De fleste offentlige kunder og store virksomheder vil gerne faktureres via EAN, da de dermed kan modtage fakturaer direkte i deres bogføringssystem.
For at komme i gang med at fakturere via EAN kræves der kun en mindre opsætning. Der skal oprettes en integration til Peppol. Spørg evt. vores support, hvis du har brug for hjælp til det.
Når integrationen er oprettet, skal man blot indtaste kundens EAN-nummer i EAN/GLN-feltet i kundens data, og fakturaer vil fremover automatisk blive sendt via EAN.
Hvordan betaler kunden EAN-faktura?
EAN-fakturaer sendes som regel til virksomhedskunder, der betaler via bankoverførsel. For at kunne registrere betalingerne automatisk anbefaler vi følgende:
DK: Opret en Betalingsservice-integration og bed kunder om at bruge FIK-linjen til indbetalingen.
NO: Opret en AvtaleGiro-integration og bed kunderne benytte KID-id'en til betaling.
SE: Opret en Bankgirot-integration
Hvad er Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) er et internationalt netværk, der gør det nemmere og mere sikkert at udveksle elektroniske dokumenter som fakturaer, ordrer og kreditnotaer mellem virksomheder og offentlige myndigheder.
Iteras har valgt at bruge Peppol frem for NemHandel til elektronisk fakturering på grund af Peppols højere sikkerhed og mulighed for at fakturere på tværs af landegrænser. Med Peppol kan man nemlig elektronisk fakturere både danske, norske, svenske kunder og flere.
Understøtter kundens bogføringssystem Peppol?
Det har været et krav siden 2019, at alle offentlige virksomheder skal understøtte Peppol.
Private virksomheder er ikke underlagt dette krav, men det gælder for standardbogføringssystemer. Det vil sige, at en privat kunde kan bede sin EAN-leverandør om at tilslutte deres firma til Peppol-netværket, og det er højst usandsynligt, at leverandøren ikke vil kunne levere denne løsning.
Kunden kan se, hvem der leverer EAN-løsningen til dem, på denne side: NemHandelRegister
Hvis kundens bogføringssystem er Visma / e-conomic, kan kunden selv tilslutte Peppol med et par klik: e-faktura via Peppol
Hvad skal man gøre, hvis kunden ikke kan modtage Peppol-fakturaer?
I tilfælde hvor kunden ikke kan modtage Peppol-fakturaer og ikke vil tilslutte sig Peppol-netværket, fordi det ikke er påkrævet, kan man downloade fakturaen fra Iteras og sende den via et eksternt service, f.eks. Sproom.
Vi anbefaler denne workflow til at håndtere manuelle EAN-udsendelser:
Under Overvågning af fejl, opret en fejlrapportering på “Peppol-leveringsfejl”.
Når det er gjort, får man en email hver gang en Peppol-faktura ikke kunne afsendes. Læs mere om overvågning af fejl.
Man kan derefter downloade den pågældende faktura som Sproom-kompatibel xml fil (vælg Download som UBL):
OBS! Sørg for, at momsnummerfeltet på kunden er udfyldt, inden du downloader filen.
Upload filen i Sproom, hvor den bliver konverteret til NemHandel-formatet og sendt til kunden.
(frivilligt) Hvis man ønsker det, kan man i Peppol-integration indstille, fallback på manuel afsendelse hvis Peppol-afsendelse ikke lykkes. Det er praktisk, hvis man aldrig ønsker at sende emails eller indbetalingskort til EAN-kunder.
Systemfejl: Fandt ikke gyldig modtager ved opslag
Når du prøver at koble et EAN-nummer på en kunde og får fejlbeskeden, kan det typisk betyde én af to ting:
Som beskrevet i fejlbeskeden skyldes det, at kunden ikke er registreret i Peppol. Er det tilfældet, kan du læse mere under sektionen “Understøtter kundens bogføringssystem Peppol?” i forhold til, hvordan de kan kobles på.
I meget sjældne tilfælde kan du opleve, at selvom du kan slå kunden op som værende registreret i Peppol, f.eks. via Peppol Participant Check, får du den omtalte fejlbesked.
Er det tilfældet, er den korte forklaring, at kunden skal kontakte leverandøren af deres EAN-løsning og få dem til at registrere dem på SMP’en.
Den lange og tekniske forklaring er, at Peppol har to opslagsmekanismer:
Den ene er kataloget, hvor man kan søge på forskellige ting, f.eks. navn.
Den anden er det, de kalder SMP, som er en fortegnelse over, hvilken server man skal kommunikere med, hvis man skal levere noget til en bestemt modtager (lidt ligesom DNS). SMP’en er essentiel — uden den ved Iteras ikke, hvilken server fakturaerne skal leveres til, som et brev uden en adresse.
Fejl opstår hvis EAN-nummeret, er registreret i kataloget, men ikke i SMP’en. Det gør, at Iteras modtager en 404-fejl ved forsøg på at sende fakturaen til dette EAN-nummer. Det kan ikke lade sig gøre at levere til det, fordi der ikke er information om, hvilken server vi skal kontakte. Derfor er kundens EAN-leverandør nødt til at sørge for, at de bliver registreret korrekt i SMP’en, da der er en registreringsfejl i deres ende.
Sendes der automatisk kreditnotaer via Peppol?
Ja, det er muligt at sende kreditnotaer via Peppol. Man kan også slå den automatiske afsendelse fra og i stedet sende kreditnotaen manuelt, hvis kunden beder om det. Hvorvidt kreditnotaer skal sendes automatisk, indstilles i integrationen.
Sendes der rykkere via Peppol?
Peppol understøtter ikke rykkere, og derfor vil Iteras sende en rykker/påmindelse om en ubetalt faktura på anden vis. Som regel vil dette ske via e-mail eller et papirsindbetalingskort, afhængigt af hvilke oplysninger der er gemt på kunden, og hvilke andre faktureringsmetoder der er tilgængelige.