Nogle gange har abonnenter tilgodehavender, som for eksempel kan opstå i forbindelse med stop af et abonnement midt i en periode. I de fleste tilfælde vil kunden ønske at få disse tilgodehavender tilbagebetalt.
For at kunne tilbageføre et beløb skal det først være frigjort fra den faktura, som beløbet er betalt på. Vi anbefaler at frigørelsen sker via kreditering, enten manuelt eller ved stop af abonnement. Det er også muligt manuelt at frigøre beløbet fra fakturaen uden kreditering, men dette vil medføre, at fakturaen markeres som ubetalt og kan føre til rykning.
Betalinger, der ikke er knyttet til en faktura, vil fremstå med fed skrift i kundens fakturaoversigt.
For at tilbageføre et beløb skal man klikke på Indbetalings-ID (det blå tal til venstre) og benytte knappen “Tilbagebetal”:
Hvordan kundens tilgodehavende kan refunderes, afhænger af, hvordan fakturaen er blevet betalt. Kortbetalinger og MobilePay-betalinger kan godt automatisk tilbageføres via Iteras. Har kunden anvendt andre betalingsmåder (som regel Betalingsservice eller FIK indbetalinger), skal det udbetales manuelt.
Tilbagebetaling af kortbetalinger
Kortbetalinger kan refunderes direkte fra Iteras.
I udbetalingsdialogen vælg “Udbetal beløbet gennem det betalingskort, der blev brugt til betalingen” (automatisk forvalgt ved kortbetalinger). Klik derefter på “Tilbagebetal beløb”, hvorefter beløbet automatisk refunderes til kunden.
Man kan på denne måde refundere både engangsbetalinger og betalinger foretaget via kortbetalingsaftale.
I de tilfælde, hvor kortet er udløbet eller hvor det af andre årsager ikke er muligt at tilbagebetale til kortet, skal man i stedet oprette enten en manuel udbetaling eller en udbetaling via bank.
Tilbagebetaling af Vipps MobilePay-betalinger
Vipps MobilePay-betalinger kan refunderes direkte fra Iteras, såfremt de ikke er ældre end 90 dage.
I udbetalingsdialogen vælg “Udbetal beløbet gennem Vipps MobilePay” (er automatisk forvalgt ved VMP-betalinger). Klik derefter på “Tilbagebetal beløb” hvorefter beløbet automatisk refunderes til kunden.
Hvis betalingsaftale er annulleret, betaling er ældre end 90 dage eller der ved andre grunde ikke kan tilbagebetales til Vipps MobilePay, skal man oprette enten en manuel udbetaling eller en udbetaling via bank.
Manuelle tilbagebetalinger
For virksomheder, der kun har få udbetalinger om ugen, er det mest oplagte valg en manuel udbetaling via bank, som bagefter registreres i Iteras. Dvs. man skal kontakte kunden og bede om bankkontonummer, og lave udbetaling i banken. Derefter registreres udbetalingen som “Manuelt” i Iteras:
Udbetaling via bank (udbetalingsfil)
Store virksomheder der har flere bankudbetalinger om ugen, vil drage nytte af en udbetalingsfil som kan indeholde flere transaktioner og kan processeres i ét hug i banken.
For at kunne danne udbetalingsfil, skal virksomheden indtaste sit bankkontonummer i Forretningsenhed:
Derefter er processen med bankudbetalinger således:
1.Opret udbetaling via bank og indtast kundens bankkontonummer
Udbetalingen bliver i første omgang oprettet som en kladde. Det betyder, at udbetalingen er ikke en del af bogføringstransaktioner endnu, og kladde-udbetalingen kan godt slettes hvis det viser sig, at penge alligevel ikke skal udbetales til kunden.
2. Under Økonomi > Betalinger, vælg “Bankudbetalinger klar til bankudtræk”
I denne filtrering vises alle kladdeudbetalinger, som kan eksporteres til udbetalingsfil.
For at finde kladde-udbetalinger som er oprettet, men mangler kundens bankkontonummer for at kunne udbetales, brug filtrering “Ubehandlede udbetalinger”.
3. Eksporter listen og indlæs den i banken
Vælg poster som skal udbetales og klik på knappen “Eksporter valgte”.
Når man klikker på knappen, dannes en fil som indeholder alle oplysninger, banken har brug for at processere udbetalinger. Indlæs filen i banken, og banken vil sørge for at gennemføre alle udbetalinger i udbetalingsfilen.
4. Marker listen som udbetalt i Iteras
Når banken godkender udbetalingsfilen, husk at klikke på “Marker valgte som udbetalt”. Det sætter følgende i gang:
tilbagebetalinger mister kladde-markøren
tilbagebetalinger fjernes fra visningen “Bankudbetalinger klar til bankudtræk”
posternes registreringsdato og bankkontodato bliver til dagens dato
udbetalinger bliver en del af bogføringstransaktioner
Glemmer man at markere poster som udbetalt, risikerer man at eksportere samme poster flere gange.