Anden betaler i kundens grunddata (den simpleste løsning)
Dette er den nemmeste måde at håndtere forskellige fakturerings- og leveringsoplysninger på, da det ikke kræver ekstra opsætning i Iteras.
Abonnenten vil kunne logge ind på betalingsmuren, foretage ændringer via selvbetjening og modtage blade eller aviser, men vil ikke modtage fakturaer, så længe der er angivet en anden betaler i kundedata.
Denne løsning er oplagt, når man betaler for et familiemedlems abonnement eller giver en gave til en ven. Den kan også bruges, når en virksomhed betaler for en enkelt medarbejders abonnement.
På bestillingsformularen
Tilføj feltet “Betales af”, så muligheden vises i formularen. Det er også muligt at gøre feltet obligatorisk (f.eks. ved gaveabonnementer).
Hvis feltet ikke er påkrævet, vises muligheden for anden betaler som den klikbare tekst: “Klik her hvis betaleren er forskellig fra modtageren”.
Opdatering af kundedata
Klik på “Rediger” på kundens data og derefter på “Klik her hvis betaleren er forskellig fra modtageren”.
Dette åbner betalerfelterne, som kan udfyldes. Husk at klikke på “Gem” i bunden.
Visning af data
Når en anden betaler er angivet, vises oplysningerne på kundekortet.
Anden betaler på et specifikt abonnement
I nogle tilfælde har man brug for en debitor – dvs. én kunde, som betaler for flere andre abonnenters abonnementer. Den enkelte abonnent styrer fortsat sit eget abonnement, men fakturaen sendes til en anden betaler.
Det kan f.eks. være et subscriptionsbureau, som betaler for flere virksomheders abonnementer, eller en økonomiafdeling i ét land, som samler fakturaer for afdelinger i andre lande.
Den samme løsning kan også bruges af private abonnenter, f.eks. hvis man ønsker at betale både sit eget abonnement og en vens.
Fordelen ved denne løsning er, at alle fakturaer og betalinger samles hos betaleren. Hvis der opstår tilgodehavender, behøver man derfor ikke at flytte dem mellem forskellige kundenumre.
Ud over betaling af fakturaer har betaleren ingen indflydelse på abonnementet.
For at kunne registrere en anden betaler på et specifikt abonnement skal man oprette et egendefineret felt i Iteras:
Opret et felt til abonnement og vælg “Relation til abonnent”:
Udfyld formularen:
Kort navn: skriv f.eks. “Betales af”
Sæt kryds i “Betaler – hvilken abonnents fakturaer udstedes til”
Tilknyttede produkter: vælg alle abonnementsprodukter i listen
Navn i modsatte ende: skriv f.eks. “Betaler for”
Hjælpetekst: skriv f.eks. “Kundenummer, som modtager fakturaer for dette abonnement”
De øvrige felter kan normalt udelades.
Når feltet på abonnementsniveau er oprettet, kan man begynde at udstede fakturaer til det angivne kundenummer. Det betyder, at man nu kan se, hvilken abonnent der betaler for abonnementet.
Hvis man også vil kunne se den modsatte relation – dvs. hvilke abonnementer en abonnent betaler for – skal man redigere visningen af abonnentfelter i feltopsætningen under grundindstillinger i kontomenu.
Når opsætningen er på plads, kan kundeservice tilknytte et andet kundenummer som betaler på et specifikt abonnement. Funktionen er ikke tilgængelig i selvbetjening.
Den anden betaler vises på abonnementet.
Hos abonnenten, der betaler for andre, vil relationen fremgå af grunddata.
Gruppeabonnement (mest avanceret)
Gruppeabonnementer rummer en væsentlig mere avanceret funktionalitet end debitorfunktionaliteten:
Abonnenten som har betalerabonnementet kan på selvbetjeningen styre de modtagerabonnenter, som er tilknyttet abonnementet – dvs. tilføje nye, opsige, eller ændre abonnementer på modtagerne. Der er også mulighed for at betalerabonnenten kan importere et Excel-ark med en større liste med modtagere.
Gruppeabonnementer kan indeholde en pristrappe med et ubegrænset antal intervaller, således at prisen tilpasser sig antallet af modtagere på gruppeabonnementer.
Gruppeabonnementer kan have en begrænsning på antallet af modtagere på abonnementet (mest relevant, hvis der er en fast pris uanset antal modtagere).
Gruppeabonnementer har synkroniseret opkrævning af alle modtagere. Nye modtagere der kommer til i løbet af en periode opkræves forholdsmæssigt for resten af indeværende periode. På den måde sikrer man sig, at betaleren modtager én samlet faktura uanset modtagerens til- eller framelding.