Hurtigsøgning
Topbjælken i Iteras indeholder et hurtigsøgningsfelt. Her kan man indtaste kundenummer, fakturanummer, kreditnotanummer, e-mail, navn eller adresse for at finde den ønskede kunde. Det er ikke nødvendigt at indtaste et komplet navn eller en fuld adresse. Man kan f.eks. søge på et vejnavn og supplere med et postnummer for at finde alle kunder, der bor på den pågældende vej.
Derudover kan man tilføje egendefinerede felter til hurtigsøgningen. Det gøres i feltets indstillinger ved at markere “Søg i felt”. Det vil typisk være telefonnummerfelter eller andre unikke ID'er, f.eks. momsnummer, som er oplagte at gøre tilgængelige i hurtigsøgningen.
Vær obs på, at jo flere felter man tilføjer til hurtigsøgningen, jo langsommere bliver den. Tilføj derfor kun felter til søgningen, hvis du forventer at søge i dem ofte.
Hvis kun én kunde matcher søgningen, føres man direkte til kunden eller fakturaen. Hvis der er flere søgeresultater, vises en oversigt over de fundne kunder, fakturaer eller kreditnotaer. Hurtigsøgningen opdeler resultaterne efter type – abonnenter, fakturaer og kreditnotaer – og viser dem i hver sin fane.
Hvis søgningen finder flere abonnenter, kan man fortsætte med en mere præcis søgning eller filtrering ved at klikke på “Udvidet søgning”. Man bliver herefter ført til abonnentfilteret, hvor der er adgang til flere filtreringsmuligheder.
Abonnentfilteret
Iteras indeholder et kraftfuldt filter til søgning og filtrering af abonnenter. Filteret tilgås lettest via abonnentliste-ikonet i topbjælken til højre for søgefeltet, men kan også åbnes via venstremenuen (Abonnenter > Oversigt).
Man kan skrive sit søgeord i søgefeltet og evt. vælge, hvilket specifikt felt der skal søges i. Hvis man f.eks. skal finde firmaet “Aalborg Flyvemaskiner” og søger på “Aalborg”, vil søgeresultatet omfatte alle kunder, der bor i Aalborg, har Aalborg som efternavn, har Aalborg i firmanavnet eller som en del af deres e-mailadresse. Vælger man derimod kun at søge i "Navn eller firma", begrænses søgningen effektivt, og man får markant færre søgeresultater.
Derudover kan man opsætte filtreringsbetingelser, som yderligere afgrænser søgningen, så den rammer et helt specifikt udsnit af kunderne.
Opbygning af filtreringsbetingelser
Der er fremhævet tre genveje til de mest anvendte filtreringer. Lad os se nærmere på, hvordan filtreringsbetingelserne opbygges, med udgangspunkt i “Har et abonnement” og “Har et abonnement på kampagne”.
Har et abonnement
Dette filter er praktisk, når man vil finde alle kunder, der har et abonnement, eller afgrænse søgningen til kunder med aktive eller stoppede abonnementer.
Klikker man på knappen “+ Har et abonnement”, er det muligt at filtrere på abonnements status. Hvis man ikke vælger en bestemt status, søges der blandt alle abonnementer, uanset deres status.
Ved klik på teksten "aktiv eller ej", kan man vælge en eller flere af følgende statusser:
I gang: Abonnementet er aktivt
Afventer start: Abonnementet er oprettet, men ikke startet endnu. Dvs. der er en fremtidig startdato
Suspenderet: Abonnementet er suspenderet, f.eks. på grund af manglende betaling, eller fordi kunden holder ferie.
Afsluttet: Abonnementet er afsluttet. Det kan måske virke lidt ulogisk, at man under abonnenter med abonnement kan søge på dem, der er afsluttet (så har de jo ikke et abonnement mere), men det kan f.eks. bruges, hvis man gerne vil lave et udtræk til markedsføring mod dem, der har haft et abonnement. Så det er ikke helt det samme som dem uden abonnement, der aldrig har haft et.
Vælger man ikke noget specifikt, vil alle abonnementer blive vist.
Man kan tilføje yderligere betingelser ved at klikke på “+ Tilføj betingelse til abonnementet”. Her kan man f.eks. vælge at søge efter abonnementer med en bestemt oprettelses- eller stopdato eller filtrere på abonnementets faktureringsmåde.
Ved at klikke på “+ Tilføj et andet filter” kan du tilføje yderligere filtre, f.eks. filtre, der relaterer sig til kunden eller andre parametre.
Man kan tilføje og kombinere så mange betingelser, som man har behov for. Det gør det muligt at opbygge meget præcise filtreringer, der matcher netop den gruppe abonnenter, man ønsker at finde.
Hvis man ønsker at fjerne en eller flere betingelser eller nulstille hele filteret, kan det gøres ved at klikke på skraldespandsikonerne til højre eller på knappen “Ryd filter”.
Man aktiverer filtreringen ved at klikke på knappen “Filtrer”.
Har et abonnement på kampagnen
Mange søgninger tager udgangspunkt i, hvilke kampagner abonnementerne er tilknyttet. Derfor findes der en genvej til denne type filtrering.
Når man klikker på “+ Har et abonnement på kampagnen”, oprettes filteret “Har et abonnement” automatisk. Man kan herefter vælge en abonnementsstatus, hvis søgningen kun skal omfatte f.eks. aktive eller stoppede abonnementer.
Ved klik på teksten “Vælg kampagne”, får man i et pop op-vindue mulighed for at søge og udvælge de kampagner, man ønsker en filtrering på.
Man markerer de kampagner, som skal indgå i betingelsen, og afslutter ved at klikke på “Luk”.
Man aktiverer filtreringen ved at klikke på “Filtrer”.
Hvis det er nødvendigt, kan man gøre filtreringen mere præcis ved at tilføje flere betingelser til abonnementet eller ved at tilføje et andet filter, som tager udgangspunkt i andre parametre.
Tip: Hvis du ofte skal vælge mange kampagner, kan det være en fordel at gruppere dem ved hjælp af egendefinerede felter. I stedet for at markere kampagnerne én efter én kan du bruge betingelsen “Hvis feltet på kampagnen” og filtrere på det relevante custom felt. Det gør arbejdsgangen lettere og forhindrer samtidig, at URL'en bliver for lang (browsere kan ikke håndtere URL'er som er for lange).
Gemte filtre
Med Gemte filtre har man mulighed for at gemme den filtrering, man har lavet.
Når man gemmer et filter, får man følgende muligheder:
Navn: Giv filtret et sigende navn.
Delt med alle brugere: Gør filtreringen tilgængelig for dine kollegaer.
Gør til mit standardfilter: Vælger man dette, betyder det, at filtreringen automatisk bliver vist, når man klikker sig ind på abonnementsoversigten. I stedet for gemte filtre vil der stå navnet på filtreringen, f.eks.:
Klikker man på Administrer gemte filtre, bliver man ført til denne oversigtsside, hvor man får vist sine gemte filtre samt mulighed for at oprette nye.
Vælger man at oprette et nyt filter ved at klikke på +Nyt gemt filter, er forskellen på at oprette et filter her versus i abonnementsoversigten, at man her ikke får vist resultatet af sin filtrering.
Bemærk, at hvis man vælger at indstille den nye filtrering til Gør til mit standardfilter, overtager den pladsen fra det filter, der tidligere var sat som standard, uden advarsel. Eksempelvis:
Som det fremgår af oversigten, kan man se, om en filtrering er personlig eller delt med kollegaer.
For at slette en filtrering skal man klikke på knappen Ret ud for den givne filtrering og derefter på Slet inde i visningen.
