Hurtigsøk
Topplinjen i Iteras inneholder et hurtigsøkefelt. Her kan man legge inn kundenummer, fakturanummer, kreditnotanummer, e-post, navn eller adresse for å finne den ønskede kunden. Det er ikke nødvendig å legge inn et komplett navn eller en full adresse. Man kan f.eks. søke på et veinavn og supplere med et postnummer for å finne alle kunder som bor på den aktuelle veien.
I tillegg kan man legge til egendefinerte felter i hurtigsøket. Det gjøres i feltets innstillinger ved å markere “Søk i felt”. Det vil typisk være telefonnummerfelter eller andre unike ID-er, f.eks. mva-nummer, som er oplagte å gjøre tilgjengelige i hurtigsøket.
Vær obs på at jo flere felter man legger til i hurtigsøket, jo langsommere blir det. Legg derfor kun til felter i søket hvis du forventer å søke i dem ofte.
Vær obs på at jo flere felter man legger til i hurtigsøket, jo langsommere blir det. Legg derfor kun til felter i søket hvis du forventer å søke i dem ofte.
Hvis kun én kunde matcher søket, føres man direkte til kunden eller fakturaen. Hvis det er flere søkeresultater, vises en oversikt over de fundne kundene, fakturaene eller kreditnotaene. Hurtigsøket deler opp resultatene etter type – abonnenter, fakturaer og kreditnotaer – og viser dem i hver sin fane.
Hvis søket finner flere abonnenter, kan man fortsette med et mer presist søk eller filtrering ved å klikke på “Utvidet søk”. Man blir deretter ført til abonnentfilteret, hvor det er tilgang til flere filtreringsmuligheter.
Abonnentfilteret
Iteras inneholder et kraftfullt filter for søk og filtrering av abonnenter. Filteret er lettest tilgjengelig via abonnentliste-ikonet i topplinjen til høyre for søkefeltet, men kan også åpnes via venstremenyen (Abonnenter > Oversikt).
Man kan skrive søkeordet sitt i søkefeltet og evt. velge hvilket spesifikt felt det skal søkes i. Hvis man f.eks. skal finne firmaet “Aalborg Flyvemaskiner” og søker på “Aalborg”, vil søkeresultatet omfatte alle kunder som bor i Aalborg, har Aalborg som etternavn, har Aalborg i firmanavnet eller som en del av e-postadressen sin. Velger man derimot kun å søke i "Navn eller firma", begrenses søket effektivt, og man får markant færre søkeresultater.
I tillegg kan man sette opp filtreringsbetingelser, som ytterligere avgrenser søket, slik at det treffer et helt spesifikt utvalg av kundene.
Oppbygging av filtreringsbetingelser
Det er fremhevet tre snarveier til de mest brukte filtreringene. La oss se nærmere på hvordan filtreringsbetingelsene bygges opp, med utgangspunkt i “Har et abonnement” og “Har et abonnement på kampanje”.
Har et abonnement
Dette filteret er praktisk når man vil finne alle kunder som har et abonnement, eller avgrense søket til kunder med aktive eller stoppede abonnementer.
Klikker man på knappen “+ Har et abonnement”, er det mulig å filtrere på abonnementsstatus. Hvis man ikke velger en bestemt status, søkes det blant alle abonnementer, uansett status.
Ved klikk på teksten "aktiv eller ikke", kan man velge en eller flere av følgende statuser:
I gang: Abonnementet er aktivt
Avventer start: Abonnementet er opprettet, men ikke startet ennå. Dvs. det er en fremtidig startdato
Suspendert: Abonnementet er suspendert, f.eks. på grunn av manglende betaling, eller fordi kunden har ferie.
Avsluttet: Abonnementet er avsluttet. Det kan kanskje virke litt ulogisk at man under abonnenter med abonnement kan søke på dem som er avsluttet (da har de jo ikke et abonnement lenger), men det kan f.eks. brukes hvis man gjerne vil lage et uttrekk til markedsføring mot dem som har hatt et abonnement. Så det er ikke helt det samme som dem uten abonnement, som aldri har hatt et.
Velger man ikke noe spesifikt, vil alle abonnementer bli vist.
Man kan legge til ytterligere betingelser ved å klikke på “+ Legg til betingelse til abonnementet”. Her kan man f.eks. velge å søke etter abonnementer med en bestemt opprettelses- eller stoppdato eller filtrere på abonnementets faktureringsmåte.
Ved å klikke på “+ Legg til et annet filter” kan du legge til ytterligere filtre, f.eks. filtre som relaterer seg til kunden eller andre parametre.
Man kan legge til og kombinere så mange betingelser som man har behov for. Det gjør det mulig å bygge opp svært presise filtreringer som matcher nettopp den gruppen abonnenter man ønsker å finne.
Hvis man ønsker å fjerne en eller flere betingelser eller nullstille hele filteret, kan det gjøres ved å klikke på søppelbøtteikonene til høyre eller på knappen “Tøm filter”.
Man aktiverer filtreringen ved å klikke på knappen “Filtrer”.
Har et abonnement på kampanjen
Mange søk tar utgangspunkt i hvilke kampanjer abonnementene er tilknyttet. Derfor finnes det en snarvei til denne typen filtrering.
Når man klikker på “+ Har et abonnement på kampanje”, opprettes filteret “Har et abonnement” automatisk. Man kan deretter velge en abonnementsstatus hvis søket kun skal omfatte f.eks. aktive eller stoppede abonnementer.
Ved klikk på teksten “Velg kampanje”, får man i et pop-up-vindu mulighet til å søke og velge ut de kampanjene man ønsker å filtrere på.
Man markerer de kampanjene som skal inngå i betingelsen, og avslutter ved å klikke på “Lukk”.
Man aktiverer filtreringen ved å klikke på “Filtrer”.
Hvis det er nødvendig, kan man gjøre filtreringen mer presis ved å legge til flere betingelser til abonnementet eller ved å legge til et annet filter som tar utgangspunkt i andre parametre.
Tips: Hvis du ofte skal velge mange kampanjer, kan det være en fordel å gruppere dem ved hjelp av egendefinerte felter. I stedet for å markere kampanjene én etter én kan du bruke betingelsen “Hvis feltet på kampanjen” og filtrere på det relevante custom feltet. Det gjør arbeidsflyten lettere og forhindrer samtidig at URL-en blir for lang (nettlesere kan ikke håndtere URL-er som er for lange).
Tips: Hvis du ofte skal velge mange kampanjer, kan det være en fordel å gruppere dem ved hjelp av egendefinerte felter. I stedet for å markere kampanjene én etter én kan du bruke betingelsen “Hvis feltet på kampanjen” og filtrere på det relevante custom feltet. Det gjør arbeidsflyten lettere og forhindrer samtidig at URL-en blir for lang (nettlesere kan ikke håndtere URL-er som er for lange).
Lagrede filtre
Med Lagrede filtre har man mulighet til å lagre filtreringen man har laget.
Når man lagrer et filter, får man følgende muligheter:
Navn: Gi filteret et beskrivende navn.
Delt med alle brukere: Gjør filtreringen tilgjengelig for kollegaene dine.
Gjør til mitt standardfilter: Velger man dette, betyr det at filtreringen automatisk blir vist når man klikker seg inn på abonnementsoversikten. I stedet for lagrede filtre vil navnet på filtreringen stå, f.eks.:
Klikker man på Administrer lagrede filtre, blir man ført til denne oversiktssiden, hvor man får vist sine lagrede filtre samt mulighet til å opprette nye.
Velger man å opprette et nytt filter ved å klikke på +Nytt lagret filter, er forskjellen på å opprette et filter her versus i abonnementsoversikten at man her ikke får vist resultatet av filtreringen sin.
Merk at hvis man velger å stille inn den nye filtreringen til Gjør til mitt standardfilter, overtar den plassen fra filteret som tidligere var satt som standard, uten advarsel. Eksempelvis:
Som det fremgår av oversikten, kan man se om en filtrering er personlig eller delt med kollegaer.
For å slette en filtrering skal man klikke på knappen Rediger ved den gitte filtreringen og deretter på Slett inne i visningen.
