ITERAS opkræver alle abonnenter fuldautomatisk. Automatikken kan dog fraviges på alle niveauer, hvis det måtte ønskes.
Opkrævning består af fremsendelse af en faktura til abonnenten. Hvis der er indgået en betalingsaftale med abonnenten, kan opkrævningen tillige bestå af en automatisk opkrævning af det fakturerede beløb.
Fakturerings- og opkrævningsmåder
Email-faktura: Fakturaen sendes som e-mail. Der er vedhæftet pdf-kopi af fakturaen, til kunder der har brug for at printe fakturaen eller afløfte den i et automatisk system. På fakturaen findes link til de betalingsmuligheder, som udgiveren tilbyder. E-mail er den mest almindelige faktureringsmåde, hvis ikke der er indgået en betalingsaftale med abonnenten. Hvis der er indgået en betalingsaftale, vil der afhængig af konfiguration tillige blive fremsendt en e-mailfaktura som kvittering før, samtidig med eller efter opkrævningen.
Papirfaktura (sendt separat): Printes og sendes fuldautomatisk af Pingen eller Betalingsservice (DK) ud fra filer der automatisk uploades fra Iteras en gang i døgnet. Papirfaktura benyttes typisk hvis en abonnent ikke har en e-mailadresse registreret, f.eks. hvis abonnenter er importeret til Iteras fra et ældre system. Iteras kan da falde tilbage på papir-fakturering, hvor systemet ellers ikke ville have anden mulighed end at sætte faktureringen på manuel, dvs. gøre det til udgiverens ansvar at få leveret fakturaen. Derfor anbefales det at have en papir-fakturering som fallback-metode, hvilket kræver en aftale med Pingen eller Mastercard Payment Services (Betalingsservice).
Printselv papirfaktura til levering med magasin/andet produkt (DK/NO): En traditionel faktureringsmåde, hvor udgiver selv eller – snarere – udgivers samarbejdspartnere (trykkeri/pakkeri/distributør) printer fakturaen ud fra fil med fakturerings-, adresserings- og indbetalingskortsoplysninger (DK/NO), som trækkes i Iteras. Fakturaen bruges da typisk som adressebærer i et folieret magasin. Metoden kan godt kombineres med betalingsaftaler, idet abonnenter som opkræves automatisk da blot vil få en nul-faktura som adressebærer (benytter man denne metode til adressering skal alle magasiner jo have et adressebærer-ark ilagt).
Elektronisk faktura til netbank (DK): Leveres via BS til abonnentens netbank. I princippet smart, men i praksis fungerer det ikke særlig godt, da bankerne ikke altid er lige gode til at fortælle Nets når en abonnent skifter bank. Og så havner indbetalingskortet i abonnentens gamle bank, hvor abonnenten ikke opdager det.
Automatisk træk via Betalingsservice (DK): Hvis abonnenten er tilmeldt Betalingsservice, trækkes beløbet uden at abonnenten skal godkende det. Trækket adviseres da på BS-opkrævningsoversigten. Der fremsendes ikke særskilt e-mailfaktura.
Peppol (EAN – tidl. NemHandel) (DK): Hvis et EAN-nummer er indtastet, leveres fakturaen via Peppol-systemet, som Iteras integrerer med. Betalingsaftaler ignoreres, men der medsendes indbetalingskortlinjer, da Peppol-systemet ikke har betalingsadviseringsfunktion, så betalingen adviseres via PBS. Der fremsendes ikke særskilt e-mailfaktura.
Automatisk kortbetaling (f.eks. Dankort, VISA, MasterCard, m.fl.): Opkrævning sker automatisk over den indgåede betalingsaftale. Faktura kan fremsendes som kvittering, enten i fb.m. trækket eller et antal dage før, afhængig af opsætning. Bemærk, at kortbetaling kræver indløsningsaftale. Iteras’ kortbetaling og andre betalingsmetoder kører via ePay (som vi anbefaler pga. mulighed for automatisk opdatering af udløbne kort), Quickpay eller Adyen (som har mange betalingsmuligheder til hele verden, og som primært er relevant for lidt større virksomheder). Se her hvilke betalingsmetoder vi understøtter via hhv. ePay, Quickpay og Adyen.
Vipps MobilePay: Opkrævningen sker automatisk via Vipps MobilePay. Det kan på de løbende betalinger (pga. Vipps MobilePays regler) tidligst ske to dage efter man anmoder om betalingen, men Iteras vil forsøge at ramme fakturaens forfaldsdato. Ved oprettelse af aftalen trækker vi pengene for det abonnement der bestilles med det samme i fb.m. oprettelsen af aftalen. Faktura kan fremsendes som kvittering via e-mail.
Apple Pay: Opkrævning sker automatisk via Apple Pay. Der ligger en almindelig kortbetaling inde bag Apple Pay, og derfor fungerer det på samme måde. Faktura kan fremsendes som kvittering via e-mail.
Hvordan vælges faktureringsmetode?
Abonnenten vælger ved tilmelding i tilmeldingsformularen blandt de fakturerings- og betalingsmåder, som udgiveren tilbyder. Indgåes der en betalingsaftale bliver dette den benyttede opkrævningsmåde fremadrettet, og der skal da ikke vælges faktureringsmetode.
Hvis ikke abonnenten tilmeldes via en tilmeldingsformular, men ved en eller anden form for import, kan opkrævningsmåden enten angives i importen (ved kortbetaling skal kortbetalingsaftaler tilknyttes efter importen), eller der faldes tilbage på den af udgiveren valgte foretrukne opkrævningsmåde – typisk e-mail.
Bemærk, at det er abonnementet og ikke abonnenten der har faktureringsmåden tilknyttet – en abonnent med to abonnementer kan således godt blive faktureret på to forskellige måder.
Foretages der ikke er valg, falder systemet tilbage på E-mail som faktureringsmåde, men det er også muligt at vælge Manuelt, papirfakturaer (via Pingen eller PBS (DK)) eller printselv-fakturaer. Det foregår under forretningsenhedens forretningspolitik (Konto > Forretningsenhed > Forretningspolitik, og mulighederne vil fremgå afhængig af opsætning af integrationerne.
Uanset hvilken foretrukken faktureringsmåde der vælges, kan en anden faktureringsmåde vælges på det enkelte abonnement når abonnenten oprettes manuelt, eller i fb.m. dataimport.
Hvornår faktureres abonnenten?
Da faktureringen sker fuldautomatisk uden at udgiver skal foretage sig noget, er det Iteras som beregner hvornår fakturaen eller rykkeren skal afsendes.
Udgangspunktet er naturligvis udløbet af en abonnementsperiode. I opsætningen styres, om fakturaen skal sendes et antal dage før udløb af en periode, ved periodens start, eller på andre tidspunkter. Særlige indstillinger kan foretages for nytilmeldte abonnenter.
Udløbet af et abonnement defineres forskelligt afhængig af, om abonnementet baserer sig på tid eller antal leveringer. På tidsbaserede kampagner sker udløbet når sidste dag på kampagnen er gået. Ved abonnementer baseret på antal leveringer udløber abonnementet når sidste levering trækkes – dvs. når antallet af af leveringer til gode går fra 1 til 0.
På udløbsdatoen eksekveres videreførelsesinstruksen på kampagnen. Den kan enten være, at abonnementet stoppes, men fakturering sker selvfølgelig kun i det tilfælde at den videreføres til en ny periode, hvad enten det er samme kampagne som den netop udløbne, eller en anden. Så i udgangspunktet vil fornyelsesfakturaer blive sendt ved kørslen af sidste nummer i en periode, når der tælles numre (hvilket typisk vil være 10-15 dage før sidste nummer modtages af abonnenten), og på udløbsdagen på tidsbaserede abonnementer.
Disse grundprincipper kan modereres på følgende måder:
Hvis der faktureres over Betalingsservice, vil man oftest ønske, at videreførelsen af kampagnen sker senest d. 18. i måneden, idet dette man så kan nå at få de automatiske Betalingsservice-opkrævninger med, som vi indsender ca. 6 bankdage inden slutning af måneden. Derfor vil man på nummer-baserede kampagner ofte sætte sin tildeling til at ske senest d. 18., hvis den alligevel ligger omkring de dage (hvilket den ofte gør, da mange magasiner udkommer omkring d. 1., og kørslerne sker som regel 10-15 dage før). Det er f.eks. dumt at have kørsel d. 20., hvis man fakturerer over BS. Og på tidsbaserede kampagner vil man af samme årsag sætte videreførsel af kampagnen til at ske fx 15 dage før. Bemærk, at der er i december er tidligere frist pga. juleferien – det varierer lidt fra år til år. Bemærk også, at BS-opkrævningerne ignorerer en evt. forsinkelse af opkrævningen, idet der er en “naturlig” forsinkelse i forløbet. Disse sendes altså ved videreførsel, så de kan nå at komme med d. 19. En sidste bemærkning: Videreførelse af kampagnen er ikke lig med start af næste kampagne, idet en kampagne godt kan være videreført for at kunne faktureres via BS, men stadig afvente sin startdato. I så fald vil den tidligere kampagne fortsat være aktiv. Begge vil ses under abonnenten.
Det er muligt at forsinke faktureringen af både første periode og efterfølgende perioder. Forsinkelse af faktureringen på nummerbaserede kampagner medfører, at faktureringen/opkrævningen sker på udgivelsesdagen i stedet for kørselsdagen. Og på tidsbaserede betyder forsinkelsen tilsvarende, at der faktureres på periodens startdato og ikke på en evt. tidligere videreførelsesdato. For nystartede abonnenter har valget betydning for, om der opkræves ved tilmelding eller ved start af abonnementet – det har selvfølgelig kun betydning, hvis starten sker senere end tilmeldingen. Det kan f.eks. ske pga. synkronisering, som er næste punkt.
Det er muligt at synkronisere opkrævningerne, så alle abonnenter opkræves i starten af hvert år, kvartal eller måned. I så fald skal man tage stilling til hvad der skal ske med første mellemperiode, når en abonnent tilmelder sig på andre tidspunkter: Skal start udskydes til næste opkrævningstidspunkt, eller skal der ske en forholdsmæssig opkrævning af perioden frem til starttidspunktet. Bemærk, at man også kan videreføre synkroniserede kampagner før tid m.hb.p. BS-opkrævning (som beskrevet under pkt. 1), idet BS-opkrævninger i så fald også her ignorerer en evt. forsinkelse af opkrævningen til d. 1., og i stedet udsendes på videreførelsestidspunktet.
Betalingsservice (DK) kan i øvrigt være op til syv dage om at levere FI-indbetalingskort fra vi afsender den. Denne forsinkelse tager Iteras ikke højde for.
Læs om kørsler i Iteras her. Kørslerne styrer, hvornår på dagen den faktiske afsendelse sker.
En sidste bemærkning omkring faktureringstidspunkt er, at det som regel er smart at genfakturere abonnenter i god tid før starten af den nye periode, da de så kan nå at sige op inden de får tilsendt blade, som de måske ikke ønsker at betale for. Det sparer potentielt både udgiver og abonnent for ærgrelser.