen följer detta av att mottagarna inte har något med betalningen att göra. Men det är endast mottagarna som kommer på distributionslistorna till print och/eller digitalt.

Det är också möjligt att ha mottagarkampanjer som inte är synkroniserade med gruppabonnemanget. Det är praktiskt i situationer där man gärna vill ge en provprenumeration under en kortare period.

Man kan byta kampanj från den ena gruppkampanjen till en annan. Bytet leder till att alla mottagare också byter kampanj till den som är möjlig i det nya gruppabonnemanget.

Man kan också byta kampanjer styckvis på varje mottagare, mellan de kampanjer som är tillåtna av gruppkampanjen. Det kan man göra både via självbetjäningen som mottagaren (bytet sker med detsamma; det krävs att kampanjbyte är tillåtet av mottagarkampanjen) och via utgivargränssnittet (både med detsamma och till utgång).