Gruppeabonnementer – trinn for trinn

Gruppeabonnementer er en måte å ha én betaler for flere ulike mottakere, der betaleren også kan styre mottakerens abonnement: melde inn, bytte, stoppe og evt. endre data (som f.eks. adresse) på abonnenten. Til hvert gruppeabonnement kan det knyttes et ubegrenset antall mottakerabonnementer.

I det enkle scenariet har vi f.eks. ordfører Jensen, som betaler abonnement for 10 medarbeidere på rådhuset, som får levert magasinet på hver sin privatadresse.

Denne artikkelen beskriver følgende:

For at gruppeabonnement skal fungere, må det finnes en gruppekampanje med tilknyttede mottakerkampanjer som mottakere kan velge mellom.
​

Når man oppretter en gruppekampanje, må man ha mottakerkampanjer klare, derfor må man ta stilling til dem først.

Man behøver ikke å opprette en egen kampanje for mottakere, men det kan man gjøre hvis man f.eks. tilbyr en annen pris enn for de vanlige abonnentene eller bruker pristrappen. Ellers kan man bruke de eksisterende kampanjene som mottakerkampanjer.

Gruppekampanjen opprettes på samme måte som en vanlig kampanje, med den forskjell at gruppefunksjonaliteten aktiveres ved å sette en hake:
​

Da får du muligheter til å legge til mottakerkampanjer og evt. begrense hvor mange mottakere det kan være på en spesifikk kampanje, eller hvor mange mottakere som får abonnementet gratis før man begynner å kreve pr. mottaker (f.eks. 5 gratis mottakere inkludert i grunnpris; går man over det antallet, betaler man for den 6. og følgende den prisen som står i mottakerkampanjen).
​

I vårt eksempel med et rådhus med 10 medarbeidere kan gruppekampanjen inneholde en mottakerkampanje kun med digitalt produkt, og en mottakerkampanje med både print og digitalt produkt som medarbeidere kan velge mellom.

Man kan kjenne igjen gruppekampanjer ved at de alltid har en mottakerkampanje tilknyttet. I kampanjeoversikten er derfor kampanjer med tilknyttede mottakerkampanjer, gruppekampanjer:
​

For å gjøre det enklere kan man f.eks. ha en navngivningskonvensjon som gjør det mulig å filtrere etter navnet, eller man kan også opprette egendefinerte felt for kampanjer for å kunne filtrere etter dem.

Prisen kan settes opp på to nivåer: på gruppekampanjen og på mottakerkampanjen. Man kan godt bruke bare én av dem, men man kan også bruke begge deler. Her er et par eksempler:

Ganske ofte vil man selge små gruppeabonnementer til små og mellomstore bedrifter eller familieabonnementer. Her vil man kreve basispris for den første mottakeren og gi mulighet for tilleggskjøp for alle som også vil lese med. Slik oppsett er standard – dvs. personen som tegner abonnementet og blir gruppeadministrator, mottar også produktene som er satt opp i kampanjen.

Noen ganger vil man ønske at gruppeadministrator er en ren administrativ funksjon. I dette scenariet får gruppeadministrator ingen tilgang til digitalt produkt, og mottar ikke blader/aviser – kun fakturaer. F.eks. i Byens Rådhus vil sekretæren være administrator uten å motta noe. Det er praktisk, fordi fakturaer alltid vil komme til riktig person i organisasjonen, selv om en ny person tar stillingen.

For slike gruppeabonnementer der administrator ikke er en abonnent, skal man sette et kryss på “Proforma abonnement”:

Gruppeadministrator er en ren administrativ funksjon. Hvis gruppeadministrator også skal motta abonnementsprodukt, må vedkommende opprettes som en mottaker på det samme gruppeabonnementet.

Det kan hende at sekretæren i Byens Rådhus også vil lese bladet, så utover å betale for gildet, er han også selv mottaker. Dette håndteres enklest ved at han, i tillegg til sitt gruppeabonnement, får et mottakerabonnement. Det vil si at det på én og samme abonnent nå er to abonnementer: Ett som er gruppeabonnementet, som har de 10 mottakerne tilknyttet, og ett som er et mottakerabonnement på hans eget gruppeabonnement (derved ender det selvfølgelig med å være 11 mottakere).
​

I vårt eksempel opprettes Byens Rådhus som gruppeadministrator.

Gruppeadministrator opprettes via utgivergrensesnittet på helt samme måte som man oppretter en vanlig abonnent. Man skal likevel utelate annen betaler, og i bestillingsskjemaet kan man med fordel fjerne “Annen betaler” feltet.

Ved opprettelsen via bestillingsskjema, skriver man først inn gruppeadministratorens opplysninger, og deretter kan man legge til mottakere én etter én.

Man må aktivere feltet “Gruppemottakere” for at man kan opprette mottakere samtidig som man oppretter gruppeabonnementet. Feltet vises bare hvis kampanjen i skjemaet er en gruppekampanje.
​

Deretter kan man legge dem til én etter én når man fyller ut skjemaet:
​

Dette er sikkert den enkleste måten å registrere mottakere på, hvis man allerede ved påmelding har opplysningene deres og det ikke er altfor mange.

På gruppeadministrators konto i Iteras, klikk på "Selvbetjening" – da kommer du til samme side som kunde, når kunden logger inn i selvbetjeningen.
​

Finn gruppeabonnementet og klikk på "Administrer abonnenter".
​

Her kan abonnenter legges til enkeltvis eller importeres fra en fil. Det er den enkleste måten hvis man skal registrere flere mottakere om gangen, eller bare skal legge til et par nye mottakere som skal være aktive fra det øyeblikket de tastes inn.

Dette er den mest kompliserte måten, men noen ganger kan det være den opplagte – f.eks. når man skal justere startdato på mottakerabonnementet.

Man starter på samme måte som når man oppretter et vanlig abonnement, men i dialogboksen klikker man på "Opprett mottaker på gruppeabonnement":
​

Man blir tatt til den neste dialogboksen hvor man velger hvilket gruppeabonnement mottakeren skal knyttes til:

Når man klikker "Bruk" på det valgte gruppeabonnementet, blir man tatt tilbake til den velkjente dialogboksen for opprettelse av abonnement. Der kan man velge kampanje, og evt. avvike fra standardinnstillinger.

I abonnentoversikten vises gruppeadministrators konto med et ikon av personer i gruppe:

I abonnentoversikt i utgivergrensesnitt vises gruppemottakerens konto med et ikon av en person:

Mottakerabonnementet følger fullstendig gruppeabonnementet. Et stopp av gruppeabonnementet fører til stopp av alle tilknyttede mottakere. Suspendering av gruppeabonnementer stanser tildeling av blader til alle mottakere. Omvendt har endringer av et mottakerabonnement ikke effekt for andre enn mottakeren.

Når et gruppeabonnement videreføres, blir alle ikke-oppsagte mottakere videreført.

En utgivelseskjøring tildeler blader til gruppeabonnementet – ikke til mottakerne. Det er altså kun på gruppeabonnementet man kan se hvor mange blader de enkelte mottakere har til gode. Igjen følger dette av at mottakerne ikke har noe med betalingen å gjøre. Men det er kun mottakerne som kommer på distribusjonslistene til print og/eller digital.

Det er også mulig å ha mottakerkampanjer som ikke er synkronisert med gruppeabonnementet. Det er praktisk i situasjoner der man gjerne vil gi et prøveabonnement i en kortere periode.

Man kan bytte kampanje fra den ene gruppekampanjen til en annen. Byttet fører til at alle mottakere også bytter kampanje til den som er mulig i det nye gruppeabonnementet.

Man kan også bytte kampanjer enkeltvis på hver mottaker, mellom de kampanjene som er tillatt av gruppekampanjen. Det kan man gjøre både via selvbetjeningen som mottakeren (byttet skjer med det samme; det kreves at kampanjebytte er tillatt av mottakerkampanjen) og via utgivergrensesnittet (både med det samme og til utløp).