Der skelnes mellem to typer “manuelle faktureringer”:
Manuel godkendelse af fakturering, hvor Iteras først udsteder fakturaen, når det manuelt sættes i gang af en bruger;
Manuel levering af en faktura, som skyldes, at Iteras ikke kan levere fakturaen automatisk.
Manuel godkendelse kan slås til på hele kontoen, hvilket oftest gøres ved migrering til Iteras. Man kan også vælge at indstille specifikke abonnementer eller forretningspolitikker til at kræve manuel godkendelse af fakturering, f.eks. hvis man årligt forhandler prisen med en storkunde.
Manuel fakturalevering på en kunde opstår typisk, hvis der mangler nødvendig information i kundedata, såsom e-mail og adresse. Man kan også sætte faktureringsmåden på abonnementet til “Manuelt”, hvis man f.eks. kun har nogle få kunder i udlandet, og det er nemmere selv at printe og sende fakturaen.
Begge typer kan opstå, selvom kontoen er sat til fuldautomatisk fakturering. Derfor bør man regelmæssigt tjekke, om der er dukket fakturaer op, som skal udstedes eller sendes manuelt.
Hvis en faktura ikke er sendt til abonnenten, igangsættes den automatiske håndtering af rykkere og evt. suspendering og stop heller ikke.
Begge typer findes under samme menupunkt i Iteras. For at tilgå manuel fakturering, klik på “Abonnenter” i venstre menu og derefter vælg “Manuel fakturering”.
Man finder fire muligheder i den vandrette menu på siden:
Fakturer abonnementer manuelt (godkendelse af fakturering)
Under fanen “Fakturer abonnementer manuelt” finder man alle abonnementer, som er modne til fakturering. Her kan man dobbelttjekke fakturaens indhold, inden den sendes afsted, og derefter godkende faktureringen.
Her ses også abonnementer, som faktureres via “Manuelt”, som regel fordi ingen faktureringsmåder kan bruges til at afsende fakturaen. I disse tilfælde skal man undersøge, hvad der står i vejen for automatisk fakturering, og evt. også overveje, om et stop eller en suspendering af abonnementet bør foretages.
Vælg forretningsenheden, du vil se ventende fakturaer på, og evt. filtrer yderligere i de andre felter. Når man har lavet de ønskede indstillinger, skal man trykke på knappen “Vis”.
Man får en liste over fakturaer, der skal godkendes, inden de udstedes.
Man kan se de specifikke fakturaer ved at klikke på faktura ikonet længst til venstre eller åbne abonnenten ved at klikke på den blå tekst med kundenummer og navn, hvis man ønsker mere information. Man kan også klikke på abonnementsnavnet for at se, hvilket specifikt abonnement fakturaen hører til.
Når man har gennemgået fakturaerne på listen i forhold til, om de er korrekte, og evt. justeret abonnementet/kampagnen så faktura bliver rigtig, kan man sætte en markering i afkrydsningsboksen til venstre.
Sættes krydset øverst (på linje med tabellens overskrifter), vælges alle fakturaer på listen.
Om du vælger at godkende alle eller kun enkelte, skal du efterfølgende scrolle ned til bunden af siden og nederst i højre hjørne klikke på knappen “Opret fakturaer for de valgte abonnementer”.
Efterfølgende vil der øverst på siden komme en bjælke med, hvor mange fakturaer der er blevet udstedt. Skulle der opstå fejl, vil der komme en fejlbesked herom.
Forfaldne fakturaer (godkendelse af rykning)
Under fanen “Forfaldne fakturaer” finder man alle ubetalte fakturaer, som er modne til rykning. Læs artikel om rykningsindstillinger.
Typisk vil der ikke dukke fakturaer op her, medmindre man i forretningspolitikken specifikt har indstillet, at rykning skal godkendes manuelt (f.eks. hvis man vil tale med kunden, inden der rykkes).
Rykning er afgørende for forfaldshåndtering, dvs. suspendering og evt. stop af abonnementet, hvis fakturaen ikke betales.
Visningen i denne fane fungerer på samme måde som godkendelse af fakturering under fanen “Fakturer abonnementer manuelt”. Med den forskel, at når man klikker på knappen “Godkend forfaldsbehandling af valgte fakturaer”, sker det næste trin i forfaldsprocessen, f.eks. at der sendes en rykker, abonnementet suspenderes eller stoppes, eller fakturaen får status “i restance”.
Fakturalevering
Under fanen “Fakturalevering” findes fakturaer, der ikke kunne afsendes automatisk. Det kan både være kunder, der er indstillet til at faktureres manuelt, mangler tilstrækkelige oplysninger til automatisk fakturering, eller hvor automatiske faktureringsmetoder af en eller anden grund er fejlet. De skal derfor afsendes manuelt, dvs. udgiveren skal selv stå for, at kunden modtager disse fakturaer eller rykkere.
Når man har valgt forretningsenhed (hvis man har mere end en) og trykket på knappen “Vis”, får man nedenstående visning med antal fakturaer, der afventer manuel fakturering eller rykker.
Når man klikker på tallet, bliver man ført over til visningen under Økonomi > Fakturaer, hvor man kan se, hvilke fakturaer og rykkere der skal sendes manuelt. Her bør man undersøge, hvorfor fakturaerne ikke sendes automatisk, og evt. redigere kundedata eller opsige abonnementet.
Både fra “Fakturalevering”-siden og Økonomi > Fakturaer-siden kan man vælge at eksportere fakturaer som:
Individuelle XML-filer
Samlet PDF
Individuelle PDF’er
Og derefter markere dem alle som sendt.
Hvis en faktura ikke er sendt til abonnenten, igangsættes den automatiske håndtering af rykkere og evt. suspendering og stop heller ikke.